CHƢƠNG III. QUY TRÌNH QUẢN LÝ, ĐẦU TƢ ỨNG DỤNG CNTT TẠI NHPT
3.1. Các điều kiện tiền đề khi xây dựng quy trình Quản lý, đầu tƣ ứng dụng CNTT tại NHPT
3.1.1. Phát triển và thành lập đơn vị chuyên về quản lý, đầu tư ứng dụng CNTT
Để đáp ứng nhu cầu của một khối lƣợng công việc khá “nặng” liên quan tới hoạt động ứng dụng CNTT trong bối cảnh NHPT đang đẩy mạnh hiện đại hóa và cải cách thủ tục hành chính việc thành lập riêng một bộ phận chuyên làm những công việc liên quan tới đầu tƣ dự án nhƣ: từ tìm hiểu về các văn bản quy định của Đảng và Nhà nƣớc, xây dựng quy trình, quy chế mới trong nội bộ NHPT phù hợp với các quy định mới cho tới việc thực hiện các công việc trong trình tự thủ tục đầu tƣ: viết báo cáo tiền khả thi, khả thi, báo cáo khảo sát, thiết kế… cho tất cả các ứng dụng CNTT tại NHPT.
Bộ phận này đƣợc thành lập thành một phòng thuộc Trung tâm CNTT tránh trƣờng hợp thành lập nhóm kiêm nhiệm từ các thành viên thuộc các phòng khác nhau trong Trung tâm CNTT. Việc thành lập bộ phận chuyên về quản lý đầu tƣ ứng dụng CNTT tại Trung tâm CNTT lấy các cán bộ vừa có kiến thức về tin học và đào tạo kiến thức về quản lý đầu tƣ ứng dụng CNTT, đây là một lựa chọn đúng đắn bởi để có thể kiểm soát, quản lý và xây dựng đƣợc các báo cáo (báo cáo tiền khả thi, báo cáo khả thi, khảo sát…..) theo đúng quy định trong Nghị định 102/2009/NĐ-CP nếu không có kiến thức về tin học không thể nào làm đƣợc vì nội dung những báo cáo đó nặng về yếu tố kỹ thuật rất nhiều.
Yêu cầu quan trọng khi thành lập bộ phận này đó là phải chọn đƣợc các thành viên phù hợp, các thành viên thƣờng đƣợc chọn từ những cán bộ đã có kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án trƣớc đây.
3.1.2. Sửa đổi và bổ sung quy chế, quy trình, quy định nội bộ có liên quan đến quản lý, đầu tư ứng dụng CNTT quản lý, đầu tư ứng dụng CNTT
Để tạo ra hành lang pháp lý, rút ngắn tối đa thời gian chuẩn bị đầu tƣ triển khai dự án, nâng cao chất lƣợng triển khai dự án cần xây dựng một hệ thống quy chế, quy trình, quy định nội bộ liên quan đến quản lý, đầu tƣ ứng dụng CNTT ngoài quy trình chín về quản lý đầu tƣ ứng dụng CNTT bởi hệ thống văn bản thƣờng có sự bổ sung và điều chỉnh lẫn nhau, không thể một văn bản mới ra đời bao hàm đƣợc tất cả các nội dung của các văn bản cũ, có những văn bản cũ không thể thay thế chỉ có thể bổ sung và sửa đổi, cụ thể:
- Sửa đổi và bổ sung quy định chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị trong hệ thống NHPT: cụ thể sửa đổi các đơn vị có liên quan đến quy trình quản lý, đầu tƣ ứng dụng CNTT trong hệ thống.
3.1.3. Đào tạo, nâng cao năng lực quản trị dự án, kiến thức đầu tư ứng dụng CNTT CNTT
Quy trình quản lý, đầu tƣ ứng dụng CNTT không chỉ đơn lẻ một đơn vị nào thực hiện mà là sự phối hợp giữa các đơn vị, các cá nhân. Để đảm bảo việc áp dụng quy trình giảm thiểu các vƣớng mắc trong khi thực hiện các đơn vị, các thành viên tham gia phải hiểu và nắm vững các kiến thức về đầu tƣ ứng dụng CNTT. Từ thực tế hiện trạng đầu tƣ ứng dụng CNTT tại NHPT cho thấy, thủ tục hành chính qua lại giữa các đơn vị trong hệ thống tốn rất nhiều thời gian gây chậm chễ dự án nguyên nhân chính của vấn đề này chính là sự hiểu không thống nhất và nhƣ nhau về quy trình đầu tƣ ứng dụng CNTT.
