2. Quá trình hạch toán theo các phần hành kế toán cụ thể tại đơn vị:
2.1. Kế toán bán hàng và thanh toán:
Hạch toán chi tiết và tổng hợp quá trình bán hàng và thanh toán đều
dựa trên bộ chứng từ bán hàng như sau:
Đối với kế toán thanh toán với người bán:
Các chứng từ mua hàng:
Hoá đơn GTGT là hoá đơn do nhà cung cấp lập giao cho công ty làm
căn cứ thanh toán tiền hàng.
Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi thẻ sau đó chuyển
cho kế toán.
Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hoá. Các chứng từ thanh toán:
Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi
chuyển cho kế toán.
Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng kê báo nợ khi công ty thanh toán
qua ngân hàng.
Tài khoản sử dụng là TK 331 “ Phải trả người bán “ được chi tiết thành 2 tài khoản: TK 3311 và TK 3312
Kế toán thanh toán với khách hàng sử dụng:
Hoá đơn bán hàng để ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng,
được lập thành 3 liên ( liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: chuyển
cho phòng kế toán )
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Chứng từ thanh toán:
Phiếu thu phản ánh số tiền đã thu của khách hàng. Khi khách hàng trả
bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hoá đơn
GTGT. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1, liên 2 lưu tại công ty, liên 3
giao cho người nộp tiền.
Giấy báo có hoặc bảng sao kê báo có của ngân hàng. Khi khách hàng
thanh toán thường thông qua ngân hàng, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bù trừ.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Hoá n GTGT Nh p kho Vi t phi u nh p Phòng v t t KCS Phòng tài v Th kho ký Thanh toán Khách hàng Phòng k ho ch K toán ti n m t Th qu K toán tiêu th Th kho H p ng mua hàng L p H kiêm phi u XK L p phi u thu Thu ti n Ghi s Xu t hàng B o qu n và l u tr
Tài khoản sử dụng là TK 131 “ Phải thu khách hàng” và hai tài khoản
chi tiết TK 1311, TK 1312.
2.2. Kế toán vốn bằng tiền
Chứng từ để hạch toán tiền tại quỹ gồm:
Phiếu thu ( 01.TT), phiếu chi ( 02.TT), biên lai thu tiền ( 05.TT),
bảng kê vàng bạc đá quý ( 06.TT ), bảng kiểm kê quỹ ( 07a.TT dùng cho
VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ, VBĐQ )
Quá trình luân chuyển chứng từ như sau:
Kế toán lập phiếu thu, chi thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần ). Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt ( và cả Tổng giám đốc duyệt - đối với phiếu chi ). Sau đó,
chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi
sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp ( hoặc người nhận tiền ), 1 liên lưu nơi nộp
phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để
ghi sổ kế toán.
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để
ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền
mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm.
Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng 1 sổ. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu
với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế
toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đưa ra bản kiến
nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế toán sử dụng TK 111 “ Tiền mặt “ để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán là VN đồng, nguyên tắc và
phương pháp chuyển các đồng tiền khác theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương
Việt Nam công bố.
Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chứng từ sử dụng để hạch toán các
khoản tiền gửi là Giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc ( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sec chuyển khoản,
séc bảo chi...). Khi nhận được chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa
số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc
với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu
trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng và khoản chênh lệch này sẽ được
hạch toán vào bên Nợ TK 1381 hoặc bên Có TK 3381. Sang tháng sau, phải
tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số
liệu đã ghi sổ.
Kế toán sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” và các tài khoản chi
tiết TK 1121_ Tiền Việt Nam chi tiết theo từng ngân hàng, TK 1122_ Ngoại
tệ chi tiết theo từng loại .
2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng, bộ phận kế toán tiền lương tiến hành công việc tính lương và trợ cấp BHXH cho toàn doanh nghiệp. Kế toán sử dụng các chứng
từ sau:
Bảng thanh toán lương ( Mẫu số 02- LĐTL ): Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan như: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
Sau khi được kế toán trưởng ký duyệt bảng thanh toán lương sẽ là căn cứ để
lập phiếu chi và phát lương. Bảng này sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Bảng thanh toán BHXH: cơ sở để lập bảng này là “ phiếu nghỉ hưởng BHXH “ ( Mẫu số 03 – LĐTL ). Cuối tháng, sau khi kế toán tính ra số
ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này
được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1
liên giữ cho cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi.
Bảng thanh toán tiền thưởng: Do phòng kế toán lập theo từng bộ
phận có chữ ký của kế toán thanh toán và kế toán trưởng.
Ngoài ra kế toán còn lập sổ lương cho từng công nhân viên để họ
có thể tự kiểm tra, giám sát việc tính lương và các khoản thanh toán trực tiếp
khác.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, kế toán tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, thưởng cho toàn doanh nghiệp trong đó mỗi bộ phận, đơn vị trong doanh
nghiệp được ghi 1 dòng.
