6. Các loại chứng từ thương mạ
CHƯƠNG 3: THƯƠNG LƯỢNG ĐÀM PHÁN – KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 1. ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
1.1. Khái niệm
Là quá trình thương lượng để tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất trong việc kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho cả các bên.
1.2. Mục tiêu và kiểu thương lượng đàm phán
9 Đạt được trong quan hệ trao đổi thỏa thuận giữa các bên: 9 Kiểu cứng (Hard negotiation) là: Win-Lose ( (Thắng - Thua) 9 Kiểu mềm (Soft negotiation) là: Win - Win ( (Thắng - Thắng).
9 Kiểu nguyên tắc (Principle negotiation) là Win - Win (Thắng - Thắng). Đây là kiểu đàm phán gọi là " Thuật đàm phán Harvard" được thực hiện rất phổ biến trong các cuộc thương lượng đàm phán trong kinh doanh quốc tế hiện nay.
1.3. Một số kinh nghiệm về đàm phán trong thương mại quốc tế quốc tế
Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của thương lượng đàm phán trong kinh doanh quốc tế là phải chuẩn bị thật kỹ càng, ngược lại bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội đàm phán hoặc đàm phán không thành công, bởi vì có quá nhiều khác biệt giữa các đối tác về vị trí địa lý, nền tảng văn hóa, phong tục tập quán, luật pháp và ngôn ngữ.
Hời hợt, nông cạn, " cưỡi ngựa xem hoa", “có mới nới cũ " có thể dẫn đến những sai lầm trong thương lượng đàm phán kinh doanh quốc tế. Năng động, sáng tạo, luôn luôn tìm kiếm những đối tác mới, những khách hàng mới, những cơ hội kinh doanh mới …là điều tốt. Nhưng "ăn xổi ở thì", không theo đuổi công việc đến cùng, không biết giữ chữ "tín" và không tìm được bạn hàng chung thủy …là không tốt.
Nhiều doanh nhân thường làm ăn không hiệu quả vì họ quên mất qui tắc vàng trong thương lượng đàm phán kinh doanh quốc te "Ít nhưng tinh" hoặc " Quý hồ tinh bất quý hồ đa".
Vì vậy, trước khi ngồi vào bàn đàm phán bạn cần chuẩn bị thật kỹ về thông tin; về năng lực; xác định rõ lợi ích cần đạt được, các mục tiêu tối đa, tối thiểu và mục tiêu chính yếu; xây dựng các phương án lựa chọn; tiến hành đàm phán thử… và hãy đừng quên nghiên cứu về văn hóa của đối tác và cố gắng thích ứng
3. Một số kinh nghiệm về đàm phán trong thương mại quốc tế quốc tế
9 Chuẩn bị càng kỹ càng tốt.
Trước khi ngồi vào bàn đàm phán bạn cần chuẩn bị thật kỹ về thông tin; về năng lực; xác định rõ lợi ích cần đạt được, các mục tiêu tối đa, tối thiểu và mục tiêu chính yếu; xây dựng các phương án lựa chọn; tiến hành đàm phán thử… và hãy đừng quên nghiên cứu về văn hóa của đối tác và cố gắng thích ứng.
– Thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết.
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đàm phán kinh doanh quốc tế. Ít nhất bạn cần thu thập các thông tin:
9 Về đất nước, con người, văn hóa… của nơi bạn muốn kinh doanh. 9 Về đường lối, chính sách, các luật lệ, quy định… của quốc gia đó
9 Về tiềm năng, mong muốn và dự định của đối tác. Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác, ai là người ra quyết định.
9 Thông tin về đối thủ cạnh tranh…
Î Điều quan trọng là bạn cần phải xử lý các thông tin đã thu thập được một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
9 Xây dựng chiến lược đàm phán khoa học.
Chiến lược đàm phán khoa học sẽ giúp bạn đàm phán thành công.
Cần xác định thật rõ những lợi ích cơ bản mà bạn cần đạt được, những mục tiêu mà bạn cần hướng tới trong đàm phán và xác định cả giới hạn của sự nhượng bộ. Trên cơ sở đó xây dựng chiến lược đàm phán tổng quát và chiến lược đàm phán cụ thể, thích hợp.
