Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán, đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức sổ này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao.
2.1. Hệ thống tài khoản:
Do đặc điểm quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm của công ty cho nên công ty áp dụng theo chế độ QĐ 1141 ban hành ngày 1 / 11 / 1995. Nhìn chung công ty đều áp dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Nhà nước ban hành, chỉ khác do loại hình sản xuất và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh có sự phân chia từ công ty đến các chi nhánh nên tài khoản sử dụng được chi tiết cho từng chi nhánh ( Mẫu số 02 kèm theo )
2.2. Hệ thống chứng từ:
Do Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc là một công ty có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra cũng khá phong phú, vì vậy các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại công ty rất đa dạng, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Các chứng từ được lập tại công ty theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho nhà quản lý.
2.3. Hệ thống sổ sách:
Công ty tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ, sổ cái theo mẫu quy định của chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ / CĐKT.
Kỳ hạch toán của công ty là theo từng quý, cuối quý phòng kế toán của công ty tiến hành tập hợp khoá sổ và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn công ty.
Nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
Mở số kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế.
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quá trình ghi chép.
Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập bảng biểu.
Dùng các mẫu số in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của các tài khoản và chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu trên báo biểu đã quy định.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần, không cần lập chứng từ ghi sổ.
Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.
Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Đối chiếu kiểm tra: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Công ty không làm kế toán bằng tay mà sử dụng kế toán máy với phần mềm kế toán FAST 2003, gồm các phân hệ:
Hệ thống, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành, kế toán TSCĐ.
Khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, Kế toán sẽ căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ để nhập số liệu vào các phân hệ tương ứng theo từng trường hợp cụ thể. Số liệu không chỉ được lưu trong phân hệ đó mà còn được tự động chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác có liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán sẽ được chuyển vào phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị của công ty ( nếu có ).
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng phân bổ
2.4. Hệ thống báo cáo tài chính:
Công tác lập báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được thực hiện theo quyết định số 167 / 2000 / QĐ - BTC ngày 25 /10/ 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc lập báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo cấp trên.
Các báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối mỗi quý. Bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này được gửi lên Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt rồi gửi lên Bộ để báo cáo. Các báo cáo tài chính năm được gửi lên Bộ và cơ quan thuế để quyết toán. Việc lập báo cáo tài chính này không những phục vụ cho hoạt động quản lý của Công ty, của Nhà nước mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng cần khác như các nhà đầu tư, ngân hàng, công nhân viên, khách hàng , nhà cung cấp ... có nhu cầu sử dụng.
Bảng cân đối kế toán: Được lập trên cơ sở số dư của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4. Sau khi thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, kế toán cộng sổ, tính số dư trên các tài khoản và đối chiếu số dư này với các bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái. Dựa trên bảng cân đối kế toán này, kế toán sẽ lập các tỷ suất tài chính để phân tích các cân đối trong tài sản và nguồn vốn, từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty.
Báo cáo kết quả kinh doanh: Được lập trên cơ sở tổng phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9, theo đúng quyết định 167/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Báo cáo này được sử dụng để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua tính và phân tích các tỷ suất về khả năng sinh lời.