Bên cạnh đó theo quy định các đơn vị, cá nhân tham gia thực hiện một số công việc trong trình tự thủ tục đầu tƣ cần có chứng chỉ, chứng nhận các lĩnh vực đó.
Xuất phát từ thực tế trên, việc tổ chức triển khai các lớp đào tạo cho cán bộ các đơn vị trong NHPT tham gia quy trình đầu tƣ triển khai dự án là cần thiết. Việc đào tạo phải đƣợc xem là một quá trình liên tục, thực hiện đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung, phƣơng pháp.
3.2. Quy trình đầu tƣ tại Ngân hàng phát triển
Quy trình đầu tƣ NHPT phải tuân thủ theo các văn bản quy định hiện hành của nhà nƣớc. Quy trình từ khi xây dựng cho đến khi ban hành và sử dụng phải luôn sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với các văn bản quy định của nhà nƣớc khi có sự thay đổi.
Theo quy định hiện hành về đầu tƣ ứng dụng CNTT, quy trình đầu tƣ ứng dụng CNTT chia làm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, giai đoạn thực hiện đầu tƣ, giai đoạn kết thúc đầu tƣ. Trong mỗi giai đoạn đều ghi cụ thể các bƣớc thực hiện, tại mỗi bƣớc thực hiện đều ghi chi tiết cơ sở pháp lý, hồ sơ căn cứ, đơn vị thực hiện, đơn vị phối hợp, ngƣời phê duyệt và sản phẩm của từng bƣớc.
A. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẦU TƢ I. Chủ trƣơng đầu tƣ:
Có kế hoạch/chủ trƣơng đầu tƣ (thông báo kết luận cuộc họp, từ các quyết định liên quan….).
Trong trƣờng hợp chƣa có chủ trƣơng đầu tƣ, cần trình xin chủ trƣơng đầu tƣ trƣớc khi thực hiện.
1. Cơ sở pháp lý: điều 11 NĐ 102/2009/NĐ-CP
2. Hồ sơ căn cứ: thƣờng căn cứ trên chỉ đạo, định hƣớng trong các cuộc họp.
3. Đơn vị thực hiện: Đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện (là những đơn vị đƣợc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ)/Những đơn vị xuất phát từ thực tế quản lý cần có phần mềm CNTT
4. Đơn vị phối hợp: Trung tâm CNTT (nếu cần thiết) (thông thƣờng các Ban nghiệp vụ sẽ đồng trình với Trung tâm CNTT).
5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT 6. Sản phẩm:
- Tờ trình phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ (Mẫu 01- phụ lục 02)
- Thuyết minh chủ trƣơng đầu tƣ dự án (Mẫu 02 - phụ lục 02)
- Quyết định phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ (…..) (tùy chọn – trong nhiều trường hợp Lãnh đạo NHPT phê trực tiếp trên tờ trình).
* Lưu ý:
Thông thường hay làm gộp viết xen kẽ thuyết minh chủ trương đầu tư vào tờ trình phê duyệt chủ trương đầu tư của dự án. Tùy từng đơn vị lựa chọn cách viết tờ trình (hầu hết các dự án tại NHPT đều viết gộp thuyết minh chủ trương đầu tư vào trong tờ trình: VDB Online, Cấp phát thủy điện sơn la…)
II. Lập hồ sơ trình lãnh đạo chuẩn bị đầu tƣ dự án (nhiệm vụ và đề cƣơng khái toán kinh phí chuẩn bị đầu tƣ)
1. Cơ sở pháp lý: điều 11 NĐ 102/2009/NĐ-CP
2. Hồ sơ căn cứ: thƣờng căn cứ trên kế hoạch ứng dụng CNTT đƣợc duyệt hoặc chủ trƣơng cho phép đầu tƣ (tại mục I. Chủ trƣơng đầu tƣ).
3. Đơn vị thực hiện: Đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện (là những đơn vị đƣợc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và chủ trƣơng đầu tƣ đã đƣợc Lãnh đạo NHPT thông qua)
4. Đơn vị phối hợp: Ban xây dựng cơ bản và quản lý nội nghành (XDCB) giúp Đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện xây dựng nhiệm vụ và đề cƣơng khái toán kinh phí chuẩn bị đầu tƣ (nếu đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện có những vƣớng mắc trong quá trình thực hiện).
