3.2.2.1.Menu File Hệ thống
Menu này thực hiện chức năng cập nhật hệ thống, nó đảm nhiệm cho tính bảo mật dữ liệu của hệ thống như là quản lý người sử dụng, thay đổi mật khẩu... mục đích của chương trình là tránh trường hợp các thông tin về người sử dụng bị đánh cắp, hoặc là tránh người không liên quan cập nhật vào chương trình, làm thay đổi kết cấu dữ liệu, các thông tin liên quan đến quá trình quản lý và làm mất thông tin về người quản lý.
Để đảm bảo được tính bảo mật của chương trình thì khi người quản lý muốn sử dụng chương trình của mình thì phải đăng nhập hệ thống, mỗi người sử dụng đều phải có mật khẩu riêng của mình (đăng nhập hệ thống), nếu như đăng nhập hệ thống bị sai, hệ thống sẽ từ chối không cho người quản lý vào chương trình và chương trình sẽ đưa ra một yêu cầu là người quản lý phải thao tác lại. Trong trường hợp người quản lý muốn thay đổi mật khẩu của mình thì trong phần menu này cũng cung cấp cho người quản lý thay đổi mật khẩu đó.
Menu này thực hiện các chức năng chính của chương trình như : cập nhật danh máy tính nhân viên, danh máy tính khách hàng, danh máy tính hàng hóa ... Mỗi khi có lượng hàng đến, người quản lý phải cập nhật cho mình lượng hàng là bao nhiêu, về số lượng, chất lượng hàng hóa thế nào... Cụ thể nó được thông quá các menu con như sau :
Menu Danh máy tính NCC : Menu này cũng thực hiện chức năng tìm kiếm thông tin. Trong menu này, các nhà cung cấp cũng cập nhật thông tin qua các thiết bị ngoài như là bàn phím, chuột vào các ô thông tin đã được chương trình định sẵn. Menu này cũng cung cấp cho người sử dụng những thông tin cần thiết về nhà cung cấp, như là mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại... từ đó đưa ra chiến lược đối với các nhà cung cấp này.
Trong menu này, người quản lý cũng có thể thay đổi các thông tin về nhà cung cấp như là việc nhà cung cấp thay đổi địa chỉ, số điện thoại, thay đổi mã nhà cung cấp... người quản lý có thể sửa trực tiếp trên các ô thông tin sau đố ghi những thông tin đó lại thông qua biểu tượng ghi nằm ở phần dước của bảng nhà cung cấp.
Menu danh máy tính khách hàng : menu này cũng thực hiện chức năng tìm kiếm thông tin, mà cụ thể ở đây là tìm kiếm thông tin về khách hàng. Nhìn vào bảng chương trình này cho ta thấy người sử dụng chỉ cần thực hiện thao tác tua chương trình là họ có thể biết đầy đủ các thông tin về khách hàng mà mình cần quan tâm hoặc là thực hiện qua biểu tượng tìm kiếm, khi đó hộp hội thoại sẽ hiện lên các yêu cầu buộc người sử dụng phải nhập các thông tin liên quan đến người cần tìm (như là mã khách hàng hoặc tên khách hàng...).
Menu này cũng cho chúng ta biết đầy đủ các thông tin về khách hàng như là tên khách hàng, địa chỉ ở đâu, điện thoại, fax như thế nào....
Menu danh máy tính loại hàng : Menu này cung cấp cho ta các thông tin về cac loại hàng có bán trong cửa hàng. Người quản lý chỉ cần đưa ra tên của loại hàng nào
đó, chương trình sẽ cung cấp cho ta các thông tin về loại hàng cần tìm với bao hàm tất cả các thông tin về nó.
Menu danh máy tính hàng hóa : menu này cho ta các thông tin về các loại mặt hàng bao gồm : các loại hàng, tên hàng, giá nhập , giá bán...
Menu danh máy tính nhân viên : Menu này cung cấp đầy đủ thông tin về tên năm sinh, số điện thoại , địa chỉ , thuộc nhóm nào..
Menu danh máy tính nhóm nhân viên : Menu này cho cung cấp thông tin đầy đủ về các nhóm nhân viên trong cửa hàng qua đó ta có thể phân quyền cho các nhân viên thuộc mỗi nhóm .
Menu danh máy tính kho : menu này cung cấp thông tin về tên các kho , địa chỉ . Qua đó ta có thể quản lý hàng hóa có trong kho
3.2.2.2. Menu file quản lý kho
Menu này thực hiện chức năng chính của chương trình , như là cập nhật lượng hàng xuất, nhập vào công ty trong quá trình kinh doanh, và đồng thời cũng thực hiện công việc xuất, nhập hàng hóa. Mỗi khi có một lượng hàng đến, người quản lý phải cập nhật cho mình lượng hàng là bao nhiêu, về số lượng, chất lượng hàng hóa như thế nào.... và quá trình xuất hàng hóa cũng được thực hiện tương tự như vậy. Cụ thể nó được thông qua các menu con như sau
+ Menu nhập hàng : Menu này thực hiện quá trình nhập hàng (từ kế toán đến các nhân viên quản lý). Mỗi người có một mật khẩu riêng của mình, do vậy quá trình quản lý nó chính xác hơn, chặt chẽ hơn. Mỗi khi nhân viên kế toán xuất hàng cho một nhân viên nào đó, bộ phận kế toán sẽ làm thủ tục xuất hàng cho nhân viên, khi đó nhân viên nhận hàng lại thực hiện quá trình nhập hàng riêng cho mình và các thông tin này được nhập vào hệ thống của họ thông qua quá trình quản lý. Các nhân viên đó phải thực
hiện việc nhập, xuất hàng cho hợp lý, thủ tục nhập hàng hóa được thực hiện theo form nhập hàng dưới đây.
Ngoài ta ở Menu nhập hàng này ta có thêm chức năng tìm kiếm , in ấn
+ Menu Xuất bán hàng menu này cũng hoạt động tương tự như menu nhập hàng, nghĩa là khi bộ phận kế toán xuất hàng ra cho nhân viên thì họ đã thực hiện quá trình quản lý dược phẩm của mình. Mỗi khi hàng được xuất ra thì bộ phận kế toán cũng phải biết đầy đủ các thông tin về mặt hàng mình cần xuất như là mã số hóa đơn, tên nhà cung cấp, mức thuế GTGT, ngày mua hàng, loại sản phẩm, hình thức thanh toán, số lượng mua, ngày sản xuất, ngày hết hạn... Cụ thể nó được mô tả bằng form xuất hàng sau:
Cũng như menu nhập hàng menu này ta cũng có thêm chức năng tìm kiếm , in ấn cũng như cập nhật hàng đã bán
3.2.2.3 Menu file Trợ giúp Menu giới thiệu
CHƯƠNG 4
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ KẾT LUẬN