I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY DU LỊCH VIỆT NAM HÀN ỘI 1 Hoàn cảnh ra đời, quá trình xây dựng và phát triển.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY LÃNH ĐẠO C ỦA CÔNG TY DU LỊCH VIỆ T NAM HÀ N Ộ
Hiện nay, tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty là 140 người (bao gồm cả biên chế chính thức, hợp đồng ngắn và dài hạn). Trong đó cán bộ công nhân viên có trình độđại học là 108 người (chiếm 77%). Điều này chứng tỏ trình độ phổ cập chung của toàn bộ cán bộ toàn Công ty khá đồng
đều và tương đối cao so với các đơn vị khác.
Công ty thực hện mô hình quản lý trực tuyến chức năng, Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là người lãnh đạo cao nhất và quản lý Công ty về mọi mặt, Giám đốc là người trực tiếp ra các quyết định và chịu trách nhiệm giao phó, đốc thúc các phòng ban chức năng thực hiện các quyết định đó. Đảm bảo thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch và trước pháp luật hiện hành của Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Các Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và được Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật Nhà nước về lĩnh vực mà Giám đốc đã uỷ nhiệm.
Giám đốc Phó Giám đốc Giám Phó đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính tổ chức Phòng Thị trường Quốc tế I Phòng Thị trường Quốc tế II Phòng Thị trường trong nước Tổ Thông tin quảng cáo Phòng Điều hành Phòng Hướn g dẫn Tổ xe Chi nhánh
Tổ chức bộ máy Công ty bao gồm:
Ban giám đốc gồm 03 người: 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc.
* Công ty có 9 phòng ban:
1. Phòng thị trường quốc tế 1.
Phòng có 11 người chuyên phụ trách khu vực các nước nói tiếng Pháp.
Đội ngũ nhân viên trong phòng đều có trình độ đại học (10 người), và hầu hết là tốt nghiệp đại học ngoại ngữ và một số người thuộc ngành nghề khác.
Phòng có chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng các chương trình du lịch, chào bán các chương trình du lịch với khách hàng. Nghiên cứu thị trường du lịch quốc tế, trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng trao đổi khách du lịch với các tổ chức, các Hãng du lịch quốc tế, theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký kết. Sau khi có các thông tin về nhu cầu mua tour du lịch của khách, phòng tiến hành lập và gửi thông báo khách đến phòng điều hành, phòng hướng dẫn và phòng tài chính - kế toán để cùng thực hiện chương trình.
2. Phòng thị trường quốc tế 2.
Phòng gồm 12 người, với 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 người làm dịch vụ thị thực xuất nhập cảnh cho khách, số nhân viên còn lại làm việc trực tiếp với các Hãng du lịch gửi khách quốc tế hoặc khách du lịch quốc tếđi lẻ. Toàn bộ số cán bộ trong phòng đều có trình độđại học, chủ yếu là đại học ngoại ngữ và một số chuyên ngành kinh tế khác.
Phòng có chức năng và nhiệm vụ như phòng thị trường quốc tế 1, nhưng khác là phòng trực tiếp liên hệ giao dịch ký kết Hợp đồng kinh doanh du lịch với các Hãng du lịch gửi khách và khách du lịch quốc tếđến từ các quốc gia nói tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Ý.., (trừ tiếng Pháp).
3. Phòng thị trường trong nước.
Từ năm 1993 đến 1995 Công ty có một phòng du lịch nội địa, từ
năm 1995 đến năm 2000 do tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều thay đổi nên phòng du lịch nội địa đã được sát nhập vào phòng thị
trường quốc tế 2. Sang đầu năm 2001, Công ty quyết định thành lập phòng thị trường du lịch trong nước như hiện nay để thúc đẩy việc kinh doanh và khai thác thị trường khách nội địa.
Phòng có 11 cán bộ công nhân viên được phân chia thành 4 nhóm công tác khác nhau:
- Nhóm 1: làm nhiệm vụ xây dựng và bán các chương trình đi du lịch nước ngoài cho khách du lịch là công dân Việt nam.
- Nhóm 2: làm nhiệm vụ bán các chương trình đi du lịch trong nước cho người nước ngoài.
- Nhóm 3: có nhiệm vụ tổ chức xây dựng các chương trình du lịch cho người trong nước (công dân Việt nam).
- Nhóm 4: Làm nhiệm vụ tổ chức hạch toán kinh tế, thống kê các mức thu, chi trước thuế trong một chương trình du lịch, sau đó tập hợp lại báo cáo cho phòng kế toán.
Chức năng của phòng này là tổ chức, xây dựng và bán các chương trình du lịch cho người Việt nam hoặc người nước ngoài đang sống và làm việc tại Việt nam đi du lịch ra nước ngoài và du lịch trong nước.
4. Phòng điều hành.
Phòng có 13 người, mỗi người đều được phân công một công việc cụ
thể theo từng mảng dịch vụ phục vụ khách hoặc theo các tuyến điểm du lịch chủ yếu.
Phòng có nhiệm vụ giải quyết mọi yêu cầu của khách du lịch ghi trong hợp đồng. Cụ thể là chương trình du lịch của khách đã mua và những yêu cầu khác phát sinh ngoài hợp đồng như: thay đổi chương trình, mua thêm dịch vụ, kéo dài tour, gia hạn visa...
