Bước đầu làm quen với môi trường làm việc trong doanh nghiệp, tạo dựng mối quan hệ với các anh chị trong công ty.
Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty và đặc biệt là cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh- XNK nơi được phân công kiến tập.
Quan sát thái độ làm việc, cách thực hiện nội quy và cách giao tiếp của nhân viên trong phòng.
Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu thông qua các tài liệu của công ty và kinh nghiệm của các anh chị trong nghành.
Thu thập tài liệu và bằng khả năng quan sát, hiểu biết của mình để hoàn thành báo cáo kiến tập.
Thời gian Công việc
Buổi 1: Sáng thứ 2 ngày 02/07/2012
─ Mang giấy giới thiệu thực tập đến phòng hành chính- nhân sự và được sắp xếp kiến tập tại phòng kinh doanh- XNK của công ty.
─ Làm quen với các nhân viên trong công ty và văn phòng, đặc biêt là làm quen và nói chuyện với chị Thịnh( nhân viên khai báo hải quan) về thời gian và những việc có thể làm trong thời gian kiến tập.
─ Xếp lịch làm việc, những công việc dự kiến trong tuần và nhận một số tài liệu nghiên cứu tìm hiểu công việc của công ty.
─ Giúp mọi người trong văn phòng pha cà phê , gọt hoa quả mời các anh chị trong công ty nhằm tạo ấn tượng tốt cho buổi đầu tiên gặp mặt.
─ Buổi trưa, ở lại ăn cơm cùng các anh chị -trong phòng kinh doanh- XNK. Kết thúc buổi kiến tập đầu tiên :D
Buổi 2: Sáng thứ 3 ngày 03/07/2012
─ Lên công ty từ 8h30 sáng: quét dọn, pha cà phê mời các anh chị trong công ty và đi sang các phòng ban trong công ty để quan sát và tìm hiểu cơ cấu tổ chức, đội ngũ nhân viên trong các phòng.
─ Đọc các tài liệu về công ty như quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, phương hướng phát triển và mục tiêu trong những năm tới…
─ Giúp chị Dịu (kế toán trưởng) đóng dấu các hóa đơn bán hàng cho khách hàng lẻ và các doanh nghiệp đối tác.
─ Tìm hiểu về hoạt đông kế toán tại công ty (dù việc này không liên quan đến đề tài kiến tập đang thực hiện) và được xem qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2009, 2010 và một số chứng từ kế toán khác.
anh chị ra về vòa lúc 11h am. Kết thúc ngày kiến tập thứ 2 không mấy suôn sẻ nhưng mình đã làm quen với khá nhiều anh chị trong công ty. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc hỏi han và xin số liệu
Buổi 3: Thứ 5 ngày 05/07/2012
─ Đến công ty vào lúc 8h30 am và lại giúp anh chị trong văn phòng pha cà phê. Lần này tôi được giám đốc công ty là anh Tình hỏi về cảm nhận về các anh chị trong công ty và công việc ở đây như thế nào và quá trình học ở trường Đại học Ngoại Thương. Cuộc nói chuyện rất tốt đẹp và thật may mắn khi tôi được giám đốc chính thức gửi gắm cho chị Thịnh ở phòng kinh doanh- XNK . Một ngày làm việc với khởi đầu rất thuận lợi.
─ Quan sát các anh chị trong phòng kinh doanh- XNK làm việc và rút ra cơ cấu tổ chức của phòng ban đang kiến tập.
─ Đọc tài liệu về công ty và bắt đầu xác định đề tài kiến tập, viết outline và những công việc mình cần làm trong thời gian thực tập tới.
─ Tiếp tục được chị Dịu giao cho việc đóng dấu các hóa đơn bán hàng trong ngày
─ Buổi chiều, cùng anh Thiên (nhân viên kinh doanh) của công ty đi đến cửa hàng ở cơ sở Gia Lâm và quan sát các nhân viên ở đây bán hàng và tiến hành sắp xếp hàng hóa như thế nào . Hàng hóa được kiểm tra rất chặt chẽ và được nhân viên xếp vào kho theo mã hàng cụ thể. Khi nhận được đơn hàng hoặc lệnh giao cho khách trong nước, nhân viên bán hàng chỉ cần theo mã hàng để cung cấp hàng hóa. Công việc được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Mỗi nhân viên được chuyên môn hóa một việc nhất định và phải có kinh nghiệm trong việc kinh doanh các mặt hàng sắt thép, inox. Ngày hôm nay, tôi nhận thấy một điều: công việc kinh doanh trên
thực tế rất phức tạp, mỗi người cần được đào tạo, rút kinh nghiệm từ công việc hàng ngày… rồi kết hợp với kiến thức mình đã được học trong nhà trường mới có thể làm việc hiểu quả. Và là một sinh viên, tôi cần tìm cho mình nhiều cơ hội để học hỏi trong thực tế chứ không phải chỉ học trong sách vở là đủ. Tôi rời công ty vào lúc5h pm. Kết thúc 1 ngày kiến tập thú vị.
Buổi 4: Sáng thứ 2 ngày 09/07/2012
─ Như mọi ngày, tôi lên công ty vào lúc 8h30: quét dọn phòng ban nơi kiến tập, pha cà phê cho các anh các chị
─ Đọc tài liệu.
─ Vào lúc 10h tham gia buổi họp nhóm của bộ phận kinh doanh về chiến lược mở rộng đối tượng khách hàng cho công ty.Các anh chị chịu trách nhiệm về mảng marketing và bán hàng được phân công tìm kiếm khách hàng tiềm năng đồng thời tạo mối quan hệ tốt để giữ chân khách hàng cũ.
─ Tôi nhận việc tìm hiểu một số khách hàng cho các anh chị và sẵn sàng tham gia công việc khi cần nhân viên tạm thời.
─ Tiếp tục đọc tài liệu: tờ khai hải quan, một số thông tư, nghị định quy định về tờ khai hải quan và quy trình khai tờ khai hải quan. Buổi trưa, ở lại ăn cơm cùng các anh chị phong kinh doanh- XNK, kết thúc buổi kiến tập thứ 1 trong tuần 2! :D
Buổi 5: Chiều thứ 4 ngày11/07/2012
─ Lên công ty vào lúc 14h pm, chào các anh chị trong công ty và bắt đầu viết những trang đầu tiên của bài báo cáo ─ Đọc các tài liệu về một số hợp đồng nội của công ty và các
hợp đồng nhập khẩu với cá đối tác nước ngoài trogn thời gian gần đây
─ Tìm hiểu về TKHQ, lệnh giao hàng và manifest…
─ Tiếp tục đọc tài liệu và tôi rời công ty vào lúc 17h pm. Kết thúc 1 ngày kiến tập đầy cảm xúc!
quanh công ty xem hôm nay có gì mới lạ không hay có anh chị nhân viên nào rảnh rỗi để bắt chuyện không
─ Đọc tài liệu: TKHQ, hóa đơn bán hàng, hợp đồng và sách Giao nhận và vận tải trong ngoại thương…để bắt đầu viết bài báo cáo.
─ Hôm nay là ngày kiến tập buồn nhất vì chỉ lên và nhìn các anh chị làm rồi lại một mình cặm cụi viết báo cao. Tôi rời công ty vào lúc 17h15pm và kết thúc một buổi kiến tập không mấy thú vị.
Buổi 7: Thứ 3 ngày 17/07/2012
─ Đến công ty vào lúc 8h30 am: pha trà và nói chuyện với các anh chị trong phòng kinh doanh- XNK. Lại bắt đầu một ngày kiến tập như bao ngày khác :D
─ Được giao một số cong việc nhỏ như: photo tài liệu, đánh máy hợp đồng kinh doanh theo mẫu của công ty và giúp chị Dịu phòng kế toán đóng dấu hóa đơn.
─ Buổi chiều, Tôi đã được hướng dẫn đánh lệnh giao hàng D/O: có form sẵn của công ty, trong đó chú ý ghi đầy đủ số master bill, house bill, tên cảng đi, cảng đến , ngày tàu về, tên tàu, tên khách hàng…
─ Hỏi các anh chị về chú ý khi phát lệnh:
Yêu cầu khách hàng xuất trình Giấy báo hàng đến, CMND của nhân viên giao nhận, giấy giới thiệu của doanh nghiệp, B/L.
Yêu cầu nộp các loại phí đầy đủ: có thể nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản. Chú ý phải thu bill gốc trước khi phát D/O cho khách hàng.
─ Đọc tài liệu cần thiết và viết những trang tiếp theo cho báo cáo kiên tập của mình. Tôi rời công ty vào lúc 16h30 pm và kết thúc một ngày kiến tập khá là mệt nhưng thu được nhiều thành quả
ngày 19/07/2012
hoa, pha trà và nói chuyện với các anh chị trong văn phòng.
─ Được chị Hoa phòng hành chính giao nhiệm vụ đánh số và kí hiệu cho các bộ tài liệu được lưu bản cứng trong văn phòng.
─ Nhận việc tìm hiểu và ghi chép thông tin khách hàng tiềm năng cho cho các anh chị phòng ban đang kiến tập
─ Tiếp tục đọc tài liệu liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu như: quy trình nhập khẩu khi ra cảng, các chứng từ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa…
─ Trong giờ giải lao, Tôi tranh thủ hỏi các anh chị phòng kinh doanh- XNK chi tiết về các bước nhập khẩu hàng hóa và điểm khác biệt so với lý thuyết trong trường . Kết thúc một buổi kiến tập với rất nhiều thành quả và kiến thức có ích cho bào báo cáo của mình.
Buổi 9: Chiều thứ 3 ngày 24/07/2012
─ Đến công ty vào lúc 14hpm, chào các anh chị trong công ty và tiếp tục viết những trang tiếp theo cho báo cáo kiến tập. Việc đưa labtop lên công ty làm báo cáo có vẻ rất hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian chết trên công ty vừa thuận lợi vì mình có thể hỏi ý kiến các anh chị về những điểm đang thắc mắc .
─ Được phân công chịu trách nhiệm việc gmail cho các khách hàng tiềm năng thu thập từ trước
─ Xin anh Hòa (NV xuất nhập khẩu) danh sách các mặt hàng XNK chủ yếu của công ty.
─ Đã kiến tập ở công ty một thời gian nhưng hôm nay mình mới quan tâm 1 cách chi tiết từng mặt hàng của công ty . Đó là gồm loại inox gì, thép gỉ hay được tráng mạ…Kết thúc một buổi kiến tập đầu tiên của tuần 4.
26/07/2012
pha trà cho các anh chị trong phòng . Hôm nay tôi đến sớm để xin phép anh Thiên đi cùng sang cửa hàng ở Gia Lâm hoặc Từ Liêm để có cơ hội quan sát các mặt hàng trong kho và có thể tích lũy cho bản thân một số kiến thức về sắt thép…
─ Buổi chiều, Tôi được giao nhiệm vụ photo tài liệu và scan một số chứng từ cho phòng kế toán . Đây là lần đầu tiên tôi nhìn thấy cái máy scan nên thật sự rất bối rối, không biết làm thế nào. Rất may, Tôi được chị Thịnh chỉ cách làm và cứ thế thực hiện
─ Tiếp tục đọc tài liệu và viết báo cáo kiến tập. Kết thúc một ngày thực tập thú vị. Hôm nay, tôi học được cách dùng máy Scan các văn bản, chứng từ; được trực tiếp quan sát các mặt hàng của công ty và phần nào đó có chút hiểu biết về các mặt hàng này
Buổi 11: Sáng thứ 3 ngày 31/07/2012
─ Đến công ty vào lúc 10ham, chào các anh chị trong công ty và xin một số số liệu liên quan đến đề tài mình đang làm, xin ý kiến các anh chị về một số vấn đề trong bài.
─ Xin phòng kế toán bảng báo cáo kết quả kinh doanh 2009, 2010 và tìm hiểu phương thức thanh toán chủ yếu của công ty khi thực hiện đơn hàng nhập khẩu.
─ Xin chị Thịnh quy trình NK hàng hóa bằng L/C, các chứng từ của công ty như: hợp đồng mua bán, vận đơn đường biển và packing list…
─ Tôi rời công ty vào lúc 12ham và kết thúc buổi kiến tập rất nhanh chóng.
Buổi 12: Sáng thứ 6
ngày 03/08/2012 ─ Đến công ty vào lúc 8ham: quét dọn công ty, pha cà phê cho các anh chị trong công ty, gọt hoa quả…mời các anh chị
trong phòng ban thực tập…Nói chuyện với các anh chị và bày tỏ lòng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong thời gian kiến tập vừa qua.
─ Nhờ chị Thịnh xem qua bản báo cáo và cho ý kiến nhận xét để tôi có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất
─ Lên phòng giám đốc xin ý kiến nhận xét và đóng dấu xác nhận đã hoàn thành kì kiến tập. Kết thúc buổi kiến tập cuối cùng của tuần 5.