a. Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế chặt chẽ vàđể phù hợp với hình thức nhật ký chung, công ty cổ phẩn Long Sơn tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Hình 2.5 Hệ thống kế toán của công ty.
- Kế toán trưởng (1 người) tổ chức vàđiều hành công tác kế toán tài chính, đôn đốc giám sát, kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp các thông tin chính của công ty thành các báo cáo tài chính cóý nghĩa giúp cho việc xử lý và quyết định của giám đốc đồng thời phải chịu trách nhiệm trước kết toán về tài chính, kế toán của công ty.
- Bộ phận kế toán NVL, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến NVL. Sau đó chuyển giao đối chiếu các bảng, kêđã lập với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiên mặt, tiền gửi ngân hàng: (1 người).
Kế toán có nhiệm vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập bảng kê tổng hợp.
- Kế toán tiền lương, bảo hiểm và kinh phí công đoàn (1 người): Kế toán đối chiếu sổ sách, thống nhất cách ghi chép theo dõi việc thực hiện các hợp đồng của công ty. Mở sổ sách theo dõi công nợđến từng khách hàng.
- Thủ quỹ: (1 người) thủ quỹ cùng với kế toán thanh toán tiến hành thu chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi, tại công ty.
Thủ quỹ Kế toán trưởng Bộ phận kế toán NVL Bộ phận kế toán tiền mặt TGNH Bộ phận kế toán tièn lương BH và Bộ phận kế toán công nợ khách hàng
b. Hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp:
Hình thức kế toán được công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý nói chung, trình độcủa bộ máy kế toán nói riêng, trang thiết bị làm việc mà lựa chọn các phương pháp ghi sổ thích hợp. Tuy nhiên trong mọi trường hợp tổ chức hệ thống sổ kế toán cần tuân thủ theo một số nguyên tắc sau:
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệđể ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.
Hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơđồ sau:
Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Nhật ký chung bao gồm: + SổNhật ký chung
+ Sổ cái tài khoản + Sổ chi tiết tài khoản + Chứng từ sử dụng:
+> Chứng từ quỹ: Chứng từ quỹđược đánh số từ 1-n vàđược tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như là phiếu thu, phiếu chi đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan như giấy xin tạm ứng, hoáđơn mua hàng
+> Chứng từ ngân hàng: Được đánh số từ 1- n vàđược tập hợp hàng tháng, hàng quý là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hang.
+> Chứng từ thanh toán: Được đánh số từ 1- n gồm hoáđơn thanh toán vật tự, hàng hoá dịch vụ mua ngoài.
+> Chứng từ vật tư vật liệu: Được đánh số từ 1- n bao gồm phiếu nhập vật liệu, phiếu xuất vật liệu
+> Chứng từ kế toán khác: Được đánh số từ 1- n bao gồm những chứng từ không thuộc các loại chứng từ trên như bảng tính lãi, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
- Hạch toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh kế toán, thủ quỹ, thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào các sổ chi tiết hoặc các thẻ chi tiết đểđưa ra bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu và các bảng tổng hợp chi tiết khác đểđối chiếu với sổ cái và sổNhật ký chung nhằm tìm ra sai sót vàđưa ra biện pháp khắc phục, sửa chữa phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
- Hạch toán tổng hợp: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đãđược sử lý về mặt nghiệp vụ kế toán tổng hợp nhạp dữ liệu. Tất cả các dữ liệu được chuyển vào Nhật ký chung, các dữ liệu này sau khi sử ly se tựđộng đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết, cập nhật vào các loại sổ cái có liên quan đồng thời lập bảng cân đối tài khoản, các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm nhiều loại khác như báo cáo đinh kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải quy định hệ thống báo cáo tài chính về doanh mục báo cao, nội dung, phương pháp lập, kỳ hạn lập
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp được sử dụng bao gồm:
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh