Căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý tài chính của công ty, Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Bộ máy kế toán được bố trí như sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP hệ thống công nghệ Sinh Phúc .
Phòng kế toán của Công ty gồm 4 cán bộ kế toán, tất cả đều có chuyên môn trình độ nghiệp vụ cao. Các nhân viên kế toán phải đảm nhận phần công việc phù hợp với trình độ của mình và nó thể hiện rõ qua các chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của Công ty với nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm trong công việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh trước giám đốc và trước pháp luật nhà nước.
+ Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh – tài chính của Công ty.
+ Chỉ đạo việc xây dựng hệ thống hạch toán từ Công ty đến cửa hàng, theo dõi các khoản chi phí và đôn đốc các cửa hàng theo chỉ tiêu pháp lệnh về Công ty.
+ Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt.
+ Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kin tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty.
- Cuối tháng lập bảng tổng hợp báo cáo bán hàng, lập báo cáo tài chính, theo dõi quản lý và phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ và tiến hành trích khấu hao TSCĐ. Đồng thời theo dõi phản ánh các chi phí có lien quan đến XDCB của Công ty.
Kế toán quỹ, lương, kiêm các thủ tục liên quan đến Ngân hàng: có nhiệm vụ
thu chi tiền mặt trên cơ sở có chứng từ hợp lệ, theo dõi số tiền tại quỹ, hang ngày giao dịch với ngân hang để lấy các chứng từ thanh toán qua ngân hang và các thủ tục lien quan đến chuyển rút tiền. Cuối tháng căn cứ vào thẻ chấm công thực hiện lên bảng lương cho các nhân viên của Công ty.
Kế toán bán hàng, thành phẩm, tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình
tiêu thụ, cùng kế toán trưởng lập các phương án giá thành, giá bán,…
Kế toán thanh toán và công nợ: có nhiệm vụ chính là căn cứ căn cứ vào các
chứng từ ngân hang lập giấy báo có trên phần mềm, trừ trực tiếp công nợ trên từng hoá đơn của từng khách hang. Cuối tuần, tháng lập báo cáo công nợ của công ty, từng Marketing, đối chiếu với khách hàng.
1.Các phương pháp tiêu thụ:
Phương thức bán hàng cũng là một vấn đề hết sức quan trọng trong khâu bán hàng, để đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ, ngoài việc nâng cao chất lượng cải tiến mẫu mã,….,lựa chọn cho mình những phương thức bán hàng phù hợp, có hiệu quả là điều rất quan trọng trong khâu lưu thông, hàng hoá đến người tiêu dùng một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng góp phần thực hiện được kế hoạch tiêu thụ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng có thể được tiến hành theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ hoặc có thể tiến hành đồng thời cả hai phương thức . Ngoài ra, còn một số phương thức khác như bán hàng gửi đại lý, bán hàng theo phương thức khoán,..
*Bán buôn hàng hoá:
+)Bán buôn hàng hoá qua kho: Hàng hoá mua về nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán. Trong phương thức này có hai hình thức:
- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sauk hi hoàn tất thủ tục giao hàng, bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán hàng hoặc chấp nhận hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ
- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng, chờ chấp nhận: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá bằng phương tiện của mình hoặc thuê ngoài, vận chuyển đến địa điểm thoả thuận. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số hàng này chỉ được xác định là đã tiêu thụ khi bên mua nhận hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
+Bán buôn hàng hoá theo hình thức chuyển thẳng(không qua kho): Là phương thức tiêu thụ mà doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không về nhập kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:
- Bán buôn hàng hoá có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp rồi tổ chức vận chuyển thẳng tới giao cho bên mua tại thời điểm đã thoả thuận. Hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Về thực chất doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng ( do bên bán hoặc bên mua trả ). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán.
* Bán lẻ hàng hoá:
Bán lẻ hàng hoá là việc bán cho người tiêu dùng với số lượng ít. Các hình thức bán lẻ bao gồm:
+ Bán lẻ hàng hoá thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ thu tiền và nghiệp vụ giao hàng. Mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân với nhiệm vụ thu tiền, viết hoá đơn thu tiền và giao hoá đơn đó cho khách hàng để họ đến nhận hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca hay cuối ngày:
- Nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, xác định doanh số bán hàng và làm thủ tục nộp tiền cho thủ quỹ. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hiện còn để xác định số hàng thừa thiếu.
+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Cuối ca hoặc cuối ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng. Sau đó tiến hành kiểm tra hàng hoá tồn quầy để xác định số hàng đã bán và lập báo cáo bán hàng
+ Bán lẻ tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng cho khách.
+ Bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua trả tiền hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn thường còn thu thêm một khoản lãi do trả chậm.
Việc bán hàng có thể thực hiện qua nhiều phương thức khác nhau, tuy nhiên việc tiêu thụ hàng hoá nhất thiết được gắn với việc thanh toán với người mua, bởi vì chỉ khi nào doanh nghiệp thu được đầy đủ tiền hàng bán hoặc sự chấp nhận trả tiền của khách hàng thì được tiêu thụ mới được ghi chép trên sổ sách kế toán. Việc thanh toán với người mua về hàng hoá bán ra được thực hiện bằng nhiều phương thức:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Theo phương thức này, việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời và người bán sẽ nhận được ngay số tiền mặt tương ứng với giá trị số hàng hoá mà mình đã bán. Như vậy việc tiêu thụ được hoàn tất ngay khi giao hàng và nhận tiền. Phương thức này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc với giá trị hàng nhỏ.
+ Thanh toán qua ngân hàng: Trong điều kiện nền kinh tế phát triển như hiện nay thì ngân hàng giữ vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán. Các phương thức thanh toán qua ngân hàng cũng rất phong phú, đa dạng, việc lựa chọn phương thức nào là phụ thuộc vào sự lựa chọn của mỗi bên và sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Các phương thức thanh toán qua ngân hàng gồm : Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, bằng L/C,….
Hiện nay, thanh toán qua ngân hàng được áp dụng rất rộng rãi, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong nền kinh tế quốc dân vì nó tiết kiệm được chi phí trong lưu thông tiền tệ, đảm bảo an toàn về vốn bằng tiền của doanh nghiệp, chống lạm phát, ổn định giá cả, thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
2.Phương pháp xác định giá vốn hàng bán . dụng:
Trong thời gian gần đây, để đáp ứng yêu cầu của các nhà quản lý cơ quan thuế Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản vừa sửa đổi, bổ xung theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài ra công ty còn mở thêm 1 số tài khoản cấp 2, cấp 3 đê thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra phù hợp với tình hình quản lý hàng hoá của Công ty.
Công ty áp dụng niên độ là 1 năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, kỳ hạch toán là 1 tháng, cuối quý lập báo cáo và gửi báo cáo tài chính theo quy định
Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, mọi giao dịch liên quan đến ngoại tệ đều được quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
Sản phẩm của Công ty chịu thuế suất thuế GTGT là 10 %
Công ty nộp thuế theo phương thức khấu trừ thuế GTGT và sử dụng hoá đơn GTGT.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị hàng xuất theo phương pháp nhập trước – xuất trước.
Đơn giá thực tế Đơn giá thực tế Số lượng thành
thành phẩm xuất = bình quân × thành phẩm xuất
kho trong kỳ kho trong kỳ
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ Nhật ký chung. Sau đó từ Nhật ký chung chuyển từng số liệu để ghi vào Sổ Cái theo từng tài khoản kế toán phù hợp. Ngoài ra, kế toán còn phải ghi chi tiết tới các tài khoản có mở sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết thì lập bảng cân đối số phát sinh và bảng này để lập báo cáo tài chính.