II. TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN :
2. Phương thức phục vụ hiện đại
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y – Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng.
Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập thông tin vào CSDL trên máy. Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từ khóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT.
Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm: - Giới thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm.
- Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chức ngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam và thế giới.
+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận án và các công trình nghiên cứu y dược. Các danh mục này đều được tra cứu qua phần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên.
+ Tài liệu trong và ngoài nước.
- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam.
- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế chủ đề Y học Medline…
- Hỏi đáp thường xuyên.
+ Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận của mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác.
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất.
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001. Phần mềm này dùng để tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát và nhìn nhận em thấy. CSDL trên máy bao gồm:
- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu. - Bài trích báo: 33583
- Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu. - Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu.
- Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu.
Ilib 4.0 là phần mềm cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí, sách báo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng. Với khoảng 10000 biểu ghi trong CSDL sách và 18000 biểu ghi CSDL y bài trích. Giúp cho NDT có thể nhanh chóng tìm kiếm hầu hết được các tên đầu sách mỗi biểu ghi sẽ cho ta tìm thấy các dữ liệu mà ta cần.
Việc ứng dụng phần mềm Medlip trong công tác xử lý, phục vu thông tin đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng, cũng như việc tìm và tra cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao.
Trình tự tìm tin được tiến hành như sau: NDT đưa ra yêu cầu tin, sau đó cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin trên máy. Nếu NDT có yêu cầu thì cán bộ tìm tin có thể in tài liệu cho NDT.
Từ ngày 12/6/2001 Thư viện đã hoàn thành việc nối mạng Internet cho toàn bộ mạng máy tính của Thư viện. Ngoài ra Thư viện còn trang bị băng hình, tài liệu về y học thực hành. Hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên và cán bộ ngành y tế học tập.