2.3.1 Phần hành kế toán TSCĐ:
Là một doanh nghiệp cung cấp dich vụ vận tải, TSCĐ chiếm một giá trị lớn trong tổng Tài sản của công ty và được phân làm 2 loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
*) TSCĐ hữu hình gồm nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải và TSCĐ khác..
Máy móc thiết bị bao gồm các loại TSCĐ được sử dụng tại phân xưởng, phục vụ cho quá trình sửa chưa bảo dưỡng phương tiện vận tải.
Phương tiện vận tải bao gồm 18 ôtô vận tải và 2 ôtô con phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Các TSCĐ khác dùng cho văn phòng như: máy tính, máy photocopy, máy in,…
*) TSCĐ vô hình: quyền sử dụng khu đất trụ sở công ty, khu đất xưởng sửa chữa xe.
TSCĐ đồng thời được quản lý về mặt số lượng và giá trị bởi kế toán vật tư kiêm TSCĐ. Theo đó, mỗi TSCĐ hoặc các TSCĐ cùng loại có giá trị nhỏ sẽ được mở một bộ hồ sơ riêng tập hợp toàn bộ các chứmg từ liên quan đến TSCĐ từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán.
b) Chứng từ:
- Biên bản giao nhận TSCĐ ( mẫu số 01-TSCĐ/BB) - Thẻ TSCĐ (mẫu số 02- TSCĐ/BB)
- Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu số 03-TSCĐ/BB
- Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành ( mẫu số 04- TSCĐ/HD)
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ/HD)
- Chứng từ khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Theo dõi nguyên giá TSCĐ: + TK 211 “TSCĐ hữu hình”- Tài khoản này được chi tiết thành 3 tiểu khoản là: TK 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc;TK 2112 Máy móc, thiết bị; TK 2113 Phương tiện vận tải .
+ TK 212: TSCĐ thuê tài chính
+ TK213: TSCĐ vô hình (TK2131: quyền sử dụng đất) - Theo dõi hao mòn TSCĐ: + TK 214 : Hao mòn TSCĐ
+2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình + 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính + 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình.
d) Hạch toán chi tiết:
TSCĐ được theo dõi trên một sổ kế toán chi tiết mở chung cho toàn công ty, mỗi TSCĐ được theo dõi trên một dòng riêng.
Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng tính khấu hao TSCĐ dựa trên sự hỗ trợ của phần mền Excel. Kết quả tính sẽ được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết .Từ các sổ chi tiết TSCĐ, cuối kỳ kế toán sẽ căn cứ vào đây để lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Và dựa vào bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ này, kế toán lập các báo cáo tài chính.
đ) Hạch toán tổng hợp:
Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ chủ yếu gồm: tăng TSCĐ (do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành), giảm TSCĐ ( thanh lý, nhượng bán), khấu hao TSCĐ và sữa chữa thường xuyên.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ
(Nguồn tài liệu hướng dẫn thực hiện phần hành kế toán TSCĐ ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tô Minh Đức)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ tăng, giảm, Hoá đơn mua TSCĐ và Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ, ghi vào thẻ TSCĐ và Sổ kế toán chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào CTGS ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 211,213, 214. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ cái TK 211, 213, 214 lập Bảng cân đối số phát sinh của các TK 211, 213, 214 và căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết TSCĐ lập Bảng tổng hợp TK 211,213, 214. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu từ Bảng cân đối số phát sinh và
Sổ cái TK 211, 213,214
2.3.2. Phần hành kế toán vốn bằng tiền:
a) Đặc điểm vốn bằng tiền ở công ty:
Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có số vốn nhất định.Ngoài vốn cố định công ty phải có một số vốn lưu động để đủ tiến hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm hay trả lương cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền. Vốn bằng tiền hiện có của công ty gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng nên kế toán phải mở các sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này.
b) Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản kiểm kê quỹ, giấy thanh toán tạm ứng và các chứng từ khác liên quan đến quá trình thanh toán.
