III. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Ba lan:
2. Thủ tục nhập, xuât kho NVL:
2.1 Đối với vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu nhập vào được tiến hành kiểm nghiệm nhưng chưa có biên bản kiểm nghiệm.
Sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn đối chiếu các chỉ tiêu, chủng loại quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng phẩm chất ghi trên hóa đơn với thực tế thì thủ kho sẽ tiến hành nhập kho. Sau khi có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như người giao hàng, thủ kho, phụ trách cung tiêu, sẽ được lập thành 3 liên :
1 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho 1 liên gửi cho bộ phận cung ứng
1 liên gửi cho phòng kế toán
VD: Công ty đã mua gạo tẻ của công ty TNHH Thúy Đạt- Nam Định theo hóa đơn GTGT số 0000320 . (Xem phụ lục 7)
Khi vật liệu về đến kho căn cứ vào hóa đơn thấy hợp lý cho tiến hành nhập kho số hàng thực nhập. (Xem phụ lục 8)
2.2. thủ tục xuất kho NVL:
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nhân viên ở các phân xưởng lập phiếu xuất kho có chữ ký của quản đốc phân xưởng rồi chuyển cho phòng kỹ thuật , phòng vật tư kiêm tra đối chiếu mức tiêu hao nguyên vât liệu và kế hoach sản xuất. Trưởng phòng kỹ thuật ký xác nhận vào phiếu, thủ kho căn cư vào vật liệu còn lại trong kho để xuầt kho, ghi lượng thực
xuất và ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký người nhận hàng, thủ kho, phụ trách cung tiêu và được lập thành 3 liên :
1 liên chuyển về phòng kế toán
1 liên thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho 1 liên giao cho người lĩnh vật tư
Thủ kho gửi phiếu xuất kho và đơn xin lĩnh vật tư lên phòng kế toán, phòng kế toán căn cứ vào chứng từ này để xuất kho.
VD: ngày 31/ 3/ 2004 xuất 8.000 kg gạo tẻ cho phân xưởng bia (Xem phụ lục
9)
KT định khoản:
Nợ TK621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK152 – nguyên vật liệu xuất kho
2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty cổ phần Ba Lan:
Để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho của NVL theo từng loại, số lượng, chất lượng, chủng loại công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để tiến hành hạch toán. Việc hạch toán chi tiết NVL được tiến hành song song giưã thẻ kho và phòng kế toán.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song
như sau: (xem biểu 02)
VD: trong tháng 3/ 2004 sau khi nhận được phiếu nhập kho và phiếu xuất kho thủ kho lập thẻ kho cho loại vật liệu gạo (xem phụ lục 10)
(Xem sổ chi tiết nguyên vật liệu – phụ lục 11)