Admin của nhà cung cấp dịch vụ có chức năng nhƣ quản lý gói dịch vụ: Thêm mới, Sửa, Xóa, đặt dung lƣợng; Quản lý Khách hàng: Khách hàng đang có (Khách hàng đang có dịch vụ và thời gian hết hạn dịch vụ vẫn còn), Khách hàng mới khởi
108
tạo (Khách hàng không có dịch vụ nhƣng đã thanh toán), Khách hàng cũ (Khách hàng đã hết hạn dịch vụ) và Khách hàng đăng kí dịch vụ (Khách hàng mới đăng kí trên trang chủ nhà cung cấp, cần xác nhận thanh toán)
Quản lý dịch vụ: Trong phần quản lý dịch vụ, trong phần thêm mới dịch vụ admin tạo các gói dịch vụ, thuộc module, đồng thời thiết lập cƣớc khởi tạo và cƣớc hàng tháng cho dịch vụ
Hình 55: Thêm mới gói dịch vụ
Thiết đặt dung lƣợng dịch vụ: Chọn gói dịch vụ, nhập dung lƣợng ban đầu và ấn thêm mới để lƣu lại thiết lập
109
Admin thêm khách hàng từ trong mục bất kì mục khách hàng nào, nhập thông tin và lƣu để thêm mới khách hàng, khi đó khách hàng sẽ nằm trong mục “Khách hàng mới khởi tạo”. Thông tin đăng nhập của khách hàng khi khởi tạo mặc định là username/password: admin/cbiz123456. Sau khi khởi tạo khách hàng, admin sẽ thêm mới dịch vụ cho khách hàng bằng việc chọn khách hàng, Sửa, chọn dịch vụ
Hình 57: Xem thông tin khách hàng
Admin chọn gói dịch vụ cho khách hàng, nhập thời gian bắt đầu và thời hạn, thời gian hết hạn sẽ tự động tính dựa trên thời gian bắt đầu và thời hạn dịch vụ để thanh toán.
110
Trong trƣờng hợp khách hàng muốn thêm dung lƣợng dịch vụ, admin sẽ chọn một gói dịch vụ có sẵn (gói dịch vụ 1G, 2G...) và nhập thời gian bắt đầu, thời hạn sử dụng, dung lƣợng dịch vụ khách hàng sẽ tăng lên.
Quản lý module: Quản lý module sẽ giúp admin nhà cung cấp quản lý không chỉ là quản lý tài liệu mà có thể quản lý nhiều mặt khác, ví dụ nhƣ Quản lý nhân sự hay quản lý dòng tiền, nếu đƣợc phát triển trong tƣơng lai
Hình 59: Quản lý module
Admin thêm mới module bằng cách ấn nút ”Thêm module mới” và nhập thông tin cho module, module sẽ đƣợc khởi tạo
Quản lý tài liệu: Tài liệu ở đây là hƣớng dẫn sử dụng phần mềm và những tài liệu liên quan đến phần mềm. Admin thêm mới tài liệu và chọn module mà tài liệu hƣớng dẫn định vị, rồi ấn lƣu để tiến hành thêm mới tài liệu
Hình 60: Quản lý tài liệu hƣớng dẫn sử dụng
4.2 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với người dùng dịch vụ
4.2.1 Quản trị của khách hàng (người dùng)
Trong trang admin của ngƣời dùng, admin có quyền thêm mới tài khoản ngƣời dùng, phong ban, phân quyền phòng ban và ngƣời dùng, khóa/mở khóa tài khoản. Để đăng nhập vào trang admin của ngƣời dùng, tài khoản admin sẽ ở dƣới dạng tendangnhap@tenmien với mật khẩu mặc định là cbiz123456.
111
Hình 61: Quản lý tài khoản ngƣời dùng.
Admin tiến hành thêm tài khoản mới bằng cách chọn “Thêm tài khoản mới”.
Hình 62: Thêm mới tài khoản
Admin nhập thông tin tài khoản rồi ấn lƣu thông tin tài khoản.
Hình 63: Thêm mới phòng ban
Ngƣời dùng chọn Phòng ban-> thêm mới phòng ban rồi nhập thông tin phòng ban, sau đó ấn nút Thêm mới để thêm mới phòng ban.
112
Sau khi nhập mới thông tin phòng ban, admin tiến hành phân quyền cho phòng ban đó bằng cách chọn phòng ban rồi tích vào quyền cần phân rồi ấn Xác nhận để lƣu quyền hạn.