Những điểm cần lưu ý trong quá trình đàm phán. Về cách ứng xử.
Đối xử với đối tác bằng lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất. Với đối tác luôn ôn hòa, nhã nhặn, không tự ti và không tự kiêu. Cẩn thận khi sử dụng từ ngữ, tránh xúc phạm đến đối tác. Để ứng xử tốt, bạn cần nghiên cứu và hiểu không chỉ tính cách cá nhân mà còn cả văn hóa dân tộc và văn hóa tổ chức của đối tác.
– Về thời gian.
Đừng bộc lộ cho đối tác toàn bộ thời gian biểu của bạn Cần biết sử dụng những cuộc đàm phán không chính thức, Cần biết xây dựng kế hoạch thời gian đàm phán cho hợp lý, Về các vấn đề đàm phán.
Cần biết linh động, uyển chuyển nhận nhượng bộ và đưa ra nhượng bộ. Biết cách thuyết phục đối tác, mở rộng lợi ích tổng thể. Điều đặc biệt là phải biết kiểm soát những thông tin quan trọng và chỉ tiết lộ vào thời điểm cần thiết, khéo léo khai thác thông tin của đối tác và biết tung những thông tin quan trọng vào thời điểm thích hợp.
Trong đàm phán thương mại quốc tế cần lưu ý các vấn đề sau:
Đánh giá được chính xác những trở ngại do sự khác biệt giữa các nền văn hóa gây ra. Ngày nay các nhà đàm phán kinh doanh quốc tế đang cố gắng xích lại gần nhau hơn, để tạo ra cái gọi là "văn hóa quốc gia". Mặc dù những khác biệt quá lớn đang ngày càng giảm, nhưng không thể tạo thành khuôn mẫu chung giống hệt nhau và sự khác biệt vẫn còn. Vì vậy các nhà đàm phán cần nhận ra sự khác biệt này và biết ứng phó một cách thích hợp.
9 Cần biết cách kiểm tra và hiểu đúng những thông tin nhận được từ phía đối tác. Cố gắng nghiên cứu, đọc và hiểu những thông tin không lời.
9 Cần biết cách sử dụng phiên dịch trong những trường hợp cần thiết. 9 Chuẩn bị các biện pháp giải quyết các tình huống bế tắc có thể xảy ra. 9 Cần tìm hiểu về nền văn hóa của đối tác và có cách ứng xử thích hợp. – Thường xuyên xem lại những việc đã làm để rút kinh nghiệm:
Sau mỗi cuộc đàm phán, bạn hãy dành thời gian suy ngẫm lại những việc đã làm. Bạn hãy tự trả lời các câu hỏi sau:
¾ Bạn đã làm được những gì.
¾ Những việc đó đã mang lại những kết quả gì . ¾ Những gì bạn chưa làm được.
¾ Nếu được làm lại bạn sẽ làm như thế nào.
¾ Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, bạn hãy thường xuyên theo dõi, đối chiếu xem những gì đã thỏa thuận có gây ra những khó khăn gì cho bạn hoặc cho đối tác hay không, từ đó rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp sau
1.4. Nghệ thuật đàm phán trong thương mại quốc tế
¾ Tạo cho đối tác có ấn tượng ban đầu tốt đẹp về bạn.
Buổi đầu tiên của quá trình đám phán, bạn không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra bầu không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân, bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định thương lượng đàm phán với đối tác. Bạn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.
¾ Cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
Ít nhất có một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua các cử chỉ, thái độ, động tác cơ thể bạn và phần còn lại thể hiện qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác. Ý thức đánh giá cao đối tác, coi trọng đối tác sẽ biểu hiện ngay trong cách nói, giọng điệu và cách thể hiện. Đừng để cho đối tác có cảm giác là họ bị xem thường hoặc là bạn đang đóng kịch với đối tác.
¾ Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy trước khi vào cuộc thương lượng đàm phán, người đàm phán cố gắng chia tách mục tiêu cuối của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác để đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
¾ Phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe
Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày bạn cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ, xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hoặc bực bội không. Cũng có thể trong lúc lắng nghe bạn tìm thấy đối tác đang muốn lôi kéo, cuốn hút bạn về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin nào đó.
¾ Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
Bạn đừng bao giờ nói rằng về vấn đề này bạn có quan điểm khác đối tác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này.
