I- Đặc điểm tổ chức kinh doan hở Công ty
Một số nét chính về bộ máy quản lý của Công ty thơng mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội.
thơng mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội.
Công ty là đơn vị có t cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ kế toán kinh tế độc lập. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, bộ máy tổ chức quản lý của công ty luôn luôn đợc ban lãnh đạo quan tâm, xây dựng củng cố , đổi mới cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doanh của Công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của mình. Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức nh sau:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ nghiệp vụ 1. Ban giám đốc:
Lãnh đạo Công ty là giám đốc Công ty do Nhà Nớc bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm . Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của Công ty trớc Nhà Nớc và cơ quan cấp trên. Ban giám đốc gồm 1 phó giám đốc và 2 phó giám đốc. Phó giám đốc do giám đốc phân công bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc và Nhà Nớc về phần việc do mình phụ trách điều hành. 2. Các phòng ban trực thuộc: a) Phòng tổ chức hành chính – xây dựng cơ bản. Giám đốc phó giám đốc phụ trách hành phó giám đốc phụ trách kinh doanh thương mại Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu Phòng kho vận Cửa hàng Giảng Võ Cửa hàng Tràng Tiền Cửa hàng Lãn Ông Cửa hàng May đo Cửa hàng Miễn thuế Cửa hàng ăn uống Núi Trúc Cửa hàng sửa chữa xe máy Xí nghiệp giặt là Cửa hàng điện tử dân dụng chi nhánh thương mại tại TP Hồ Phòng kế toán tài chính Phòng I II
-Tổ chức công tác cán bộ, quản lý hồ sơ, xây dựng kế hoạch lao động, lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch tiền lơng, tiền thởng, định mức lao động BHLĐ, BHXH, chăm sóc sức khoẻ, đào tạo cán bộ công nhân viên.
- Bảo vệ nội bộ , thanh tra, bảo vệ cơ quan xí nghiệp thực hiện công tác an toàn, phòng gian, phòng hoả hoạn.
- Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn th, đánh máy , lễ tân lao động, sửa chữa và xây dựng nhà cửa văn phòng, quản lý các tài sản văn phòng cơ quan.
B) Phòng kế toán tài vụ:
-Quản lý tài chính tín dụng theo chế độ Nhà Nớc, tổ chức công tác kế toán thống kê toàn công ty theo điều lệ kế toán thống kê Nhà Nớc và cấp trên quy định.
- Lập kế hoạch tài chính, vay vốn, tiền mặt, tham gia các phơng án sản xuất kinh doanh , hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Tổ chức thanh toán, phân tích, tính kết quả sản xuất kinh doanh . - Lập báo cáo kế toán, thống kê định kỳ, tổ chức các mặt về công tác kế toán tài chính toàn Công ty .
- Xây dựng và kiểm tra thực hiện quy chế quản lý tài chính toàn Công ty .
c) Các phòng nghiệp vụ ( Phòng kinh doanh I, II, III) giúp giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty, xây dựng phơng hớng, chiến lợc phát triển kinh doanh, tìm nguồn hàng và thị trờng tiêu thụ.
d) Phòng kho vận: giao nhận và bảo quản hàng hoá của Công ty e) Các cửa hàng:
Công ty thơng mại và dịch vụ tổng hợp Hà Nội có một mạng lới các cửa hàng bán buôn bán lẻ và dịch vụ tại Hà Nội và một số tỉnh thành trong cả nớc.
- Cửa hàng quốc tế Giảng Võ - C4 Giảng Võ - Cửa hàng quốc tế Tràng Tiền - 56 Tràng Tiền - Cửa hàng Tiến Thành - 48 Lê Thái Tổ
- Cửa hàng Lãn Ông - 26 Lãn Ông
- Một số cửa hàng tại Vũng Tàu, Đà Nẵng, Quảng Ninh, thành phố HCM
Mỗi cửa hàng có một cửa hàng trởng, các mậu dịch viên, nhân viên bảo vệ, kế toán và thủ quỹ. Mọi hoạt động của các cửa hàng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty .
Trong cơ chế thị trờng hiện nay, cơ cấu tổ chức của một Công ty cần phải bố trí sắp xếp sao cho đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhậy thích ứng với thông tin của thị trờng nhng đồng thời vẫn phải đảm bảo hoạt động chính xác, có hiệu quả, tuân theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và sự điều tiết của Nhà Nớc.
Mô hình bộ máy tổ chức của Công ty là mô hình cấp I. Trong đó giám đốc Công ty có toàn quyền quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty . Sự chỉ đạo của ban giám đốc đợc truyền trực tiếp xuống các đơn vị kinh doanh và ngợc lại khi các phòng ban các đơn vị kinh doanh có kiến nghị, đề xuất gì lên bán giám đốc cũng không phải qua một khâu trung gian nào. Việc điều hành trực tiếp này có tác dụng giúp ngời lãnh đạo trực tiếp theo dõi , nắm vững đợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trong Công ty để đa ra những biện pháp, phơng hớng đờng lối giải quyết kịp thời chính xác.