5. Ngƣời phê duyệt: 6. Sản phẩm:
- Tờ trình phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ (Mẫu 03- phụ lục 02)
- Đề cƣơng, khái toán kinh phí đầu tƣ dự án (Mẫu 04- phụ lục 02)
* Lƣu ý:
Trong trường hợp dự án chưa có chủ trương đầu tư, có thể kết hợp trình chủ trương đầu tư và nhiệm vụ, đề cương, khái toán kinh phí trong cùng một bước để giảm thiểu thời gian thủ tục.
1. Cơ sở pháp lý: 2. Hồ sơ căn cứ:
- Kế hoạch hoặc chủ trƣơng cho phép đầu tƣ - Tờ trình phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ - Đề cƣơng, khái toán kinh phí đầu tƣ dự án
3. Đơn vị thực hiện (thẩm định): Ban xây dựng cơ bản và quản lý nội ngành (XDCB) 4. Đơn vị phối hợp: Đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện có trách nhiệm giải trình và điều chỉnh các nội dung trong tờ trình và đề cƣơng khái toán kinh phí chuẩn bị đầu tƣ theo yêu cầu của Ban XDCB đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành.
5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT 6. Sản phẩm:
- Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ (Mẫu 05- phụ lục 02) * Lưu ý:
IV. Thành lập ban chuẩn bị dự án/Quyết định giao nhiệm vụ thực hiện các công viên Chuẩn bị đầu tƣ (Tùy chọn)
Tùy theo quy mô và sự cần thiết của dự án đầu tƣ, có thể thành lập Ban chuẩn bị dự án hoặc giao cho một đơn vị thực hiện các công tác Chuẩn bị đầu tƣ.
1. Cơ sở pháp lý: 2. Hồ sơ căn cứ:
- Kế hoạch hoặc chủ trƣơng cho phép đầu tƣ - Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ 3. Đơn vị thực hiện:
- Đơn vị chủ trì lập Tờ trình và dự thảo Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/Quyết định giao nhiệm vụ.
- Ban Tổ chức cán bộ: Ra quyết định giao nhiệm vụ. 4. Đơn vị phối hợp: phối hợp với một số Ban nghiệp vụ 5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT
6. Sản phẩm:
- Tờ trình thành lập Ban (Mẫu 06 - phụ lục 02)
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/Quyết định giao nhiệm vụ; (Mẫu 07- phụ lục 02)
* Lưu ý:
NHPT đều tổ chức thành lập tổ dự án (sự kết hợp thành viên của các ban liên quan đến dự án: XDCB, Trung tâm CNTT, Pháp chế, Ban nghiệp vụ liên quan)
Tham khảo các dự án triển khai trước đây: VDB Online, Thủy điện Sơn La….
V. Lập tờ trình phê duyệt Kế hoạch đấu thầu cho các gói thầu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ (lập nhiệm vụ khảo sát, thực hiện khảo sát, thực hiện giám sát, lập dự án đầu tƣ, thẩm định….)
1. Cơ sở pháp lý: khoản 1 Điều 9, khoản 1 Điều 11, phụ lục I NĐ 85. 2. Hồ sơ căn cứ:
- Kế hoạch hoặc chủ trƣơng cho phép đầu tƣ - Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/ quyết định giao nhiệm vụ 3. Đơn vị thực hiện:
Đơn vị chủ trì đƣợc giao nhiệm vụ hoặc Ban chuẩn bị dự án (nếu có) soạn thảo tờ trình và lập kế hoạch đấu thầu+ văn bản gửi Ban QLXD trình Lãnh đạo NHPT xem xét, phê duyệt
4. Đơn vị phối hợp: Ban QLXD 5. Ngƣời phê duyệt:
6. Sản phẩm:
- Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu (Mẫu 08 - phụ lục 02). - Văn bản gửi Ban XDCB.
* Lƣu ý:
(Mẫu Kế hoạch đấu thầu áp dụng theo thông tư 02/2009/TT-BKH hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu)
VI. Phê duyệt kế hoạch đấu thầu
1. Cơ sở pháp lý: khoản 1 điều 9, khoản 1 điều 11, phụ lục I nghị định 85 2. Hồ sơ căn cứ:
- Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/ quyết định giao nhiệm vụ
3. Đơn vị thực hiện:Ban xây dựng cơ bản và quản lý nội nghành căn cứ vào văn bản đơn vị chủ trì/ban chuẩn bị dự án (nếu có) với kế hoạch đấu thầu gửi sang sẽ soạn thảo tờ trình và dự thảo quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu trình Lãnh đạo NHPT
4. Đơn vị phối hợp:
trình và điều chỉnh các nội dung trong kế hoạch đấu thầu theo yêu cầu của Ban XDCB đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành
5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT 6. Sản phẩm:
- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu (Mẫu 09- phụ lục 02)
* Lƣu ý:
VII. Lập dự toán cho từng gói thầu/công việc tự thực hiện
Thông thƣờng các gói thầu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ (thuê khảo sát, thuê lập dự án,..) thƣờng áp dụng đƣợc hình thức chỉ định thầu (giá gói thầu đáp ứng điều kiện chỉ định thầu). Đối với các gói thầu theo hình thức chỉ định thầu/tự thực hiện phải lập dự toán cho gói thầu/công việc tự thực hiện đó trƣớc khi lựa chọn nhà thầu/tự thực hiện.