Việc trả lương cho công nhân viên được tiến hành hai lần trong
tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lương cho công nhân viên theo tỷ lệ căn
cứ vào lương cấp bậc. Sau khi tính lương và các khoản phải trả khác cho công
nhân viên trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền công nhân
viên còn được lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, BHYT và các khoản khác. Việc thực hiện chi trả lương được tiến
hành vào ngày cuối tháng. Nếu quá thời gian quy định mà còn có công nhân viên vì lý do nào đó chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách những công nhân viên chưa nhận lương, chuyển họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền của công nhân viên chưa nhận lương từ các bảng thanh toán tiền lương sang bảng
kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương, để tiếp tục theo dõi và
phát lương cho công nhân viên. Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm,
theo chế độ quy định thì công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc. Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nếu năm nào doanh nghiệp bố trí cho công nhân nghỉ phép được đều đặn thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất, năm
nào doanh nghiệp không bố trí được cho công nhân nghỉ phép đều đặn thì để đảm bảo cho giá thành không bị đột biên, tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế
hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí
tiền lương vào chi phí sản xuất. Trích trước lương nghỉ phép chỉ thực hiện đối
với công nhân trực tiếp sản xuất.
Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
TK 334 “ Phải trả công nhân viên” và các tài khoản chi tiết TK 3341,
TK3342, TK 3343, TK 3344.
TK 335 “ Chi phí phải trả” và các tài khoản chi tiết TK 3351, TK 3353
( chi tiết thành TK 33531, TK 33532, TK33533)
TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác “ và các tài khoản chi tiết TK 3381,
TK 3382, TK 3383, TK 3385, TK 3387, TK 3388.
2.4. Kế toán TSCĐ, vật liệu và công cụ dụng cụ
Kế toán chi tiết TSCĐ được thực hiện cho từng TSCĐ, từng nhóm TSCĐ và theo nơi sử dụng TSCĐ.
Để theo dõi, quản lý từng TSCĐ kế toán sử dụng thẻ TSCĐ: Được lập
kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ được lưu ở phòng kế toán suốt quá trình sử
dụng tài sản. Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ : Được lập cho từng TSCĐ, trường hợp
giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng 1 đơn
vị giao thì có thể lập chung 1 biên bản
Biên bản thanh lý TSCĐ: Do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ.
Biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ.
Để theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng thì kế toán TSCĐ sử dụng
sổ TSCĐ mở chung cho toàn doanh nghiệp và mở riêng cho từng bộ phận
quản lý sử dụng TSCĐ. Căn cứ để ghi sổ là các thẻ TSCĐ.
Tuỳ từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và đăng ký với cơ quan
thuế phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 1062 TC / QĐ /
CSTC ngày 14/ 11/ 1996 của Bộ tài chính và QĐ số 206 / 2003 / QĐ - BTC ngày 12 / 12 / 2003.
Kế toán sử dụng:
TK 211 “ Tài sản cố định hữu hình “ và các tài khoản chi tiết TK 2112,
TK 2113, TK 2114, TK 2115, TK 2117.
TK 214 “ Hao mòn tài sản cố định” và các tài khoản chi tiết TK 2141,
TK 2142, TK 2143, TK 2144, TK 2145, TK 2147.
Kế toán vật liệu
Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu kế toán sử dụng các chứng từ: Hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, thẻ kho.
Tùy theo yêu cầu khách hàng mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của Công ty, phòng kế hoạch thị trường thăm dò, tìm kiếm thị trường
kiểm nghiệm Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở phòng kế hoạch thị trường, liên 2 giao cho
người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho để làm
căn cứ vào thẻ kho. Sau đó được chuyển tới kế toán vật liệu định khoản và vào sổ. Phiếu nhập kho có thể lập cho 1 hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng 1 loại giao nhận và cùng 1 kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập và cột
thực nhập trên phiếu nhập kho.
Khi xuất kho nguyên vật liệu, chứng từ kế toán sử dụng là phiếu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư, căn cứ vào tình hình tồn kho sản phẩm đầu kỳ, kế hoạch thị trường sản
phẩm và kế hoạch dự trữ sản phẩm, phòng kế hoạch thị trường sẽ tính toán
khối lượng mỗi loại sản phẩm cần sản xuất. Đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ
thuật về định mức hao phí do phòng kỹ thuật chuyển tới, phòng kế hoạch sẽ
lập kế hoạch thu mua vật tư và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Vật liệu mua
về được nhập kho, sau đó phòng kế hoạch thị trường tiến hành lập định mức
vật tư cho các phân xưởng, viết phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất
kho vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên
1 lưu cuống, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, liên 3 giao cho người nhận. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho hàng của Công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc
bị trùng lắp, Công ty đã hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư và sử
kho. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng, còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán )
Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này được mở cho cả năm tài chính, cho từng loại vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất
kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ
kho. Sau khi ghi thẻ xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất
giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Nhân viên kế toán vật liệu theo định kỳ ( 3 – 5 ngày ) xuống kho kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét chứng từ nhập xuất đã
được thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu
nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan.
Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nhận được kế toán đối chiếu với các
chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để
ghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ
phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất,
tồn vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi riêng 1 dòng. Vào cuối tháng, phòng kế toán
lập sổ số dư và gửi xuống cho thủ kho để ghi sổ, đồng thời kế toán phải tổng
hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng vật
liệu trên bảng luỹ kế.
Số dư trên bảng luỹ kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định
trên sổ số dư do thủ kho chuyển về.
Sơ đồ:
Đầu kỳ
Hàng ngày
Phi u nh p kho Phi u giao nh n
Cuối tháng
Đầu kỳ
Kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” và các tài khoản chi