Là phương tiện diễn tả các chức năng của hệ thống trong quan hệ trước sau của tiến trình xử lý và việc trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy đằng sau những gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ các chức năng và thông tin cần thiết cho quản lý.
Mức vật lý: Diễn tả hệ thống cả về mục đích và cách thức thực hiện của hệ thống, nghĩa là nó phải trả lời câu hỏi "Làm như thế nào?". Câu hỏi này thể hiện ở các khía cạnh "Làm gì", "Dùng phương pháp gì", "Sử dụng công cụ gì",...
Mức lôgic: Chỉ quan tâm đến câu hỏi: "Làm gì" mà không cần quan tâm tới câu hỏi "Làm như thế nào?".
Các thành phần của biểu đồ:
(1) Chức năng xử lý: Diễn đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin, nghĩa là nó phải làm thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung, tạo ra dữ liệu mới để đưa thông tin đầu ra.
Cách biểu diễn: Chức năng xử lý được diễn bằng hình tròn hoặc ô van, trong đó có ghi tên chức năng.
Tên chức năng là động từ kết hợp với bổ ngữ.
Hình 3.1.Chức năng xử lý
(2) Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra một chức năng xử lý. Vì vậy luồng dữ liệu được coi như là giao diện giữa các thành phần của biểu đồ.
Cách biểu diễn: Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, bên cạnh ghi tên của luồng dữ liệu. Chiều mũi tên chỉ hướng của luồng dữ liệu.
Tên luồng dữ liệu là một danh từ, kèm thêm tính từ nếu cần, phản ánh nội dung của dữ liệu được chuyển giao.
Ví dụ:
Hình 3.2. Luồng dữ liệu
(3) Kho dữ liệu: Một kho dữ liệu bao gồm các dữ liệu được lưu giữ lại trong một khoảng thời gian để các chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. Kho dữ liệu gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu được lưu trữ: Dưới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ trong văn phòng, hoặc các File lưu trữ trên đĩa của máy tính.
Cách biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song, giữa có ghi tên kho.
Tên kho là một danh từ kèm theo tính ngữ nếu cần, phản ánh nội dung dữ liệu lưu trữ.
Hình 3.3.Kho dữ liệu
Điểm thi Xử lý thi lại Danh sách thi lại
(4) Tác nhân ngoài: Diễn tả một người, một nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có sự trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài giúp chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài.
Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống. Chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống.
Cách biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật, trên đó có ghi tên của tác nhân ngoài.
Tên tác nhân ngoài là một danh từ. Ví dụ:
Hình 3.4.Tác nhân ngoài (5) Tác nhân trong:
Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ nhưng có trao đổi thông tin với các thành phần ở trang hiện tại. Biểu đồ luồng dữ liệu có thể gồm nhiều trang, thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu này.
Cách biểu diễn: Tác nhân trong được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía, trên có ghi tên của tác nhân trong
Ví dụ:
Hình 3.5. Tác nhân trong
Nhà cung cấp
3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
QL trường mầm non Cập nhập thông tin Cập nhật HS CB Cập nhật hồ sơ HS Cập nhật tiền HP Cập nhật lớp In ấn In DS cán bộ In DS HS theo lóp In DS HS theo độ tuổi In danh sách học sinh nợ học phí In DS học sinh đã nộp đủ HP Tìm kiếm, Thống kê
Tìm, sửa, xoá theo các TT của HS TK danh sách HS theo độ tuổi TK học sinh đã nộp hết học phí TK học sinh nợ học phí Thu học phí Thu hp theo tháng TK nộp HP theo tháng
3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu