Cho dù công nghệ cổng thông tin điện tử không còn mới, nó đ đƣợc sử dụng khá nhiều tại các cơ quan nhà nƣớc, cũng nhƣ tại các doanh nghiệp … cổng thông tin của khoa Công nghệ sinh học mặc dù cũng đƣợc coi nhƣ một subdomain trên cổng thông tin của Viện Đại học Mở Hà Nội. Nhƣng hầu hết nó cũng yêu cầu đƣợc phát triển có giao diện web, nơi tích hợp rất nhiều kênh thông tin, các ứng dụng đƣợc phân phối tới ngƣời dùng khác nhau tùy thuộc vào nhóm quyền, nhu cầu cũng nhƣ mục đích sử dụng của ngƣời đó.
Nó cũng phải đƣợc phát triển làm sao đó để có thể dễ bảo trì, tích hợp, mở rộng, v.v… đặc biệt là khả năng tùy biến, cá nhân hóa, tính bảo mật cao.
Và cũng phải đảm bảo một số tính năng cơ bản để có thể phân biệt cổng thông tin với một website tổng hợp tin tức, ứng dụng quản trị nội dung website, hoặc một ứng dụng chạy trên nền Web.
Khả năng cá nhân hoá (Customization hay Personalization):
thông tin, ứng dụng theo yêu cầu sử dụng. Khả năng cá nhân hóa trong một cổng thông tin thƣờng đƣợc thể hiển thông qua tính năng nhƣ: Tự tùy chỉnh Look & Feel theo theme mình lựa chọn, tùy chỉnh Layout theo ý mình, cho phép ngƣời dùng tùy chỉnh từng portlet trong page:
Tích hợp nhiều loại thông tin (Content aggregation)
Đây là một đặc tính quan trọng của hệ thống portal, đặc tính này thể hiện
portal có thể mở rộng đƣợc hay không. Đặc tính này thể hiện qua thuật ngữ "ghép là
hạ ", có nghĩa là khi cần mở rộng thêm thành phần (module) dịch vụ mới, thì chỉ
cần điều chỉnh và tích hợp lại thông tin của module dịch vụ đó một cách đơn giản, nhanh chóng và tức thì đối với hệ thống mà không phải biên dịch lại hoặc viết lại m chƣơng trình.
Ngoài ra cổng thông tin cho phép tích hợp nội dung thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau cho nhiều đối tƣợng sử dụng. Sự khác biệt giữa các nội dung thông tin sẽ đƣợc xác định qua các ngữ cảnh hoạt động của ngƣời dùng (User-specific Context), ví dụ nhƣ đối với từng đối tƣợng sử dụng sau khi trải qua quá trình xác thực thì sẽ đƣợc cung cấp các thông tin khác nhau, hoặc nội dung thông tin sẽ đƣợc cung cấp khác nhau trong quá trình cá nhân hoá thông tin.
Xuất bản thông tin (Content syndication)
Một trong những đặc tính quan trọng của portal là xuất bản thông tin cho ngƣời dùng cuối qua các tiêu chuẩn đ đƣợc công bố và thừa nhận trên toàn thế giới. Với các dữ liệu đƣợc xuất bản theo tiêu chuẩn này, ngƣời dùng cuối có thể khai thác, sử dụng mà không cần thông qua giao diện tƣơng tác của hệ thống mà sử dụng một số phần mềm của h ng thứ 3.