Bạn cũng đừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn vấn đề một cách sai lầm mà nên nói đó là cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao.
Bạn cũng đừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ, vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng.
Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói:"chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu ngài không chấp nhận giá chúng tôi đưa ra" mà nên chuyển hướng và nói: "trước khi tiếp tục đàm phán lại giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, phương thức thanh toán…", sau đó bàn với đối tác xong các vấn đề này và đến lúc vấn đề giá cả không còn quá gay cấn thì mới quay trở lại đàm phán về giá.
¾ Các giới hạn trong đàm phán.
Bạn phải xác định được đâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được, đâu là điểm mà mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đó, tức là bạn sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc thương lượng đàm phán nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình.
¾ Cần có sự thỏa hiệp khi cần thiết.
Nên có ý thức, tư duy sẵn sàng thỏa hiệp với đối tác khi cần thiết vì có khi một món quà nhỏ, một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ có thể đem lại cho bạn một sự thành công trong kinh doanh. Thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Bạn đừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, vì vậy, không cứng nhắc một chiều về lợi ích của mình mà còn phải chú ý đến lợi ích của đối tác mong muốn đạt được.
Cần phải ghi nhận lại những điều hai bên đã thỏa thuận trong quá trình đàm phán.
Để tránh cho những vấn đề đã thỏa thuận bị hiểu khác đi một cách vô tình hay hữu ý, bạn cần phải nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung vấn đề đàm phán khác, những điểm nào chưa được thống nhất sẽ được giải quyết thương lượng tiếp.
Làm được điều đó, bạn đã chủ động điều tiết quá trình thương lượng đàm phán, giúp cho cuộc thương lượng đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những vấn đề đàm phán tiếp theo.
1.5. Một số vấn đề cần tránh trong đàm phán thương mại quốc tế
Ngoài những vấn đề trên, trong quá trình đàm phán bạn nên hết sức tránh các điều sau đây: Tránh nói quá nhỏ.
Nếu bạn nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm là bạn sợ sệt. Cần phải nói âm lượng vừa đủ nghe, không lớn tiếng quá và không nên nhỏ quá để đối tác sẽ có thể nghe, tiếp nhận những lý lẽ mà bạn muốn trình bày.
Tránh nhìn chỗ khác trong lúc đang nói chuyện với đối tác.
Nếu bạn không nhìn vào đối tác trong lúc nói chuyện với họ, bạn sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác.
Tránh không có kế hoạch cụ thể cho cuộc đàm phán.
Một cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
Tránh không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác. Điều này có thể làm cho cuộc đàm phán không thành công vì có thể đối tác cử người ra đàm phán không thích hợp với nội dung đàm phán.
Tránh để cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động.
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động khéo léo cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo một mặt hàng nào khác không liên quan đến nội dung đàm phán.
Tránh đưa hết thông tin, lý lẽ trình bày ra ngay từ buổi đầu.
Ngay từ đầu mà bạn đưa hết thông tin, lý lẽ của bạn ra để thuyết phục đối tác thì như vậy chẳng khác nào bạn đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc, tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hoá" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
Tránh lãng tránh ý kiến thắc mắc hoặc phản đối của đối tác.
Nếu bạn lãng tránh ý kiến thắc mắc hoặc phản đối của đối tác thì điều đó làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và phải kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ, thông tin của mình.
Tránh không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết.
Nếu bạn không chuẩn bị trước giới hạn cần thiết trong quá trình đàm phán thì điều này sẽ hạn chế rất nhiều về kết quả thành công của cuộc đàm phán và có thể dẫn đến việc tạo ra một định kiến làm cho hai bên khó có thể gặp nhau trong những thương vụ kinh doanh sau này
Tránh tìm cách áp đảo đối tác.
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.
Tránh nói chuyện riêng trong lúc đàm phán.
Làm như thế có nghĩa là bạn không tôn trọng đối tác, không tập trung vào nội dung đàm phán hoặc có thể qua nội dung bạn nói chuyện riêng với các thành viên trong đoàn đàm phán của mình, đối tác khai thác được những thông tin về phía bạn.
Tránh bàn luận các vấn đề về chính trị, về tôn giáo trong quá trình đàm phán.