Hình 64: Phân quyền phòng ban
Để gán ngƣời dùng vào phòng ban, admin chọn ngƣời dùng rồi ấn “Gán phòng ban” để gán phòng ban cho ngƣời dùng.
Hình 65: Gán phòng ban cho ngƣời dùng
Để phân quyền cho ngƣời dùng, admin chọn ngƣời dùng cần phân quyền rồi tích vào quyền cần gán, cũng giống nhƣ phân quyền phòng ban. Tuy nhiên quyền của phòng ban sẽ đƣợc tích sẵn cho ngƣời dùng khi tiến hành phân quyền cho ngƣời dùng.
Để chỉnh sửa thông tin tài khoản ngƣời dùng, admin chọn Thông tin cá nhân rồi tiến hành chỉnh sửa thông tin tài khoản ngƣời dùng. Ngoài ra, admin có quyền khóa/mở khóa tài khoản, khóa tài khoản sẽ làm cho tài khoản không hoạt động.
113
4.2.2 Trang người dùng
4.2.2.1 Quản lý tài liệu
Hình 66: Giao diện quản lý tài liệu
Trong mục “Quản lý tài liệu”, ngƣời dùng có thể sao chép đƣờng dẫn tài liệu, phân quyền xem tài liệu, tải xuống tài liệu, chia sẻ tài liệu qua email cũng nhƣ sửa và xóa tài liệu.
Chia sẻ tài liệu
Hình 67: Giao diện chia sẻ tài liệu
Ngƣời dùng có 3 lựa chọn để chia sẻ tài liệu: công khai, chia sẻ giới hạn và cá nhân, nếu ngƣời dùng chọn chia sẻ giới hạn, một danh sách sẽ hiện ra để ngƣời dùng nhập thông tin nhóm/ ngƣời dùng để chia sẻ tài liệu. Sau khi chọn xong danh sách nhóm/ danh sách ngƣời dùng, thực hiện ấn vào lƣu để tiến hành chia sẻ tài liệu.
114 Thêm mới tài liệu
Hình 68: Thêm mới tài liệu
Ngƣời dùng nhập thông tin vào và ấn lƣu để lƣu thông tin tài liệu, giao diện thêm mới cũng giống nhƣ giao diện chỉnh sửa.
Xem tài liệu mình chia sẻ
Hình 69: Xem tài liệu mình chia sẻ
Văn bản của ngƣời dùng chia sẻ cho ngƣời khác sẽ đƣợc hiển thị ở đây. Chức năng này sẽ liệt kê các tài liệu mình chia sẻ cho ngƣời khác.
115 Xem tài liệu đƣợc nhận
Hình 70: Xem tài liệu đƣợc nhận
Danh sách ngƣời dùng chia sẻ tài liệu cho mình sẽ đƣợc thể hiện ở đây, bao gồm thông tin ngƣời chia sẻ tài liệu, số lƣợng tài liệu chia sẻ và xem chi tiết danh sách tài liệu ngƣời chia sẻ chia sẻ cho mình.
Hình 71: Xem danh sách tài liệu đƣợc xem bởi ngƣời dùng
Chia sẻ tài liệu qua email
Ngƣời dùng chọn chức năng chia sẻ tài liệu qua email, điền thông tin chia sẻ, đƣờng dẫn văn bản sẽ đƣợc gửi qua email tới ngƣời nhận.
116
Hình 72: Gửi email link tài liệu
Hình 73: Điền thông tin chia sẻ qua email
117
4.2.2.2 Quản lý loại văn bản
Hình 75: Quản lý loại văn bản
Có những loại tài liệu chung, ngoài ra ngƣời dùng đƣợc phân quyền phù hợp có thể định nghĩa thêm loại tài liệu khác bằng cách ấn Thêm mới.
Thêm mới loại văn bản
Hình 76: Thêm mới loại văn bản
Ngƣời dùng nhập vào thông tin chuyên mục và chọn chuyên mục cha để thiết lập loại văn bản. Tƣơng tự khi sửa loại văn bản.
118
4.2.2.3 Quản lý thƣ mục
Hình 77: Quản lý thƣ mục
Ngƣời dùng chọn quản lý thƣ mục, hệ thống sẽ liệt kê danh sách thƣ mục của hệ thống.
Thêm mới thƣ mục
Hình 78: Thêm mới thƣ mục
Ngƣời dùng nhập thông tin thƣ mục để thêm mới, sau đó ấn lƣu. Tƣơng tự khi chỉnh sửa thƣ mục.
4.2.2.4 Quản lý sổ văn bản
Ngƣời dùng chọn quản lý sổ văn bản, hệ thống sẽ liệt kê danh sách sổ văn bản của hệ thống
119 Thêm mới sổ văn bản
Hình 79: Thêm mới sổ văn bản
Ngƣời dùng nhập thông tin sổ văn bản để thêm mới, sau đó ấn lƣu. Tƣơng tự khi chỉnh sửa sổ văn bản.
4.2.2.5 Quản lý tài liệu đã bị xóa.
Hình 80: Danh sách tài liệu đã bị xóa
Tài liệu khi đã bị xóa ở trong trang “Quản lý tài liệu” sẽ nằm trong danh sách tài liệu bị xóa. Để khôi phục tài liệu đã bị xóa, ngƣời dùng ấn nút khôi phục.
4.2.2.6 Quản lý văn bản đến
120
Ngƣời dùng chọn menu Văn bản đến-> Thêm mới và nhập thông tin văn bản đến, sau đó ấn lƣu đề lƣu văn bản đến. Việc nhập văn bản đến do ngƣời có quyền hành thực hiện, sau khi văn bản đến đã nhập xong thì ngƣời có quyền hành sẽ tiến hành duyệt văn bản bằng cách chọn văn bản đến chƣa duyệt và nhập thông tin duyệt văn bản.
Hình 82: Duyệt văn bản đến
Sau khi duyệt văn bản đến, ngƣời có quyền hành sẽ tiến hành giao cho những ngƣời thuộc phòng ban hoặc cá nhân xử lý.
Hình 83: Chọn nhóm( xử lý) và cá nhân xử lý
Sau khi đã giao cho phòng và cá nhân xử lý, ngƣời dùng có thẩm quyền sẽ xem tình trạng xử lý của những ngƣời xử lý văn bản bằng cách chọn ”Xem xử lý”
121
Hình 85: Xem xử lý văn bản của ngƣời xử lý.
Đối với ngƣời xử lý văn bản, để xử lý văn bản thì ngƣời dùng chọn Văn bản đến chƣa xử lý, chọn văn bản xử lý và tiến hành xử lý văn bản và ấn Hoàn tất để kết thúc xử lý văn bản. Nếu chọn tình trạng văn bản là “Đang xử lý” thì vào Menu Văn bản đến-> văn bản đến đang xử lý để tiếp tục xử lý văn bản, nếu là “Đã xử lý” thì vào Menu Văn bản đến-> Văn bản đến đã xử lý để xem văn bản đã kết thúc xử lý.
Hình 86: Xử lý văn bản
122
4.2.2.7 Quản lý văn bản đi.
Hình 88: Nhập mới văn bản đi
Ngƣời dùng nhập mới thông tin văn bản đi và ấn lƣu để thêm văn bản đi. Sau khi thêm văn bản đi thì văn bản sẽ xuất hiện trong phần Văn bản đi chƣa duyệt. Ngƣời dùng có thẩm quyền sẽ tiến hành duyệt văn bản đi. Quá trình duyệt văn bản cũng tƣơng tự nhƣ văn bản đến.
123
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 5.1 Các kết quả đạt được
Quản lý tài liệu là một phần mềm vô cùng có ích không chỉ cho cá nhân, doanh nghiệp nhỏ mà còn hữu ích cho doanh nghiệp lớn. Vì thế triển khai phần mềm quản lý tài liệu dựa trên nền tảng đám mây đem lại cho ngƣời dùng rất nhiều lợi ích nhƣ tiết kiệm chi phí, nhân lực hay cơ sở hạ tầng. Ngoài ra, những yêu cầu cơ bản đã đƣợc phân tích, từ đó sơ đồ trình tự và mô hình thực thể - quan hệ của ứng dụng quản lý tài liệu cũng đã đƣợc xây dựng dựa trên yêu cầu bài toán.
Hệ thống quản lý tài liệu đã thực hiện đƣợc những yêu cầu cơ bản nhƣ sau: Hệ thống quản lý tài liệu có trang chủ giúp cho khách hàng dễ dàng đăng kí sử
dụng sản phẩm cũng nhƣ cho phép khách hàng tham khảo các gói sản phẩm của hệ thống.
Admin nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu thực hiện quản lý module, quản lý khách hàng bao gồm thêm mới, sửa, xóa cũng nhƣ quản lý dịch vụ của khách hàng: thêm mới dịch vụ, sửa, xóa dịch vụ. Đồng thời, admin nhà cung cấp cũng có thể quản lý tài liệu hƣớng dẫn sử dụng cũng nhƣ các văn bản hƣớng dẫn liên quan đến ứng dụng quản lý tài liệu.
Admin bên sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu có thể thực hiện công việc quản lý tài khoản bên sử dụng dịch vụ, bao gồm thêm mới, sửa, xóa. Ngoài ra, admin còn quản lý phòng ban: thêm, sửa, xóa thông tin phòng ban. Cuối cùng, admin còn phân quyền cho phòng ban và ngƣời dùng, cho phép ngƣời dùng sử dụng một số chức năng nhất định tùy thuộc vào quyền hạn của ngƣời dùng.
Ngƣời dùng bên sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu có thể thực hiện quản lý tài liệu, bao gồm quản lý tài liệu: thêm, sửa, xóa tài liệu. Ngoài ra, ngƣời dùng còn chia sẻ tài liệu cho phòng ban cũng nhƣ cá nhân. Ngƣời dùng còn quản lý loại tài liệu, sổ văn bản, thƣ mục. Cuối cùng, một số các nghiệp vụ văn bản đến và văn bản đi, ví dụ nhƣ thêm mới/sửa/xóa văn bản đến/đi, duyệt/hủy duyệt văn bản đến/đi, giao xử lý văn bản đến và xem xử lý văn bản đến của ngƣời dùng
124
cũng đã đƣợc hoàn thành. Nghiệp vụ ngƣời dùng đƣợc giao xử lý văn bản đến cũng đã đƣợc thực hiện.
5.2 Cải thiện trong tương lai
Mặc dù ứng dụng quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên để dáp ứng nhu cầu cao hơn nữa của ngƣời dùng, một số chức năng sẽ cần phải cải thiện và phát triển nhƣ:
Hệ thống thông báo xử lý văn bản qua tin nhắn: Hệ thống này sẽ thông báo những tài liệu cần đƣợc xử lý cho ngƣời dùng nhất định thông qua tin nhắn SMS. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho ngƣời dùng khi tìm văn bản cần xử lý. Ngoài ra, gửi tin nhắn qua SMS và email giúp cho ngƣời dùng nhanh chóng xử lý công việc trong thời gian sớm nhất.
Hệ thống xem văn bản trực tuyến: Xem tài liệu và văn bản trực tiếp ngay trên trình duyệt sẽ tiết kiệm thời gian xử lý cho ngƣời dùng. Đồng thời, giúp ngƣời dùng thuận tiện xem trƣớc nội dung văn bản và tiết kiệm dung lƣợng ổ cứng khi cần phải xử lý tài liệu.
Ngoài ra, hiện nay các thiết bị di động thông minh với nhiều ƣu điểm đang dần thay thế máy tính trong công việc. Vì thế, sẽ thực hiện nâng cấp phần mềm để có thể chạy tốt trên cả máy tính cá nhân lẫn thiết bị di động là một ý tƣởng khả thi.
125
Tài liệu tham khảo
1. Kavis, M. J. (2014). Architecting the Cloud: Design Decisions for Cloud Computing Service Models (SaaS, PaaS, and IaaS). Wiley; 1 edition.
2. OpenShift. (n.d.). Enterprise Feature and benefit. Retrieved October 19,
2014, from OpenShift.com:
https://www.openshift.com/products/enterprise/features-and-benefits
3. Reese, G. (2009). Cloud Application Architecture: Building Application and
infrastructure in the cloud (Tập II). Orelly Media Inc.
4. Rhoton, J. (2009). Cloud computing explained, - implementation handbook for enterprises. Recursive Press.
5. Smith, M. (2014, June 4). The history and development of cloud computing. Retrieved October 19, 2014, from https://blog.aerofs.com/the-history-and- development-of-cloud-computing/
6. Wikipedia. (2013, March 15). OpenShift. Retrieved October 19, 2014, from
Wikipedia.com: http://vi.wikipedia.org/wiki/OpenShift.
7. OPENSHIFT ENTERPRISE: AN ON-PREMISE, PRIVATE PaaS BY RED HAT. (2013). Retrieved October 23, 2014, from https://www.openshift.com/sites/default/files/rhc-openshift-enterprise-paas- datasheet.pdf
8. Pastor, P. MVC for Noobs (2010). Retrieved October 30, 2014, from: http://code.tutsplus.com/tutorials/mvc-for-noobs--net-10488