Trong quá trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin có một số công cụ mô hình hoá việc phân tích và thiết kế hệ thống đó là các sơ đồ: Sơ đồ chức năng kinh doanh - BFD (Business Function Diagram) , sơ đồ luồng dữ liệu - DFD (Data Flow Diagram) . Sử dụng các sơ đồ này trong phân tích thiết kế nó mang tính trực giác cao, dễ viết, dễ đọc và theo dõi tài liệu phân tích thiết kế.
3.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin cho biết hệ thống cần phải làm gì, làm đợc gì chứ không cho biết là phải làm nh thế nào.
Với sơ đồ này, chúng ta cha cần biết đến các phơng tiện để thực hiện đ- ợc các chức năng đó nh: bằng tay, giao tác ngời - máy hay tự động hoàn toàn…Ngoài ra ta cũng cha cần quan tâm phân biệt chức năng hành chính hay chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đều quan trọng nh nhau cần đợc xử lý nh nhau bởi mỗi chức năng là một phần của hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống rất phức tạp. Do đó trong quá trình phân tích để làm đơn giản từng chức năng của hệ thống ngời ta tiến hành phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh. Bản chất của việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh là mỗi chức năng của hệ thống lại đợc phân tích thành nhiều chức năng chi tiết hơn, đơn giản hơn theo một cấu trúc hình cây.
Phân cấp sơ đồ chức năng giúp cho phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết, từ logic đến vật lý. Trên cơ sở đó, phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có thể phân công công việc cho từng nhóm phị trách một mức, một chức năng nào đó của hệ thống. Điều này đảm bảo công việc không bị trùng lắp, quản lý phát triền dự án dễ dàng hơn.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa tin học kinh tế
Xây dựng sơ đồ BFD thực chất là quá trình phân rã các chức năng của hệ thống từ một chức năng lớn (ở cấp cao hơn) thành những chức năng nhỏ hơn đơn giản hơn (cấp thấp hơn) theo một cấu trúc hình cây.
Nguyên tắc xây dựng sơ đồ chức năng
Mỗi chức năng đợc biểu hiện bằng một khối
Tuần tự: Các chức năng của hệ thống đợc ghi một cách tuần tự theo cách xuất hiện của chúng
Lựa chọn: Khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu "0" vào góc trên bên phải của khối chức năng
Lặp: nếu một quá trình đợc thực hiện hơn 1 lần thì đánh dấu"*" vào góc trên bên phải của khối chức năng
Tên của sơ đồ cũng nh tên mỗi chức năng cần đợc đặt đầy đủ, rõ ràng để ngời đọc dễ hiểu, dễ phân biệt tên mỗi chức năng
Sơ đồ cần đợc xây dựng đầy đủ các chức năng nhng đơn giản và chính xác. Các chức năng ở cùng một mức thì có độ phức tạp nh nhau.
3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu - DFD
3.2.1. Khái niệm về DFD
DFD là một công cụ mô hình đợc sử dụng trong quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, biểu diễn quá trình lu chuyển của dữ liệu và các xử lý trong hệ thống thông tin. DFD có một vị trí rất quan trọng trong việc phát triền hệ thống thông tin, đợc sử dụng gần nh trong tất cả các giai đoạn phát triền hệ thống thông tin.
- Trong giai đoạn Phân tích: DFD đợc sử dụng để xác định yêu cầu của ngời sử dụng.
- Trong giai đoạn thiết kế: DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho Phân tích viên hệ thống và ngời dùng khi thiết kế hệ thống mới.
- DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với Phân tích viên hệ thống và ngời dùng, cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa tin học kinh tế
cách đầy đủ và xúc tích, cung cấp cho ngời sử cụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lu truyền thông tin trong hệ thống đó. Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình xử lý. DFD chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng là nó chỉ ra rõ rằng những thông tin nào cần phải có trớc khi cho thực hiện một hàm hay một quá trình xử lý. Điều này nhấn mạnh việc định danh các yêu cầu dữ liệu và xếp DFD vào một phần của quá trình phân tích chứ không phải của quá trình điều tra.
3.2.2. Các ký pháp của sơ đồ DFD
Các hình quy ớc sử dụng trong sơ đồ DFD