1. Cơ sở pháp lý:
- Khoản 3 điều 20 luật đầu thầu, Khoản 4 điều 41 nghị định 85 (chỉ định thầu) - Khoản 2 điều 20 luật đấu thầu (tự thực hiện)
2. Hồ sơ căn cứ:
- Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/ quyết định giao nhiệm vụ - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
3. Đơn vị thực hiện: Đơn vị chủ trì đƣợc giao nhiệm vụ hoặc Ban chuẩn bị dự án (nếu có) lập dự toán các gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu/tự thực hiện + soạn thảo văn bản gửi Ban XDCB trình Lãnh đạo NHPT phê duyệt.
4. Đơn vị phối hợp: Ban QLXD hỗ trợ đơn vị chủ trì đƣợc giao nhiệm vụ hoặc Ban chuẩn bị dự án (nếu có) trong quá trình lập dự toán theo đúng các quy định hiện hành. 5. Ngƣời phê duyệt:
6. Sản phẩm:
- Văn bản gửi Ban XDCB
- Dự toán kinh phí (Mẫu 10- phụ lục 02)
* Lƣu ý
VIII. Phê duyệt dự toán cho từng gói thầu/công việc tự thực hiện
1. Cơ sở pháp lý:
- Khoản 3 điều 20 luật đầu thầu, Khoản 4 điều 41 nghị định 85 (hình thức chỉ định thầu).
- Khoản 2 điều 20 luật đấu thầu (hình thức tự thực hiện). 2. Hồ sơ căn cứ:
- Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/ quyết định giao nhiệm vụ - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
- Dự toán kinh phí
3. Đơn vị thực hiện: Ban XDCB căn cứ vào văn bản đơn vị chủ trì/ban chuẩn bị dự án (nếu có) + dự toán kinh phí gửi sang sẽ soạn thảo tờ trình và dự thảo quyết định phê duyệt dự toán kính trình Lãnh đạo NHPT
4. Đơn vị phối hợp:
Đơn vị đƣợc giao chủ trì thực hiện/ban chuẩn bị dự án (nếu có) có trách nhiệm giải trình và điều chỉnh các nội dung trong bản dự toán kinh phí theo yêu cầu của Ban XDCB đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành
5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT 6. Sản phẩm:
- Tờ trình phê duyệt dự toán (Mẫu 11- phụ lục 02)
- Quyết định phê duyệt dự toán (Mẫu 12- phụ lục 02)
* Lƣu ý:
Thực hiện các gói thầu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
Nếu tự thực hiện: thực hiện bước tiếp theo từ:XVIII Nếu thuê tư vấn:
Nếu giá gói thầu > 500 triệu Áp dụng quy trình chỉ định thầu bình thường, thực hiện các bước tiếp theo từ : XII
Trong chỉ định thầu, nếu giá gói thầu < 500 triệu Áp dụng quy trình chỉ định thầu rút gọn, thực hiện các bước tiếp theo từ : IX
IX. Lựa chọn nhà thầu
Thông thường đây là các gói thầu có giá trị nhỏ (dưới 500tr đồng), do đó trong quy trình này chỉ nêu đối với gói thầu dưới 500tr đồng (tại khoản 2 điều 41 nghị định 85)- Quy trình chỉ định thẩu rút gọn. Đối với các trường hợp khác áp dụng các quy định hiện hành.
2. Hồ sơ căn cứ:
- Quyết định phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tƣ
- Quyết định thành lập Ban chuẩn bị dự án/ quyết định giao nhiệm vụ - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
- Quyết định phê duyệt dự toán
3. Đơn vị thực hiện: Đơn vị chủ trì đƣợc giao nhiệm vụ hoặc Ban chuẩn bị dự án (nếu có) thực hiện các công việc cần thiết để lựa chọn nhà thầu. 4. Đơn vị thẩm định:
5. Ngƣời phê duyệt: Lãnh đạo NHPT 6. Sản phẩm: