phép toán, biểu thức đã nói ở trên để tạo ra một điều kiện cụ thể
Truy vấn có thể hiện thị theo các dạng sau : Design View (dạng thiết kế)
SQL View (câu lệnh SQL tương ứng)
Datasheet View (Bảng kết quả của truy vấn)
Khi đang thiết kế truy vấn (truy vấn đang ở dạng Query Design) ta có thể chuyển sang các dạng khác bằng cách:
Chọn menu View. Kết quả nhận được các mục của menu View mà 3 mục đầu là tiêu đề 3 dạng nói trên. Muốn xem truy vấn ở dạng nào ta chọn mục tương ứng với dạng đó
Hàm trên chuỗi ký tự
Left: Trích một số ký tự bên trái của chuỗi
Left(<Tên field hoặc chuỗi ký tự>, <số ký tự cần trích>) Right: Trích một số ký tự bên phải của chuỗi
Right(<Tên field hoặc chuỗi ký tự>, <số ký tự cần trích>)
Mid: Trích một số ký tự tại vị trí bất kỳ trong chuỗi
Mid(<Tên field hoặc chuỗi ký tự>, <Vị trí bắt đầu>, <số ký tự cần trích>)
Trim: Cắt bỏ khoảng trắng dư thừa hai đầu chuỗi
Ví dụ:
Liệt kê danh sách các sinh viên có tên bắt đầu bằng chữ “T”, thông tin gồm: Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Tên khoa
Hàm xử lý trên kiểu ngày tháng
Date: Trả về ngày hiệnh hành của hệ thống
Date()
Year: Trả về giá trị năm của biểu thức ngày
Year(<Tên field hoặc biểu thức ngày>)
Month: Trả về giá trị tháng của biểu thức ngày
Month(<Tên field hoặc biểu thức ngày>)
Day: Trả về giá trị ngày của biểu thức ngày
Ví dụ:
Liệt kê danh sách các sinh viên có ngày sinh trong tháng 4, thông tin gồm: Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Tên khoa
Tổng hợp – là phép xử lý dữ liệu khá phổ biến. Trong Access, query là một trong những công cụ xử lý khá tốt việc này. Total query là một điển hình. Hãy xét một số yêu cầu tổng hợp dữ liệu như sau:
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các thông tin liên quan bảng tổng hợp:
Bước 2: Tuỳ chọn Total query bằng cách mở thực đơn View | Total hoặc nhấn nút Total trên
thanh công cụ;
Bước 3: Thiết lập các tuỳ chọn Total cho các trường một cách phù hợp như sau:
Vì bài toán yêu cầu tổng hợp thông tin theo từng loại chức vụ, nên Total của trường Tenchucvu là (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Group By;
Trường canboID dùng để đếm số cán bộ từng chức vụ, nên chọn phép tổng hợp là Count.
Total query cung cấp một số phép tổng hợp khác như:
Sum: Tính tổng cộng
Avg: Tính giá trị trung bình
Min: Tìm giá trị nhỏ nhất
Max: Tìm giá trị lớn nhất
Count: Đếm tổng số mẩu tin
Group By: Gom nhóm dữ liệu
Chọn Group By : Phân nhóm và sắp xếp các mẫu tin trong từng nhóm theo các trường phân nhóm.
Nhóm là dãy các bản ghi có giá trị như nhau trên các trường phân nhóm
Chú ý: Luôn luôn sắp xếp theo chiều tăng, nếu thay đổi thì chọn phần Sort và sắp xếp lại
Ví dụ 1:
Cho biết học bổng nhỏ nhất của từng khoa gồm: Mã khoa, Học bổng nhỏ nhất
Ví dụ 2:
Cho biết tổng số sinh viên của từng khoa gồm: Mã khoa, Tên khoa, Tổng số sinh viên
Ví dụ 3: Kết hợp Sum và IIF
Thống kê tổng số sinh viên nam và tổng số sinh viên nữ theo từng khoa
Chọn hàm cần tính tương ứng với mỗi trường cần tính. Thực hiện phép tính theo từng nhóm trên các trường tính toán (có hàm Sum, Avg, ...) trên ô Total. Bài tập:
Trên thực tế còn rất nhiều các yêu cầu tổng hợp khác mà Total query không thể đáp ứng được. Nhiều trong số đó như là:
Row heading là tiêu đề các dòng, có chứa các giá trị của các trường nào đó làm tiêu chí thống kê.
Mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row heading;
Column heading là tiêu đề các cột, có chứa các giá trị của một trường nào đó làm tiêu chí thống kê.
Mỗi Crosstab chỉ có duy nhất 01 trường làm Column heading;
Value là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số).
Chỉ có duy nhất một trường làm Value,
Tương ứng với nó là một phép tổng hợp hoặc: đếm, tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,..
Các bước để tạo một Crosstab query.
Ví dụ tạo query đưa ra được bảng tổng hợp sau:
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các trường có liên quan đến phép tổng hợp (không thừa và cũng không thể thiếu một trường nào) như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 2: Ra lệnh chọn kiểu Crostab query bằng
cách mở thực đơn Queries |Crosstab Query;
Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total cũng như Crosstab cho các trường phù hợp như sau:
Dữ liệu trong các bảng luôn thay đổi
Để lưu lại bảng kết quả của một query tại một thời điểm nào đó, Access đưa ra giải pháp lưu dữ liệu kết quả query ra một bảng (Table) để lưu trữ lâu dài bởi một MAKE TABLE query.
Các bước tạo Make table query
Bước 1: Tạo một Select query hoặc một Total query đưa ra được bảng kết quả cần lưu trữ;
Bước 2: Ra lệnh tạo Make table query từ query
đang thiết kế và thi hành để thu được bảng kết quả như mong muốn.
Giả sử đã tạo được một Select query đưa ra được bảng kết quả như sau:
Cách làm như sau:
Bước 1: mở select query đã tạo được ở chế độ Design View; Bước 2: ra lệnh tạo Make table query bằng cách mở thực đơn
Queries | Make Table query, hộp thoại Make table xuất hiện: Nhập vào tên bảng dữ liệu cần lưu vào ô Table Name:
Chú ý:
Nếu tên bảng nhập vào là mới, Access sẽ tự động tạo một bảng mới và sao chép toàn bộ dữ liệu mà query kết xuất được ra bảng này;
Nếu tên nhập vào trùng một tên bảng đã có sẵn, khi thi hành Access sẽ xoá bảng cũ và điền vào dữ liệu mới (cần cân nhắc khi đặt tên bảng trùng tên bảng đã tồn tại).
Bước 3: thi hành query để nhận kết quả bằng cách:
Nếu query đang ở chế độ thiết kế, nhấn nút Run trên thanh công cụ;
Hoặc nháy đúp chuột lên query cần thực hiện
Khi đó một hộp thoại cảnh báo việc bạn đang ra lệnh thi hành một query có thể làm thay đổi đến dữ liệu trên CSDL:
Nhấn Yes để tiếp tục hoặc nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
Nếu trên CSDL đã tồn tại một bảng có cùng tên bảng bạn đã chỉ định cho query này lưu dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn:
Đã tồn tại bảng xxx trên CSDL rồi, nó sẽ bị xoá sạch khi query này thi hành, bạn có muốn tiếp tục không?
Nhấn Yes để tiếp tục (tất nhiên bảng dữ liệu đó sẽ bị xoá và thay vào nội dung mới); nhấn No để huỷ bỏ.
Cuối cùng một hộp thoại hỏi một lần cuối xem bạn có đồng ý dán xxx bản ghi vào bảng đã chỉ định hay không?
Nhấn Yes để đồng ý, No để huỷ bỏ.
Thi hành xong hãy mở bảng vừa tạo được để kiểm tra kết quả.
Thêm một hay nhiều mẫu tin mới vào bảng dữ liệu từ một bảng khác
Mẫu tin mới thêm vào phải thỏa các yêu cầu kiểm tra nhập liệu
Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn thẻ Queries và nhấn chọn New (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 2: Trong cửa sổ Show Table, chọn bảng chứa dữ liệu nguồn.
Bước 3: Trong cửa sổ thiết kế Query, chọn thực đơn Query Append Query và chọn bảng cần thêm dữ liệu
Bước 4:
Kéo các trường bổ sung lên dòng field
Đặt điều kiện chọn các mẫu tin cần thêm ở dòng Criteria
Delete Query là một loại Action Query (query hành động). Nó có thể gây thay đổi dữ liệu trong CSDL. Trong trường hợp này, Delete query dùng để xoá các bản ghi từ CSDL thoả mãn những điều kiện nào đó.
VD: Tạo một Detele query xoá đi những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu ra khỏi CSDL Quản lý lương cán bộ.
(Khi query này thi hành, danh sách các cán bộ đến tuổi hưu sẽ bị xoá khỏi bảng canbo)
Bước 2: đổi query hiện hành thành Delete query bằng cách mở thực đơn Queries | Delete Query
Để thi hành việc xoá cán bộ, nhấn nút Run trên thanh công cụ. Khi đó một hộp thoại cảnh báo xuất hiện:
Nhấn Yes để đồng ý xoá đi các bản ghi (bản ghi đã xoá không thể phục hồi lại được); nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
Update query dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong CSDL. Giống với Delete query, Update query là loại query hành động, làm thay đổi nội dung dữ liệu trên CSDL.
Ví dụ: Sử dụng Update query để tính giá trị cho cột
luongchinh (lương chính) là một trường mới được thêm vào bảng canbo.
Bước 1: Tạo một Select query và có chứa bảng canbo và chuyển thành Update query bằng cách mở thực đơn
Queries | Update query; hộp thoại thiết kế query như sau:
Bước 2: Thiết lập các trường cần cập nhật dữ liệu bằng cách:
Chọn tên trường cần cập nhầt dữ liệu ở dòng Field;
Gõ vào biểu thức tính giá trị cho trường đó ở dòng
Update To;
Gõ vào điều kiện để tính toán nếu cần ở dòng
Criteria.
Với yêu cầu trên, luongchinh = hesoluong * 290000 cửa sổ thiết kế query sẽ như sau:
Để thi hành việc cập nhật lương cán bộ, nhấn nút Run
trên thanh công cụ. Khi đó một hộp thoại cảnh báo xuất hiện, Nhấn Yes