c) Tài khoản sử dụng: + TK111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng d) Hạch toán chi tiết:
Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được theo dõi trên 3 sổ kế toán chi tiết. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Kết quả tính sẽ được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết .Từ các sổ chi tiết cuối kỳ kế toán sẽ căn cứ vào đây để lập bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.Và dựa vào bảng tổng hợp chi tiết này, kế toán lập các báo cáo tài chính.
d) Hạch toán tổng hợp:
Sơ đồ 2.3 : Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Đối chiếu
(Nguồn tài liệu hướng dẫn thực hiện phần hành kế toán vốn bằng tiền ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tô Minh Đức)
Khi phát sinh các nghiệp liên quan đến hoạt động thu, chi bằng tiền thì kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào CTGS để ghi vào sổ đăng ký CTGS, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái TK 111, 112. Từ các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có kế toán tiến hành ghi vào báo cáo quỹ, sau đó ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư của từng tài khoản trên sổ chi tiết tiền mặt, TGNH và ở sổ cái TK 111, 112. Căn cứ vào sổ chi tiết TM, TNGH
Phiếu thu, phiếu chi, GBN,GBC
Báo cáo quỹ
Sổ chi tiết tiền mặt Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111, 112
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112
bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, sau đó dùng bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính.
2.5.2. Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
a) Đặc điểm lao động tại công ty:
Tổng số lao động hiện tại của công ty là 132 người .
Với đặc thù của một doanh nghiệp cung cấp dich vụ vận tải, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, Công việc tuyển dụng được giao cho phòng Hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT, BHTN… Theo đó, thời gian làm việc của nhân viên hành chính được tính theo ngày, còn đối với công nhân lái, phụ xe là khoán.
Hiện nay, công ty áp dụng song song 2 phương pháp tính lương: Tính lương theo thời gian đối với cán bộ quản lý và với phương thức khoán, dối với lái, phụ xe. .
Hàng tháng, trích BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ để trích lập vào chi phí và khấu trừ lương công nhân viên.
b) Chứng từ:
- Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lương, - Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
c) Tài khoản sử dụng:
- TK 334: Phải trả công nhân viên: TK 3341: Phải trả công nhân viên TK 3348: Phải trả người lao động khác
- TK: 338: Phải trả phải nộp khác TK: 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
d) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ.
Cuối kỳ, dựa trên Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và bảng kê trích lập các khoản phải trích theo lương, kế toán lập Bảng thanh toán lương và các khoản khác cho toàn công ty bằng phần mềm Excel và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển vào phần mềm kế toán có liên quan.
e) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Sơ đồ 2.5:Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
(Nguồn : Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ tổng hợp Tô Minh Đức)
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán lương, tạm ứng lương và các chứng từ Bảng chấm công, Bảng tính lương, Bảng phân bổ BHXH, Bảng thanh toán lương và BHXH, Kế toán tiến hành lập CTGS và ghi vào sổ kế toán chi tiết. Từ CTGS ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái TK 334, 338. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338, và từ Sổ cái TK 334, 338 để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu từ Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 và Bảng cân đối TK để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
Chứng từ lao động- tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 334, 338 -Bảng tính lương - Bảng trích lập BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP TÔ MINH ĐỨC
3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 3.1.1 ưu điểm.
- Với đặc thù ngành kinh doanh là cung cấp vật tư xây dưng lĩnh vực kinh doanh chính. Công ty cơ cấu tổ chức bộ máy và cơ cấu bộ máy kế toán tương đối chặt chẽ và ổn định.
- Công ty có bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tốt các giai đoạn hạch toán kế toán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán chứng từ, thu nhận ghi sổ xử lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
- Các nhân viên kế toán đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nên công tác kế toán được tiến hành một cách thống nhất. Tiến độ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối đầy đủ, thông tin được phản ánh tương đối chính xác. Công ty đã áp dụng đúng các chuẩn mực, chế độ, các quy đinh của Nhà nước về công tác kế toán.