Hiện tại có nhiều chuẩn xuất bản thông tin, nhƣng tất cả các chuẩn xuất bản thông tin đƣợc ủng hộ và sử dụng nhiều nhất trên thế giới đều lấy cơ sở ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML (eXtensible Markup Language) làm nền tảng, đáng kể là RDF (Resource Description Format), RSS (Realy Simple Syndication), NITF (News Industry Text Format), NewsML và ATOM Syndication Format. Hiện tại có
Hỗ trợ nhiều môi trƣờng hiển thị thông tin (Multidevice support)
Cho phép hiển thị cùng một nội dung thông tin trên nhiều loại thiết bị khác nhau nhƣ: màn hình máy tính (PC), thiết bị di động (Mobile Phone, Smart phone, PDA), định dạng gửi ra máy in hoặc thiết bị Fax,... một cách tự động bằng cách định dạng hiển thị tài liệu tùy thuộc vào loại thiết bị và phƣơng thức hiển thị trên các thiết bị đó. Ví dụ: cùng một nội dung đó, khi hiển thị trên màn hình máy tính thì sử dụng HTML, nhƣng khi hệ thống xác định đƣợc thiết hiển thị là PDA hay mobile phone, hệ thống sẽ loại bỏ các ảnh có trong nội dung và tự động chuyển nội dung đó sang định dạng WML (Wireless Markup Language) để phù hợp cho việc hiển thị trên màn hình của thiết bị di động.
Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign On)
Đây là một tính năng rất quan trọng để phân biệt Portal với web truyền thống. Khi hệ thống cung cấp tính năng này, ngƣời sử dụng chỉ cần đăng nhập đúng một (01) lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng hệ thống, mỗi khi dịch chuyển giữa các màn hình làm việc hoặc các module nghiệp vụ thì không cần phải đăng nhập lại, và khi đó các thành phần của hệ thống phải tự nhận biết đƣợc đó là ngƣời sử dụng nào, thẩm quyền đến đâu. Khi ta đăng nhập vào hệ thống thì ta có thể vào các mục tiện ích của trang web mà không cần đăng nhập lại.
Quản trị portal (Portal administration)
Cung cấp giao diện backend hỗ trợ quản trị hệ thống cổng thông tin từ xa qua giao diện web. Cho phép ngƣời quản trị xác định, điều chỉnh cách thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và định dạng chi tiết đồ họa (Look-and-Feel). Ngoài ra, ngƣời quản trị còn có khả năng định nghĩa các nhóm ngƣời sử dụng, quyền truy cập và sử dụng thông tin trên các kênh thông tin đƣợc thiết lập trên cổng.
Quản trị ngƣời dùng (Portal user management)
Tính năng này cung cấp các khả năng quản trị ngƣời dùng cuối, tuỳ thuộc vào đối tƣợng sử dụng của hệ thống. Tại đây, ngƣời sử dụng có thể tự đăng ký trở thành thành viên hoặc đƣợc ngƣời quản trị tạo lập và gán quyền sử dụng tƣơng ứng.
Đồng thời, hệ thống phải hỗ trợ và tích hợp công việc quản trị và xác thực ngƣời dùng bằng tiêu chuẩn công nghiệp LDAP. Mặt khác, phân quyền sử dụng phải mềm dẻo và có thể thay đổi đƣợc khi cần.
Cung cấp các khả năng quản trị ngƣời dùng cuối. Chức năng này tập trung vào 3 nhiệm vụ chính là quản lý thông tin ngƣời dùng (User Profile), quản lý xác thực truy cập (Authentication) và quản lý việc phân quyền (Authorization). Chức năng đăng ký có thể thực hiện theo nhiều cách tùy theo số lƣợng thành viên nhiều hay ít:
- Ngƣời quản trị có thể thiết lập cấu hình cho phép ngƣời sử dụng có thể tự đăng
ký trở thành thành viên và đƣợc phép sử dụng sau khi tài khoản đăng ký đƣợc phê chuẩn.
- Ngƣời quản trị tạo lập và gán quyền sử dụng cho ngƣời sử dụng, sau đó thông
báo cho ngƣời sử dụng biết (bằng điện thoại, email,. ..).
Hiện tại phƣơng pháp phân quyền sử dụng dựa trên vai trò (Role-based security) đƣợc sử dụng nhƣ một tiêu chuẩn trong các hoạt động xác định quyền truy cập và cung cấp thông tin cho các đối tƣợng khác nhau trong các CTTĐT cũng nhƣ các ứng dụng Web. Ngoài ra, việc quản lý tài khoản và phân quyền cho ngƣời dùng đƣợc quản lý tập trung thống nhất xuyên suốt trong toàn hệ thống dựa trên tiêu chuẩn Directory Service (ví dụ LDAP).