Sau khi nhận được thông báo khách từ phòng thị trường, phòng điều hành thực hiện việc đặt chỗ tại các khách sạn, nhà hàng, mua vé máy bay, thuê xe ô tô để tổ chức cung cấp dịch vụ phục khách du lịch theo chương trình. Đồng thời nhanh chóng thông báo kết quả chuẩn bị cho chương trình, việc thu xếp các dịch vụ cho khách để phòng thị trường biết và có điều kiện thuận lợi trong việc giao dịch với các hãng gửi khách khi họ cần những thông tin hoặc yêu cầu cụ thể về một vấn đề gì đó trong chương trình thuộc tour du lịch của khách.
5. Phòng hướng dẫn.
- Nhóm 1: gồm 10 người chủ yếu là hướng dẫn các đoàn khách nói tiếng Pháp.
- Nhóm 2: gồm 5 người chuyên hướng dẫn các đoàn khách nói tiếng Anh, Italia, Tây Ban Nha..,(ngoại trừ tiếng pháp).
Ngoài ra còn có 01 người chuyên tiếng Đức và 03 cán bộ quản lý phòng cũng đều là hướng dẫn viên chính của Công ty. Tất cả số họđều tốt nghiệp đại học ngoại ngữ, am hiểu và thông thạo từ hai ngoại ngữ trở lên.
Chức năng chủ yếu của phòng là đưa đón và hướng dẫn khách du lịch đến Việt nam và đưa công dân Việt nam đi du lịch ra nước ngoài theo chương trình đã ký kết. Phòng có nhiệm vụ bố trí hướng dẫn viên đưa đón khách trong thời gian du lịch, giới thiệu các điểm tham quan phối hợp với các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch để tổ chức tốt việc phục vụ khách theo chương trình đã định.
6. Phòng tài chính - kế toán.
Phòng Tài chính - kế toán gồm 12 người, trong đó có 10 người có trình độđại học.
Phòng có chức năng: lập hoá đơn; thanh toán tất cả các dịch vụ phát sinh trong nước (thanh toán toàn bộ chi phí theo hoá đơn của nhà hàng, khách sạn, hướng dẫn...); theo dõi và thanh toán công nợ quốc tế, hạch toán doanh thu và kê khai nộp thuế cho Nhà nước.
7. Phòng hành chính - tổ chức.
Phòng hành chính tổ chức có 22 người, chịu trách nhiệm về nhân sự, chế độ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với các cán bộ nhân viên trong Công ty, theo dõi tình hình làm việc của các bộ phân, tạo điều kiện về cơ sở
vật chất kỹ thuật, văn phòng phẩm.., cho các phòng, ban trong Công ty thực hiện tốt công tác của mình.
Phòng hành chính tổ chức áp dụng chế độ tuyển dụng, đào tạo và thải loại nhân viên, tham mưu cho lãnh đạo điều động từ bộ phận này sang bộ phận khác cho phù hợp, đảm bảo cho bộ máy tổ chức của Công ty hoạt
động với hiệu quả cao nhất.
Tổ mới được thành lập tháng 5 năm 2000 gồm có 4 nhân viên, tất cả đều tốt nghiệp đại học, gồm 01 hoạ sĩ làm nhiệm vụ thiết kế mẫu thông tin quảng cáo cho Công ty, 01 kỹ sư, 01 cử nhân kinh tế du lịch và 01 thiết kế viên. Tổ có chức năng và nhiệm vụ là xây dựng các cơ sở dữ liệu, quản lý mạng máy tính trong Công ty, tổ chức và thu thập thông tin cả trong và ngoài nước về 3 mảng: thị trường, thông tin và quảng cáo.
9. Tổ xe.
Tổ gồm có 13 người, với chức năng làm công tác vận chuyển, khách theo chương trình đã định. Tổ xe có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh và phục vụ khách trong lĩnh vực vận chuyển. Quản lý và sử dụng các đầu xe đảm bảo đạt kết quả và an toàn.
Do nhu cầu vận chuyển khách và tạo thế chủ động trong việc đưa
đón khách du lịch, Công ty đã thành lập tổ xe riêng gồm 13 chiếc các loại từ 4, 25 đến 30 chỗ ngồi. Tổ xe có các loại xe mới với năng suất vận chuyển cao. Bình quân mỗi xe chạy 3000 Km mỗi tháng (thời điểm mùa vụ
du lịch) và 2000Km mỗi tháng (ngoài vụ du lịch).
10. Các bộ phận khác.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phục vụ khách du lịch, từ
tháng 9 năm 1993, Công ty đã thành lập hai chi nhánh:
- Chi nhánh Công ty du lịch Việt nam - Hà nội tại thành phố Hồ Chí Minh, gồm 10 người và một giám đốc chi nhánh.
- Chi nhánh Công ty du lịch Việt nam - Hà nội tại thành phố Huế, gồm 8 người và một giám đốc chi nhánh.
Các chi nhánh của Công ty có chức năng như phòng điều hành với nhiệm vụ lo toàn bộ các dịch vụ cho khách, như: đặt phòng, vận chuyển, giao dịch với các cơ sở du lịch tại khu vực miền Trung và miền Nam.
Để chủ động phục vụ khách về điều kiện vận chuyển hàng không, Công ty đã mở đại lý vé máy bay, và hoạt động này đã đạt hiệu quả tốt trong những năm vừa qua.
Việc tổ chức đón khách rất quan trọng, trong điều kiện sân bay của ta có nhiều khó khăn, tình hình trật tự còn lộn xộn, để tạo điều kiện cũng như
Công ty du lịch Việt nam - Hà nội đã mở văn phòng đại diện tại sân bay Nội Bài, bởi đa số khách du lịch vào Việt nam đều qua cửa khẩu Nội Bài (phía Bắc) và Tân Sơn Nhất (phía Nam). Văn phòng này được giao cho phòng hướng dẫn trực tiếp thay mặt Công ty đảm nhiệm.