Bộ phận kho Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận bán hàng Bộ phận giao hàng
3.1.2 Quyền và nghĩa vụ của công ty
3.1.2.1 Quyền của công ty
Tự chủ kinh doanh, chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh, chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và kí hợp đồng.
Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh.
Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh.
Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ, chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty.
Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quy định. Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Nghiên cứu phát triển kinh doanh theo nhu cầu thị trường và mở rộng thị trường, nâng cao chức năng phục vụ, xây dựng hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình để thực hiện tốt mục đích và nội dung hoạt động của công ty.
Tích lũy nguồn vốn, giữ vững tỷ lệ hiện có để phát triển sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả, giữ vững tỷ lệ bảo toàn và phát triển vốn.
3.1.2.2 Nghĩa vụ của công ty
Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
Công ty thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ tài chính với chính phủ Việt Nam và các quy định của pháp luật, có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước.
Bảo đảm quyền, lợi ích, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Bảo đảm và chịu trách nhiệm về hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn đã đăng ký hoặc công bố.
Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng an ninh, trật tự xã hội…
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Công ty được tổ chức theo hình thức đơn giản, phù hợp với quy mô và hình thức hoạt động. Các bộ phận được phân công công việc rõ ràng, hợp lý giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Cụ thể của sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
3.2.2.1 Giám đốc
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, tuyển dụng lao động.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
- Kiến nghị các phương án cơ cấu tổ chức công ty, các phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Chịu trách nhiệm pháp lý nhà nước trước mọi hành vi hoạt động của công ty.
- Trung thành với lợi ích của công ty. 3.2.2.2 Bộ phận kế toán
- Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê.
- Theo dõi, phân tích và phản ánh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định kinh doanh.
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán, Luật kế toán và điều lệ công ty.
- Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định của Nhà nước. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn.
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và điều lệ công ty.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ công ty.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công. 3.2.2.3 Bộ phận bán hàng
- Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu đã đề ra.
- Quản trị hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, lập sổ sách theo dõi lượng tồn hàng ngày.
- Lập kế hoạch cho chương trình quản cáo, khuyến mãi thúc đẩy việc bán hàng.
- Lập kế hoạch đặt hàng sản xuất. 3.2.2.4 Bộ phận kinh doanh
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng (giá cả, khuyến mãi, chiết khấu, …) cho bộ phận bán hàng.
- Xây dựng chính sách tiếp cận những khách hàng mới, tiềm năng của công ty.
- Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty.
- Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng thân thiết. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng, hồ sơ khách hàng.
- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về những sản phẩm mới được đưa ra thị trường.
- Tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng hàng hóa tốt, giá cả hợp lý. Đặt hàng với nhà cung cấp khi có yêu cầu.
3.2.2.5 Bộ phận kho
- Tổ chức theo dõi, tiếp nhận các loại mặt hàng đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa trong thời gian lưu kho.
- Theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Lập báo cáo hàng tồn kho, đề xuất những mặt hàng cần bổ sung cho bộ phận bán hàng.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng để sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị.
- Bảo quản và sử dụng có hiệu quả các phương tiện kỹ thuật, dụng cụ làm việc, các loại vật tư được trang bị.
3.2.2.6 Bộ phận giao hàng
- Kiểm tra hàng hóa nhận được từ kho và ký vào phiếu xuất hàng.
- Bảo quản, vận chuyển hàng hóa cẩn thận trong quá trình giao nhận tránh hư hỏng. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận đến khi gia trừ trường hợp đặc biệt.
- Giao hàng đúng địa điểm và người nhận theo hóa đơn, yêu cầu người nhận ký xác nhận đã nhận hàng.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
- Mua bán các loại inox ống, cuộn, tấm, láp…và phụ kiện inox các loại (van, dụng cụ trang trí cầu thang,…) dùng trong trang trí và công nghiệp, inox màu dùng cho ngành quảng cáo.
- Mua bán vật tư quảng cáo như: Tấm nhôm nhựa Alcorest, Alrado, Trieuchen; Kinh doanh mica SH, FS, Format, Keo Apollo, Xbond,..sản phẩm tấm trần nhôm.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Kế toán bán hàngKế toán công nợKế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô của công ty. Tất cả các công việc kế toán: phân loại chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ, lập báo cáo,… điều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được mô tả qua sơ đồ sau:
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
3.4.2.1 Kế toán trưởng
Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán.
Hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên phòng kế toán hạch toán theo đúng pháp luật kế toán hiện hành.
Thường xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh và theo dõi các số liệu tài chính để kịp thời phát hiện sai phạm và tham mưu cho giám đốc.
3.4.2.2 Kế toán tổng hợp
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. Tổng hợp, kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. Tập hợp doanh thu, phân bổ chi phí xác định kết quả kinh doanh.
3.4.2.3 Kế toán bán hàng
Lập hóa đơn bán hàng, cập nhật các hóa đơn bán hàng, bao gồm hóa đơn bán hàng hóa và hóa đơn bán dịch vụ. Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
Liên kết số liệu với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp.
Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
Thực hiện, chấp hành các báo cáo, công việc được phân công.
3.4.2.4 Kế toán công nợ
Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, tài sản cố định, công nợ, nghiệp vụ khác.
Kiểm tra chứng từ kế toán trước khi cập nhật thanh toán và ghi vào sổ sách.
Theo dõi, đối chiếu công nợ về các khoản phải thu, phải trả. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Thực hiện, chấp hành các báo cáo công việc kế toán trưởng phân công.
3.4.2.5 Kế toán vốn bằng tiền
Lập chứng từ thu – chi cho các khoản thanh toán của công ty và khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng. Theo dõi các khoản tạm ứng.
Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ.
Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá.
3.4.2.6 Thủ quỹ
Thực hiện thu, chi tiền mặt. Kiểm kê, quản lý tiền mặt hàng ngày.
Mở sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, cập nhật và báo cáo lượng tiền thu chi hàng ngày, hàng tháng.
Nhận và báo cáo công việc cấp phát tiền mặt và các loại giấy tờ có giá khác cho kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài Chính) và các quy định pháp lý có liên quan của các cơ quan nhà nước Việt Nam.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ áp dụng: Đồng Việt Nam.
3.4.3.2 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Acsoft được thiết kế theo hình thức nhật ký chung.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hình 3.3 Sơ đồ kế toán trên máy vi tính c. Biểu mẫu, sổ sách
Biểu mẫu sổ sách trong hình thức kế toán trên máy vi tính không nhất thiết phải giống nhau hoàn toàn như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu mẫu có thể không có các cột thông tin như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, có thể thêm các cột thông tin trung gian để nhằm thuận tiện cho việc lập công thức.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính khi phát sinh nghiệp vụ thì nhân viên kế toán thường sẽ nhập thông tin vào máy ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, do đó thông thường ngày ghi sổ và ngày trên chứng từ là cùng một ngày.
d. Đối chiếu số liệu
Trong hình thức ghi sổ kế toán bằng tay thì việc đối chiếu số liệu giữa các sổ sách là quan trọng vì số liệu có thể bị ghi sai thông tin vào sổ sách hoặc từ lúc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp. Việc đối chiếu giúp cho kế toán phát hiện lỗi sai và dùng phương pháp chỉnh sửa.
Tuy nhiên trong nhiều hình thức kế toán máy thì việc đối chiếu số liệu giữa các sổ sách không có nhiều ý nghĩa, vì do tất cả các sổ sách kế toán đều được truy xuất chung vào bộ số liệu nên việc lập các sổ sách gần như độc lập nhau.
3.4.4 Phương pháp kế toán
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo nguyên tắc phù hợp, khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí: theo nguyên tắc phù hợp, chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 3.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Inox Phát Thành giai đoạn 2012-2014 được thể hiện qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch 2013 với 2012 Giá trị 1.DT bán hàng, CCDV 28.855.860 33.412.321 38.270.085 4.556.461 2.Các khoản giảm trừ - - - 3.DT thuần về bán hàng và CCDV 28.855.860 33.412.321 38.270.085 4.556.461 4.Giá vốn hàng bán 26.605.790 30.583.768 35.259.714 3.977.978 5.Lợi nhuận gộp 2.250.070 2.828.552 3.010.371 6.DT hoạt động tài chính 2.787 2.554 1.798