-Nhân viên kế toán của Công ty thường xuyên tự nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nắm vững nghiệp vụ và vận dụng chế độ kế toán theo chuẩn mực một cách linh hoạt. Nhân viên phòng kế toán luôn đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nên mặc dù ngoài kinh doanh vận tải là chính, nhưng Công ty dã mở rộng ra kinh doanh nhiều lĩnh vực khác, nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều nhưng việc cung cấp và xử lý thông tin vẫn kịp thời, chính xác, đầy đủ.
3.1.2 Nhược điểm.
- Kết quả của báo cáo kế toán phụ thuộc vào kết quả của các phần hành kế toán, do vậy khi một phần hành kế toán không hoàn thành công việc thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo.
- Việc phân chia công việc theo từng phần hành làm cho mỗi nhân viên trong phòng chỉ hiểu rõ phần công việc mình làm, kém năng động trong việc tổng hợp số liệu và đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.
- Phòng kế toán mới chỉ tập trung làm công việc kế toán tài chính, phân tích các chỉ tiêu kế toán tài chính mà ít chú trọng nhiều đến phần kế toán quản trị.
- Kế toán trưởng đảm nhận cùng lúc quá nhiều công viêc: Giám sát, chỉ đạo tổ chức hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng la người thực hiện công tác kế toán tổng hợp thực hiện báo cáo tài chính quý, năm, phân tích các chỉ tiêu kinh tế qua các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.3.2.1. Ưu điểm 3.2.1. Ưu điểm
- Công ty đã tuân thủ các quy định kế toán hiện hành và vận dụng linh hoạt vào điều kiện cụ thể của mình. Các chứng từ kế toán được sử dụng phù hợp với nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
- Trách nhiệm lập và ký duyệt chứng từ được quy định rõ ràng, cụ thể, quá trình lập và luân chuyển chứng từ được giám sát chặt chẽ. Chứng từ sau khi sử dụng được bảo quản, lưu giữ tại phòng kế toán.
- Phù hợp với các chứng từ kế toán là hệ thống tài khoản với các tài khoản mẹ và tài khoản con đầy đủ được thiết kế, mã hoá khoa học, tạo thuận
lợi cho việc rà soát và kiểm tra đối chiếu. Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô hoạt động không quá lớn và phức tạp của công ty.
- Các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nên dễ dàng đảm đương công việc theo sự phân công, phân nhiệm, máy móc thiết bị và các điều kiện hỗ trợ khác cũng được chuẩn bị chu đáo. Thêm vào đó là phong cách năng động, thái độ nhiệt tình của các nhân viên trong Phòng Kế và Toán sự hợp tác của các phòng, ban khác rất nhịp nhàng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác lập BCTC. Những thông tin trên các BCTC được đảm bảo tính trung thực, hợp lý, được kiểm tra và xác nhận về tính đúng đắn, hợp pháp của cơ quan thuế.
3.2.2 Nhược điểm.
- Phòng kế toán phụ trách lĩnh vực kế toán- tài chính nhưng chủ yếu chỉ thực hiện chức năng kế toán, việc đóng góp các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty còn hạn chế, chủ yếu là thực hiện duy nhất bởi kế toán trưởng.
- Mặc dù đã được trang bị tài sản nhằm phục vụ cho công tác kế toán như máy vi tính, và phần mềm kế toán. Nhưng chủ yếu công tác kế toán vẫn là thủ công, điều này làm cho hiệu quả làm việc không cao, gây lãng phí cho công ty.
KẾT LUẬN
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Tô Minh Đức đã trải qua những bước thăng trầm trong từng giai đoạn của nền kinh tế. Uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao. Công ty đã và đang nỗ lực đẩy mạnh hoạt động, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Công ty không ngừng củng cố hoàn thiện bộ máy kế toán để nâng cao hiệu