Qua tìm hiểu thực tế công việc quản lý gia phả tại một số dòng họ thì thấy rằng: tất cả các dòng họ đều quản lý gia phả trên giấy. Việc quản lý đó thực hiện nhƣ sau:
- Trƣởng họ của các dòng họ thƣờng vẽ gia phả của dòng họ mình trên khổ giấy to: mỗi thành viên trong dòng họ đƣợc biểu diễn bằng một ô vuông ghi tên của ngƣời đó. Đời cha mẹ đƣợc vẽ ở trên, đời con cái vẽ ở dƣới và ô vuông biểu thị đời con đƣợc nối với ô vuông biểu thị đời cha bằng một đƣờng thẳng. Trên gia phả đó không thể biểu thị đƣợc giới tính của một ngƣời, không cho biết đƣợc ai là con dâu của dòng họ đó…
- Thông tin của các thành viên trong dòng họ (tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, năm mất, quê quán…) đƣợc lƣu trữ trong một quyển sổ (gọi là quyển phả ký). Quyển sổ này đƣợc trƣởng họ giữ và đƣợc truyền từ đời này sang đời khác. Khi có sai sót thì phải sửa lại thông tin đó rất khó khăn (gạch, xóa để sửa thông tin, hoặc chép ra quyển mới).
- Vì một lí do nào đó mà một thành viên trong dòng họ bị đuổi ra khỏi dòng họ. Thì gia phả sẽ đƣợc vẽ lại hoàn toàn (trƣờng hợp chỉ ít xảy ra). Điều này rất mất thời gian.
- Khi muốn thống kê tuổi trong dòng họ (dòng họ có bao nhiêu ngƣời thọ hơn 40 tuổi, dòng họ có bao nhiêu ngƣời thọ hơn 50 tuổi, ai là ngƣời có tuổi nhiều nhất trong dòng họ, ai là ngƣời có tuổi ít nhất trong dòng họ…) thì trƣởng họ phải tính tuổi của từng ngƣời sau đó mới thống kê và phân loại.
- Khi muốn tìm một ai đó trong dòng họ, thì phải giở gia phả và tìm lần lƣợt trong gia phả. Khi đã tìm thấy tên của ngƣời đó trên gia phả thì lại phải mở cuốn sổ ghi thông tin và tìm đến ngƣời đó để xem các thông tin tƣơng ứng. Điều này khó khi gia phả có nhiều ngƣời (dòng họ đó có từ 6 đời trở nên). - Thƣờng trong gia phả nhƣ vậy không có ảnh của thành viên trong dòng họ để lại, di huấn hay vật tích cũng rất khó lƣu trữ mà thƣờng là không lƣu trữ những cái đó.
Nhận xét: Việc quản lý gia phả hiện nay tại hầu hết tất cả các dòng họ đƣợc thực hiện một cách thủ công, dùng nhiều giấy tờ dẫn tới nhiều sai sót. Khó quản lý khi dòng họ có nhiều ngƣời (khổ giấy không đủ lớn để chứa nhiều ngƣời…), việc tìm kiếm mất nhiều thời gian, việc thống kê về tuổi tác (nhƣ trên) rất khó khăn, việc bảo quản gia phả khó khăn theo thời gian (giấy hỏng, mối, mọt, gia phả bị rách…).