Sau khi HĐBH được kí kết DNBH phải tổ chức quản lý hợp đồng, thei dõi toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng của cả hai bên. HĐBH NT rất đa dạng và phức tạp, thời gian thường kéo dài, trong quá trình thực hiện lại có nhiều tình huống phát sinh phải sửa đổi , hủy bỏ, đình chỉ. Treo hợp đồng…Trong các doanh nghiệp BHNT thường tổ chức riêng một phòng quản lý hợp đồng hay phòng quản lý khách hàng để đảm nhận công việc này. Quản lý Hợp đồng được thực hiện theo những nội dung sau:
a. Quản lý số lượng HĐBH.
Số lượng HĐBH không ngừng tăng lên là một dấu hiệu tốt của DNBH. Điều đó đã chứng tỏ sản phẩm của DNBH đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và mọi công việc đang được phát triển tốt đẹp. Để quản lý và theo dõi tổng số hợp đồng, bộ phận quản lý phải đánh số hợp đồng theo trình tự thời gian , theo loại hình bảo hiểm, SPBH, theo loại khách hàng(cá nhân hay tổ chức). Tất cả phải được ghi đầy đủ vào một quyển sổ cái chính thức để tiện kiểm tra và theo dõi. Sau đó, số HĐBH đã kí kết phải được tổ chức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ sung. Công nghệ tin học sẽ giúp con người làm tốt việc này song do HĐBH được soạn thảo trên giấy dưới dạng văn bản, nên phải lưu trữ chúng với các loại giấy tờ khác có liên quan. Trong thời gian hợp đồng có
hiệu lực, những loại giấy tờ này phải được cập nhật bổ sung dưới dạng văn bản như: Văn bản sửa đổi hợp đồng, biên bản xác định thiệt hại, biên lai nhận tiền…
Như vậy, thực chất bộ phận quản lý HĐBHNT phải lập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ khách hàng bảo hiểm, những công việc này đòi hỏi phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận. Về nguyên tắc , hồ sơ khách hàng được bảo quản càng lâu càng tốt, vì ngoài các vấn đề pháp lý, chúng còn rất cần thiết để tính toán phát hiện và điều chỉnh rủi ro đồng thời để tính phí bảo hiểm.
DNBHNT còn lưu trữ và phân loại tỉ mỉ để lập bảng tử vong nhằm chủ động trong công tác tính phí bảo hiểm. Cùng với thời gian, số lượng HĐBHNT luôn biến động nên cần phải theo dõi và thống kê được các chỉ tiêu.
- Số HĐ mới được kí kết trong kỳ. - Số HĐ bị hủy bỏ trong kỳ.
- Số HĐ đáo hạn trong kỳ.
- Số HĐ bị đình chỉ hoặc bị treo trong kỳ. - Số HĐ được tái tục trong kì.
b. Quản lý chất lượng thực hiện HĐ.
Việc thực hiện HĐBH là nghĩa vụ và trách nhiệm của DNBH đối với khách hàng của mình. Chất lượng thực hiên HĐ tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. Quản lý chất lượng thực hiện HĐBHNT bao gồm cả việc phòng và hạn chế tổn thất , giám định và bồi thường bảo hiểm để giải quyết các khiếu nại của khách hàng … Tuy nhiên bộ phận quản lý HĐ trong các DNBHNT thường chỉ theo dõi thực hiện HĐBH đối với khách hàng và phối hợp với các bộ phận có liên quan để hoàn tất hồ sơ khách hàng khi cần thiết.
Khi theo dõi thực hiện HĐBHNT cần những giấy tờ sau:
- Bảng kê phí bảo hiểm đã nộp bao gồm: thời gian nộp phí, số phí phải nộp, số phí thực nộp, chữ kí của người nhận và người nộp phí…
- Giấy chứng nhận tình trạng thương tật, bệnh tật của giám định y khoa… - Bảng thanh toán viện phí, mai táng trong trường hợp tử vong
- Bảng quyết toán thực hiện HĐBH với khách hàng..
Tất cả những giấy tờ trên cần phải in ấn theo những mẫu thống nhất cho mỗi SPBH để tiện lợi cho việc theo dõi và kiểm tra, tra cứu và bảo quản.
III. Kết luận.
Toàn bộ bài viết đã phản ánh nên nội dung của đề tài “Tìm hiểu về Hợp
đồng bảo hiểm nhân thọ”. Trong đó có đề cập đến các nội dung cơ bản và thiết
thực nhất cho mỗi chúng ta khi tìm hiểu và đang học tập về chuyên ngành kinh tế bảo hiểm.
Do kiến thức lý luận và thực tiễn còn hạn chế. Hơn nữa vẫn còn là một sinh viên đang học tập trên giảng đường chưa được tiếp xúc với thực tế nhiều nên bài viết chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tôi luôn luôn mong được sự giúp đỡ và hướng dẫn của các thầy cô để từ đó sẽ hoàn thiện bài viết và nâng cao được kiến thức của mình hơn.