tăng hiệu quả công tác quản lý và thu hồi công nợ.
• Lý do đưa ra giải pháp:
Mặc dù công tác bán hàng của công ty đạt hiệu quả cao, doanh thu tăng qua các năm tuy nhiên lượng tiền thực tế mà công ty thu về có xu hướng giảm do nợ chưa thu hồi được từ khách hàng tăng. Trong tình hình kinh tế khó khăn, bán hàng trả chậm là điều khó tránh khỏi. Với chính sách thanh toán linh hoạt, công ty đã làm hài lòng và kích cầu người tiêu dùng tuy nhiên tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán trả chậm tăng đáng kể từ năm 2013 so với năm 2012. Nợ phải thu khó đòi làm tồn đọng vốn, doanh nghiệp không có tiền mặt để quay vòng vốn, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, thiết lập một quy trình thu hồi công nợ và chính sách chi trả rõ ràng là một biện pháp rất cần thiết với tình hình doanh nghiệp hiện nay.
• Nội dung giải pháp:
- Công ty cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh. Chính sách nên ghi rõ các điều kiện được áp dụng khoản chiết khấu thanh toán nhằm kích thích khách hàng thanh toán sớm. Trong hợp đồng kinh doanh, yêu cầu
khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm. Trước khi ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh cần tìm hiểu thật kỹ lưỡng về khả năng thanh toán của khách hàng. Để đảm bảo tính minh bạch, các tài liệu liên quan đến giao dịch luôn được lưu trữ để thúc đẩy hoặc bắt buộc khách hàng thanh toán hoặc là bằng chứng cho những tranh chấp thương mại giữa công ty và khách hàng.
- Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty: Xác định rõ với từng hợp đồng kinh doanh, nhân viên nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
- Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản này bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng, công ty nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này hoặc thực hiện một số chính sách hỗ trợ họ để họ có thể trả nợ.
• Yêu cầu và điều kiện thực hiện:
- Ban Giám đốc cần làm việc với trưởng phòng Kinh doanh để điều chỉnh chính sách thanh toán cho hợp lý, một mặt điều chỉnh tăng các khoản chiết khấu thanh toán để tạo động lực thúc đẩy các khách hàng thanh toán sớm. Mặt khác, chính sách thanh toán quy định rõ ràng về mức phạt nếu trả chậm sau hạn trong hợp đồng.
- Kế toán công nợ cập nhật, tổng hợp và quản lý các khoản nợ phải thu một cách chặt chẽ và liên tục, kết hợp với kế toán thanh toán để cập nhật danh sách khách hàng nợ kịp thời. Đồng thời, các nhân viên thu hồi công nợ cần có thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng đối với khách hàng để tăng khả năng thu hồi công nợ, tránh đến mức tối thiểu các tranh chấp thương mại cho công ty.