Thư được gửi trong hệ thống hMailServer sẽ được lưu tại hòm thư của người nhận bên trong thư mục cài đặt hMailServer trên máy chủ.
Ví dụ: với các thông tin cài đặt hMailServer như ở phần trước thì email gửi đến cho user1 sẽ được lưu tại: C:\Program Files\hMailServer\Data\k21vnu.com\user1 (trong đó k21vnu.com là tên Domain)
Ngoài ra, các thông tin khác liên quan đến mỗi email giao dịch trong hMailServer sẽ được lưu trữ chi tiết trong cơ sở dữ liệu. Như trường hợp trên, mỗi email lưu trong hòm thư của user1 sẽ có các thông tin chi tiết kèm theo như: người gửi, ngày gửi, kích thước,… được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Chúng ta có thể thực hiện các truy vấn (query) để xem danh sách các email được lưu trong hòm thư của người dùng:
Hình 3.28. Sử dụng truy vấn SQL để xem danh sách các email của người dùng Chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra hoạt động gửi / nhận email trong hMailServer bằng việc thực hiện quá trình gửi / nhận như sau:
o Email gửi đi được lưu trong hòm thư User1
Hình 3.29. Email gửi đi được lưu trong hòm thư của User1 o Email gửi đi được lưu trong hòm thư của User2
Hình 3.30. Email gửi đi được lưu trong hòm thư của User2
- Trường hợp 2: Người quản trị Admin sẽ gửi email cho Nhóm người dùng
Group1 (trong hMailServer nhóm được gọi là distributions list – danh sách phân phối), Group1 gồm hai người dùng là User1 và User2. Email gửi đi sẽ được phân phát vào hòm thư của User1 và User2 với nội dung giống nhau:
Hình 3.31. Cùng một email gửi đi được lưu trong hòm thư của User1 và User2