3.1.1. Các dữ liệu đầu vào
Thông tin về vật tƣ, về nhóm vật tƣ, số lƣợng, đơn giá và tình trạng của vật tƣ.
Thông tin về khách hàng, về nhà cung cấp cụ thể là tên, địa chỉ, đơn vị đại diện, mã số tài khoản, mã ngân hàng.
Thông tin về công nợ đầu vào, số lƣợng hàng tồn kho.
Thông tin về công ty, về nhân viên, về những ngƣời quản lý cũng nhƣ chức danh, nhiệm vụ và quyền truy cập hệ thống của họ.
3.1.2. Các dữ liệu đầu ra
Báo cáo chi tiết vật tƣ, số lƣợng tồn kho, đã nhập và xuất bao nhiêu, đồng thời báo cáo về doanh thu của vật tƣ.
Báo cáo chi tiết về khách hàng, danh sách các nhà phân phối, công nợ phải trả của khách hàng. Đối với nhà phân phối thì phải báo cáo chi tiết là đã nhập của họ những loại vật tƣ nào, số lƣợng, tổng chi, danh sách chi tiết các khách hàng đã mua vật tƣ của công ty, mua những loại vật tƣ nào, số lƣợng bao nhiêu, tổng tiền là bao nhiêu, công nợ phải trả của họ.
Thống kê, báo cáo lƣợng hàng tồn kho, công nợ phải trả, phải thu.
35
3.2. Xác định yêu cầu nghiệp vụ của công ty
3.2.1. Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tƣ
Nhân viên nhập vật tƣ yêu cầu hệ thống đƣợc xây dựng đáp ứng đƣợc việc nhập vật tƣ mới nhập về của công ty một cách nhanh chóng và thuận tiện, cho biết thông tin chi tiết của vật tƣ. Giao diện phải thân thiện, gần gũi dễ tiếp cận hệ thống, phải có hỗ trợ phím tắt để thao tác nhập dữ liệu đƣợc nhanh. Hệ thống phải đáp ứng đƣợc việc đƣa ra phiếu nhập vật tƣ và ghi chi tiết vật tƣ khi vật tƣ đƣợc đáp ứng yêu cầu nhập. Phải báo cáo đƣợc chi tiết các hóa đơn nhập vật tƣ của các nhà phân phối theo thời gian lựa chọn.
3.2.2. Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tƣ
Nhân viên xuất vật tƣ yêu cầu hệ thống cho biết thông tin chi tiết về vật tƣ, cho phép cập nhật vật tƣ xuất ra, đồng thời ghi phiếu xuất vật tƣ khi vật tƣ đƣợc xuất kho, báo cáo chi tiết các hóa đơn xuất vật tƣ của khách hàng.
3.2.3. Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho
Nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin về vật tƣ, thông tin xuất, nhập, thanh lý, thu hồi vật tƣ, cho biết đƣợc thông tin công nợ phải trả khách hàng (các nhà phân phối) và công nợ phải thu của khách hàng. Để từ đó tổng hợp về vật tƣ tồn kho, công nợ xuất ra báo cáo để báo cáo lên ban lãnh đạo.
3.2.4. Xác định yêu cầu của ngƣời quản trị
Ngƣời quản trị của hệ thống yêu cầu đƣợc xem tất cả các thông tin về nghiệp vụ của hệ thống. Ngƣời quản trị yêu cầu đƣợc đăng nhập hệ thống, quản lý thông tin ngƣời dùng, thêm ngƣời dùng mới, cấp quyền đăng nhập cho ngƣời dùng khi truy xuất hệ thống.
36
3.3. Sơ đồ dữ liệu
3.3.1. Sơ đồ ngữ cảnh
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ
QUẢN LÝ KHO LÃNH ĐẠO
NHÂN VIÊN NHẬP NHÂN VIÊN XUẤT
Yêu cầu thông tin vật tư Báo cáo Yê u cầ u bá o cá o Th ôn g tin n hậ p vậ t t ư Th ôn g tin x uấ t v ật tư Th ôn g tin v ề vậ t t ư Yê u cầ u nh ập v ật tư Yê u c ầu xu ất v ật t ư Hình 2 – Sơ đồ ngữ cảnh
Hệ thống Quản lý kho vật tƣ gồm có các tác nhân sau:
Lãnh đạo: đăng nhập hệ thống, đƣa ra yêu cầu báo cáo từ hệ thống, và hệ thống trả về báo cáo cho ban lãnh đạo.
Nhân viên quản lý kho: Đăng nhập hệ thống, đƣa ra yêu cầu thông tin về vật tƣ, gồm có thông tin chi tiết vật tƣ, thông tin nhập, xuất, thanh lý, thu hồi vật tƣ để từ đó tổng hợp vật tƣ tồn kho, cân đối giữa vật tƣ nhập, xuất và vật tƣ tồn kho. Hệ thống trả về các thông tin cho nhân viên quản lý kho yêu cầu.
Nhân viên nhập vật tƣ: Đăng nhập hệ thống, yêu cầu nhập vật tƣ mới về đến hệ thống, và hệ thống cung cấp thông tin nhập vật tƣ cho nhân viên để nhân viên cập nhật vật tƣ nhanh và hiệu quả.
Nhân viên xuất vật tƣ: Đăng nhập hệ thống, yêu cầu xuất vật tƣ có trong kho từ hệ thống, hệ thống cung cấp thông tin về vật tƣ xuất cho nhân viên.
37
3.3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD)
38
Chức năng quản lý ngƣời dùng
Ngƣời dùng muốn truy cập vào hệ thống Quản lý kho vật tư thì phải đƣợc cấp một tên truy cập, một mật khẩu, và quyền truy câp hệ thống. Tên truy cập, mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này đƣợc ngƣời quản trị cấp cho mỗi ngƣời dùng, ngƣời dùng sẽ dùng nó để truy cập hệ thống. Ngƣời quản trị là ngƣời có quyền cao nhất, quyền quản trị hệ thống, khi đăng nhập vào hệ thống, ngƣời quản trị có quyền thêm ngƣời dùng, thay đổi thông tin ngƣời dùng. Còn những ngƣời dùng khác tùy thuộc vào quyền đƣợc cấp để thao tác với hệ thống, những user này không đƣợc cập nhật ngƣời dùng, không đƣợc thay đổi thông tin ngƣời dùng.
Chức năng cập nhật danh mục hệ thống
Chức năng này cho phép ngƣời dùng cập nhật danh mục vật tƣ, danh mục loại vật tƣ, danh mục khách hàng, danh mục nhóm khách hàng và danh mục đơn vị tính…
Cập nhật danh mục vật tư cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với bảng cơ sở dữ liệu dm_vattu, thêm, sửa, xóa thông tin về vật tƣ.
Cập nhật danh mục loại vật tư cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với bảng phân
dm_nhomvt, cập nhật, thêm, sửa, xóa các nhóm vật tƣ.
Cập nhật danh mục khách hàng cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với bảng
dm_khachhang, cập nhật, thêm, sửa, xóa các khách hàng.
Cập nhật danh mục nhóm khách hàng cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với bảng dm_nhomkh, cập nhật, thêm, sửa, xóa các nhóm khách hàng.
Cập nhật danh mục đơn vị tính cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với bảng
39
Chức năng quản lý kho vật tƣ
Quản lý nhập vật tư: Nhân viên quản lý kho vật tƣ thƣờng xuyên thống kê lƣợng vật tƣ trong kho để cân đối lƣợng vật tƣ có trong kho để yêu cầu nhập vật tƣ. Nhân viên quản lý kho gửi yêu cầu xin nhập vật tƣ lên ban lãnh đạo, ban lãnh đạo ký phê duyệt và lập kế hoạch nhập vật tƣ về. Khi vật tƣ đƣợc nhập về và chuyển vào kho, thì nhân viên nhập tiến hành ghi các thông tin nhập vật tƣ vào hóa đơn nhập. Quá trình này gọi là cập nhật hóa đơn nhập.
Quản lý xuất vật tư: Khi các đơn vị, các cơ sở có yêu cầu về vật tƣ. Quản lý kho lên kế hoạch xuất vật tƣ, kiểm tra số lƣợng hàng có trong kho, chất lƣợng có đủ để đáp ứng yêu cầu của các đơn vị không. Quá trình xuất vật tƣ đƣợc diễn ra. Số vật tƣ xuất ra đƣợc cập nhật vào hệ thống, quá trình này gọi là cập nhật vật tƣ xuất.
Quản lý thu hồi vật tư: Quá trình này diễn ra khi nhân viên quản lý kho có yêu cầu thu hồi những vật tƣ đã đem ra sử dụng có thể do hỏng hóc hoặc do các đơn vị không sử dụng trong một thời gian quy định hoặc đã hết hạn sử dụng phải thu hồi. Vật tƣ đƣợc thu hồi về có thể tu sửa, bảo trì tái sử dụng hoặc cũng có thể thanh lý. Quá trình này đƣợc thực hiện qua các khâu nhƣ sau: nhân viên quản lý kho lập kế hoạch thu hồi, lập phiếu thu hồi vật tƣ. Sau khi thu hồi vật tƣ, thông tin vật tƣ thu hồi sẽ đƣợc cập nhật vào bảng chi tiết thu hồi và phiếu thu hồi.
Quản lý thanh lý vật tư: Vật tƣ cần thanh lý đƣợc quản lý kho lên kế hoạch trƣớc, vật tƣ thanh lý đƣợc cập nhật vào hóa đơn thanh lý và bảng chi tiết thanh lý. Căn cứ vào bảng thanh lý vật tƣ chúng ta có thể xác định đƣợc số vật tƣ đƣợc thanh lý.
Quản lý vật tư tồn kho: Căn cứ vào lƣợng hàng xuất, nhập, số hàng thanh lý mà ngƣời quản lý kho biết đƣợc lƣợng hàng tồn kho là bao nhiêu. Tất cả các dữ liệu cập nhật đƣợc lƣu vào bảng dữ liệu tƣơng ứng: bảng vật tƣ, bảng xuất vật tƣ, bảng nhập vật
40
tƣ, bảng thanh lý vật tƣ. Điều quan trọng của quản lý vật tƣ tồn kho là xác định số lƣợng vật tƣ tồn kho là bao nhiêu, lƣợng tồn kho cũ và lƣợng tồn kho mới.
Tìm kiếm vật tư: Thực hiện việc tìm kiếm vật tƣ theo yêu cầu của ngƣời dùng, xây dựng phần mềm tìm kiếm thông tin về vật tƣ phải linh hoạt, thuận tiện. Ngƣời dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về vật tƣ nhƣ: xuất, nhập, thu hồi, thanh lý…Chƣơng trình cho phép tìm kiếm vật tƣ theo: mã vật tƣ và tên vật tƣ.
Tìm kiếm khách hàng: Mỗi khi muốn tìm hiểu rõ thông tin khách hàng đang giao dịch, ngƣời dùng có thể tìm thông tin khách hàng đó theo tên, mã khách hàng.
Tìm kiếm nhà cung cấp: Mỗi khi muốn tìm hiểu rõ thông tin của nhà cung cấp đang giao dịch, ngƣời dùng có thể tìm thông tin của nhà cung cấp đó theo tên, mã khách hàng.
Tìm kiếm nhân viên: Ngƣời dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về nhân viên theo: mã nhân viên, tên nhân viên và theo ngày sinh.
Tìm kiếm phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu đặt, phiếu chi, phiếu thanh lý: Ngƣời dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về các phiếu nhập, xuất, thanh lý, phiếu đặt, phiếu chi theo: mã phiếu và theo ngày.
41
3.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Các tác nhân (Các Actor tác động vào hệ thống)
STT Tác nhân Diễn giải
1
Ngƣời quản trị
Ngƣời quản trị hệ thống có chức năng phân quyền, sao lƣu và phục hồi cơ sở dữ liệu, chịu trách nhiệm quản lý các thông số chung của hệ thống.
2
Ngƣời dùng
Ngƣời dùng hệ thống là nhân viên trong công ty.
3
Nhân viên bán hàng
Ngƣời trực tiếp giao dịch với khách hàng.
4
Kế toán
Là ngƣời lập các báo cáo cuối tháng, cuối năm, kiểm tra thông tin giấy tờ.
5
Giám đốc
42
Khái quát chức năng chính của hệ thống. Các chức năng này có tính tổng quá dễ dàng nhìn thấy đƣợc trên quan điểm của các tác nhân. Dựa vào yêu cầu của bài toán ta có use case tổng quát nhƣ sau:
Hình 4 – Biểu đồ Use case mức 0
- Mô tả Use case mức 0: Ở mức 0, Hệ thống có những chức năng nhƣ hình trên. Ngƣời quản trị và nhân viên có thể thực hiện đăng nhập vào hệ thống (trang quản trị) để quản lý thông tin cho hệ thống. Gồm có quản lý các thông tin và thực hiện chức năng thống kê, quản lý vật tƣ, cập nhật danh mục…Còn khách hàng thì có lien quan đến chức năng tra cứu tìm hàng và mua vật tƣ.
43
3.4.2. Biểu đồ Use case mức 1
Từ use case tổng quát chúng ta biểu diễn lại thành dạng phân cấp gọi là phân rã biểu đồ use case thành các use case con trong đó sử dụng quan hệ <<include>> để chỉ ra rằng một use case đƣợc sử dụng bởi một use case khác.
44
3.4.3. Phân rã use case đăng nhập
Tác nhân: Ngƣời dùng.
Mô tả: Ngƣời dùng thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống bằng Username và password riêng. Với mỗi tài khoản đăng nhập thì sẽ có những chức năng riêng.
Kịch bản use case Đăng nhập
Tên Usecase Đăng nhập
Tác nhân chính Ngƣời dùng
Mức 2
Ngƣời chịu trách nhiệm Ngƣời dùng
Tiền điều kiện Mỗi ngƣời dùng đƣợc cấp một password
và username riêng . Đảm bảo tối thiểu
Đảm bảo thành công Ngƣời dùng đăng nhập thành công
45 trong menu
Chuỗi sự kiện chính:
1. Ngƣời dùng chọn chức năng đăng nhập
2. Hệ thống hiển thị form đăng nhập và yêu cầu ngƣời dùng nhập username và password.
3. Ngƣời dùng nhập username và password sau đó nhấn nút “đăng nhập”.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin nhân viên vừa nhập và xác nhận thông tin hợp lệ.
5. Hệ thống thông báo đăng nhập thành công. 6. Ngƣời dùng thoát khỏi chức năng đăng nhập.
Ngoại lệ:
4.a. Hệ thống thông báo nhập sai username và password.
4.a.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời dùng nhập lại username và password.
4.a.2. Ngƣời dùng nhập lại username và password. 4.a.3. Hệ thống thông báo đăng nhập thành công.
4.b. Hệ thống thông báo chƣa nhập username hoặc password. 4.b.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời dùng nhập username và password. 4.b.2. Ngƣời dùng nhập username và password.
46
3.4.4. Phân rã Use case Cập nhật vật tƣ:
Hình 6 . Use case cập nhật vật tƣ
o Nhân viên thực hiện chức năng cập nhật vật tƣ trong trang quản trị. Bao gồm các chức năng: Thêm , xóa, sửa vật tư. Các thông tin của vật tƣ sẽ đƣợc hiển thị trên trang ngƣời dùng cho khách hàng xem. Trong quá trình cập nhật vật tƣ, chức năng Tìm kiếm vật tƣ đƣợc sử dụng trong quá trình thực hiện các chức năng trên.
47 Kịch bản Use case Thêm vật tƣ
Tên Usecase Thêm vật tƣ
Tác nhân chính Ngƣời quản trị
Mức 2
Ngƣời chịu trách nhiệm Nhân viên
Tiền điều kiện Ngƣời quản trị đã đăng nhập vào hệ thống Đảm bảo tối thiểu Hệ thống loại bỏ các thông tin đã thêm và quay
lui lại bƣớc trƣớc.
Đảm bảo thành công Thông tin về Vật tƣ mới đƣợc bổ xung vào CSDL
Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng “Thêm Vật tƣ”
Chuỗi sự kiện chính:
1. Hệ thống hiển thị Form thêm Vật tƣ và yêu cầu ngƣời quản trị đƣa vào thông tin Vật tƣ.
2. Ngƣời quản trị nhập thông tin về Vật tƣ mới và nhấn “Lƣu” 3. Hệ thống kiểm tra thông tin Vật tƣ và xác nhận thông tin hợp lệ. 4. Hệ thống nhập thông tin Vật tƣ mới vào CSDL.
5. Hệ thống thông báo đã nhập thành công.
6. Ngƣời quản trị thoát khỏi chức năng thêm Vật tƣ.
Ngoại lệ:
3.a. Hệ thống thông báo Vật tƣ đã có trong CSDL
3.a.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời quản trị nhập lại thông tin 3.a.2. Ngƣời quản trị nhập lại thông tin Vật tƣ
3.b. Hệ thống thông báo thông tin Vật tƣ không hợp lệ 3.b.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời quản trị nhập lại thông tin 3.b.2. Ngƣời quản trị nhập lại thông tin Vật tƣ
48 Kịch bản Use case sửa vật tƣ
Tên Usecase Sửa vật tƣ
Tác nhân chính Ngƣời quản trị
Mức 2
Ngƣời chịu trách nhiệm Nhân viên
Tiền điều kiện Ngƣời quản trị đã đăng nhập vào hệ thống Đảm bảo tối thiểu Hệ thống loại bỏ các thông tin đã thêm và
quay lui lại bƣớc trƣớc.
Đảm bảo thành công Thông tin về Vật tƣ mới đƣợc cập nhật vào CSDL
Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng “Sữa Vật tƣ”
Chuỗi sự kiện chính:
1. Hệ thống hiển thị Form sữa Vật tƣ và yêu cầu ngƣời quản trị đƣa vào thông tin Vật tƣ.
2. Ngƣời quản trị nhập thông tin về Vật tƣ cần thay đổi và nhấn “Lƣu” 3. Hệ thống kiểm tra thông tin Vật tƣ và xác nhận thông tin hợp lệ. 4. Hệ thống nhập thông tin Vật tƣ mới vào CSDL
5. Hệ thống thông báo đã cập nhật thành công 6. Ngƣời quản trị thoát khỏi chức năng sữa Vật tƣ.
Ngoại lệ:
3.a. Hệ thống thông báo Vật tƣ đã có trong CSDL
3.a.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời quản trị nhập lại thông tin 3.a.2. Ngƣời quản trị nhập lại thông tin Vật tƣ
3.b. Hệ thống thông báo thông tin Vật tƣ không hợp lệ 3.b.1. Hệ thống yêu cầu ngƣời quản trị nhập lại thông tin 3.b.2. Ngƣời quản trị nhập lại thông tin Vật tƣ
49 Kịch bản Use case Xóa Vật tƣ
Tên Usecase Xóa vật tƣ