Trong ban giám đốc cũng nh các phòng ban đều có sự phân chia , giao phó , sắp đặt công việc một cách nhanh chóng rõ ràng nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng và có hiệu quả cao, tránh tình trạng ùn tắc , đợi chờ.
Qua sơ đồ trên, ta thấy Công ty có bộ máy tổ chức tơng đối gọn nhẹ, đặc biệt là bộ phận quản lý , chính điều này đã làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp , hạn chế những thủ tục rờm rà không cần thiết , đồng thời giúp cho việc ra quyết định và việc thực hiện các quyết định đó đợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời , chính xác đạt kết quả cao.
*Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Một số công việc kế toán do bộ máy kế toán của cửa hàng trực thuộc đảm nhận từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu đến khâu lập báo cáo tại cửa hàng phụ thuộc gửi lên phòng kế toán Công ty . Trên cơ sở các báo cáo này cùng với số liệu tập hợp ở phòng kế toán Công ty . Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp số liệu hạch toán rồi lập bảng cân đối và báo cáo toàn Công ty. Bộ máy kế toán Công ty đợc thể hiện qua mô hình sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán :
Quan hệ chỉ đạo kế toán trư ởng Bộ phận kế toán kho hàng Kế toán tiêu thụ Bộ phận kế toán ngân hàng và các quỹ Bộ phận kế toán doanh thu và cồng nợ Bộ phận kế toán chi phí, TSCĐ, BH,Lương Bộ phận kế toán tổng hợp
Quan hệ nghiệp vụ Bộ máy kế toán của Công ty gồm:
* Kế toán trởng :
--Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về công tác tài chính toàn Công ty -Tổ chức chỉ đạo kiểm tra điều hành bộ máy kế toán thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê về ghi chép, luân chuyển chứng từ , quyết toán.
-Xây dựng chiến lợc tài chính , tham mu cho giám đốc để có những quyết định đúng có hiệu quả trong kinh doanh , quản lý vốn tài sản, hàng hoá .
*Phó phòng kế toán:
-Thay thế kế toán trởng điều hành công tác tài chính kế toán khi kế toán trởng đi vắng.
- Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với ngân sách nhà n- ớc, theo dõi tăng giảm vốn( TK 333,411,441)
- Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu t XDCB (TK 2412) * Kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu lên sổ cái và lập báo cáo kế toán cho toàn Công ty nh:
+ Báo báo quyết toán quý năm
+ Lập bảng cân đối tài khoản, bảng tổng kết tài sản + Báo cáo kết quả kinh doanh
+ Báo cáo lu chuyển hàng hoá + Báo cáo về chi phí lu thông
* Kế toán tiêu thụ:
Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá ở các phòng kinh doanh sao cho: Tiền và hàng vận động khớp nhau, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn...theo dõi hàng hoá xuất nhập kho, xác định doanh số, giá vốn, thuế , chi phí bán hàng, kết quả kinh doanh công ty , theo dõi công nợ nội bộ.
* Kế toán thanh toán nội bộ: theo dõi việc đối chiếu các khoản thanh toán nội bộ của các cửa hàng trực thuộc Công ty , nhiệm vụ theo dõi các khoản tạm ứng. Quan hệ tài chính giữa các trực thuộc nh cho vay tiền hay nhận tiền nộp thuế hộ cho các cửa hàng.
* Bộ phận kế toán ngân hàng và các quỹ công ty : theo dõi và đối chiếu số d với ngân hàng, các khoản tiền gửi tiền vay ở ngân hàng, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của công ty.
* Bộ phận kế toán doanh thu và công nợ: phản ánh và giám đốc tài chính một cách chính xác kịp thời và các khoản công nợ phải trả phải thu trong quá trình kinh doanh, tính các khoản phải nộp ngân sách.
- Một thủ quỹ và nhận huy động vốn có nhiệm vụ thờng xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo sự phù hợp giữa tiền mặt và tồn quỹ với số d trên sổ quỹ.
* Bộ phận kế toán chi phí, TSCĐ, BH, tiền lơng: theo dõi TSCĐ trích khấu hao và chi phí, theo dõi quản lý và sự biến động của chúng cả hiện vật và giá trị. Trích và tính đúng giá trị khấu hao TSCĐ cho từng đối tợng. Theo dõi bộ phận chi phí lu thông và chi phí quản lý của công ty.
Các kế toán cửa hàng làm nhiệm vụ bắt đầu từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu đến khâu lập báo cáo tại đơn vị mình gửi lên phòng kế toán Công ty .
Dựa vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh của đơn vị mình và với bộ máy kế toán nh trên Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thống nhất từ công ty xuống các cửa hàng trực thuộc.
Đây là hình thức tổ chức sổ kế toán theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo hệ thống trong cùng một quá trình ghi chép, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Điều này có tác dụng giảm bớt đáng kể nghiệp vụ ghi chép và tăng cờng sự kiểm tra quản lý việc sử dụng tài sản của kế toán.
Quá trình bán hàng hoá trên sổ của Công ty Thơng mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội thể hiện ở sơ đồ sau: