a. Giai đoạn đầu:
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Số: …/HD
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN HỌP NHÓM DỰ ÁN Tên dự án: Mã dự án: Chủ trì cuộc họp: Thư kí: Thành phần tham gia:
Thời gian dự kiến: 7h30à 11h30 ngày …/…/2013.
Địa điểm: Văn phòng dự án – Lớp KHMT3-K5 – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Nội dung dự kiến:
Tuyên bố bắt đầu dự án. Giới thiệu thành viên.
Phân công công việc cho các thành viên. Triển khai công việc giai đoạn 1.
Các vấn đề đã thảo luận: Tất cả các vấn đề đã nêu ở trên.
Nội dung đạt được:
Tuyên bố bắt đầu dự án. Giới thiệu thành viên.
Phân công công việc cho các thành viên.
Biểu quyết thông qua bảng phân công công việc. Kết quả 100% thành viên nhất trí thông qua.
Bắt đầu triển khai giai đoạn 1 gồm các công việc do nhóm khảo sát đảm nhiệm Tìm hiểu về kí túc xá trường đại học công nghiệp Hà Nội và các chức năng chính của kí túc xá, thu thập tài liệu có liên quan (các mẫu phiếu thu).
Kế hoạch dự kiến cuộc họp tiếp theo dự kiến tổ chức vào …\...\2013: Với các công việc sau:
Nghiệm thu giai đoạn 1.
Thảo luận lấy ý kiến kết thúc giai đoạn 1. Triển khai công việc giai đoạn 2.
Biểu quyết thông qua kế hoạch và kết thúc cuộc họp: 100% thành viên nhất trí thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc 11h20 phút cùng ngày.
b. Giai đoạn 2
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Số: …/HD
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN HỌP NHÓM DỰ ÁN Tên dự án: Mã dự án: Chủ trì cuộc họp: Thư kí: Thành phần tham gia:
Thời gian dự kiến: 7h30à 11h30 ngày …/…/2013.
Địa điểm: Văn phòng dự án – Lớp KHMT3-K5 – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Nội dung dự kiến:
Lấy kêt quả thu được từ giai đoạn 1 Đánh giá kêt quả thu được ở giai đoạn 1 Thảo luận ý kiến và kết thúc giai đoạn 1 Đưa ra ý kiến bắt đầu giai đoạn 2
Triển khai giai đoạn 2
Các vấn đề đã thảo luận: Tất cả các vấn đề đã nêu ở trên.
Nội dung đạt được:
Chủ trì cuộc họp thông báo sơ qua về nội dung công việc giai đoạn.
Thảo luận những việc đã làm được ở giai đoạn 1, sữa chữa bổ xung thiếu xót. Mức độ hoàn thành: 97%
Biểu quyết thông qua công việc giai đoạn 2. Kết quả 100% thành viên nhất trí thông qua.
Bắt đầu triển khai giai đoạn 2 gồm các công việc sau do nhóm phân tích đảm nhiệm
Xác định rõ các yêu cầu của hệ thống Quản lý thuốc và bán hàng của công ty thuốc tân dược phương bắc.
Xác định hoạt động của công ty có hướng thiết kế yêu cấu chức năng hệ thống
Kế hoạch dự kiến cuộc họp tiếp theo dự kiến tổ chức vào …\...\2013: Với các công việc sau:
Thảo luận lấy ý kiến kết thúc giai đoạn . Triển khai công việc giai đoạn tiếp theo.
Biểu quyết thông qua kế hoạch và kết thúc cuộc họp: 100% thành viên nhất trí thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc 11h cùng ngày.
THƯ KÍ CHỦ TRÌ
c. Giai đoạn 3
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Số: …/HD
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN HỌP NHÓM DỰ ÁN Tên dự án: Mã dự án: Chủ trì cuộc họp: Thư kí: Thành phần tham gia:
Thời gian dự kiến: 7h30à 11h30 ngày …/…/2013.
Nội dung dự kiến:
Lấy kêt quả thu được từ giai đoạn 2 Đánh giá kêt quả thu được ở giai đoạn 2 Thảo luận ý kiến và kết thúc giai đoạn 2 Đưa ra ý kiến bắt đầu giai đoạn 3
Triển khai giai đoạn 3
Các vấn đề đã thảo luận: Tất cả các vấn đề đã nêu ở trên.
Nội dung đạt được:
Chủ trì cuộc họp thông báo sơ qua về nội dung công việc giai đoạn.
Thảo luận những việc đã làm được ở giai đoạn 2, sữa chữa bổ xung thiếu xót. Mức độ hoàn thành: 97%
Biểu quyết thông qua công việc giai đoạn 3. Kết quả 100% thành viên nhất trí thông qua.
Bắt đầu triển khai giai đoạn 3 gồm các công việc do nhóm thiết kế đảm nhiệm Thiết kế chức năng phần mềm như danh mục, số liệu cũ, số liệu mới, tìm kiếm, thống kê
Thiết kế cơ sở dữ liệu như thống kê dữ liệu, thiết kế bảng, liên kết bảng, thiết kế hàm
Kế hoạch dự kiến cuộc họp tiếp theo dự kiến tổ chức vào …\...\2013: Với các công việc sau:
• Thảo luận lấy ý kiến kết thúc giai đoạn .
• Triển khai công việc giai đoạn tiếp theo.
• Biểu quyết thông qua kế hoạch và kết thúc cuộc họp: 100% thành viên
nhất trí thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc 11h30 cùng ngày.
d. Giai đoạn 4
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Số: …/HD
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN HỌP NHÓM DỰ ÁN Tên dự án: Mã dự án: Chủ trì cuộc họp: Thư kí: Thành phần tham gia:
Thời gian dự kiến: 7h30à 11h30 ngày …/…/2013.
Địa điểm: Văn phòng dự án – Lớp KHMT3-K5 – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Nội dung dự kiến:
Lấy kêt quả thu được từ giai đoạn 3 Đánh giá kêt quả thu được ở giai đoạn 3 Thảo luận ý kiến và kết thúc giai đoạn 3 Đưa ra ý kiến bắt đầu giai đoạn 4
Triển khai giai đoạn 4
Các vấn đề đã thảo luận: Tất cả các vấn đề đã nêu ở trên.
Nội dung đạt được:
Chủ trì cuộc họp thông báo sơ qua về nội dung công việc giai đoạn.
Thảo luận những việc đã làm được ở giai đoạn 3, sữa chữa bổ xung thiếu xót. Mức độ hoàn thành: 97%
Biểu quyết thông qua công việc giai đoạn 4. Kết quả 100% nhất trí thông qua. Triển khai giai đoạn 4 gồm các công việc do nhóm lập trình và kiểm thử đảm nhiệm:
- Lập trình các menu chức năng
Kế hoạch dự kiến cuộc họp tiếp theo dự kiến tổ chức vào …\...\2013: Với các công việc sau:
• Thảo luận lấy ý kiến kết thúc giai đoạn .
• Kiểm thử và rà soát lỗi ( cài trước trên máy và xem các lỗi phát sinh)
• Sửa lỗi ( sửa các lỗi phát sinh )
• Kết thúc dự án
• Cài chương trình sử dụng cho nhà trường
Biểu quyết thông qua kế hoạch và kết thúc cuộc họp: 100% nhất trí thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc 10h20 phút cùng ngày
THƯ KÍ CHỦ TRÌ
PHẦN 4: QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU CHỈNH DỰ ÁN
I. Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro:
Bất kỳ một dự án nào khi thực hiện đều gặp phải những trở ngại không mong muốn đó được gọi là những rủi ro. Vì vậy muốn dự án thành công người quản lý dự án phải làm tốt bước xác định rủi ro này. Sau đây là kế hoạch phòng ngừa rủi ro:
Mã số rủi ro
Công việc Những rủi ro xảy
ra Mức độ ảnh hưởng Xác xuất xảy ra Mức nguy hiểm và biện pháp dự phòng R01 Tìm hiểu dự án
- Lấy thông tin không chính xác
Cao 10%
Cao – Kiểm tra thông tin trước khi sử dụng
- Không gặp gỡ trao đổi được với khách hàng hoặc là mất nhiều thời gian chờ để gặp khach hàng. Cao 15% Cao – Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn trước.
R02 Khảo sát đưa ra mô tả về quy trình và yêu cầu của khách hàng
- Thông tin không đầy đủ. Cao 10% Cao – Chuẩn bị bản kế hoạch các câu hỏi cần phỏng vấn khách hàng.
- Hiểu sai yêu cầu khách hàng.
Cao 50%
Cao – Đề nghị khách hàng cung cấp thông tin chi tiết, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. R03 Phân tích hệ thống – thiết kế chức năng sơ bộ - Có những thay đổi về yêu cầu đối với hệ thống TB 5% TB - Người quản lý dự án cần xác định điều khoản cụ thể tránh thay đổi. - Người phân tích chưa có kinh nghiệm
Cao 10% Cao – Tuyển
chọn người có kinh nghiệm - Bản phân tích
không được sự chấp nhận
TB 15% Cao – Phải đưa ra
dẫn chứng và lý luận để bảo vệ bản phân tích - Không thống nhất quan điểm trong quá trình xây dựng
Cao 10% Cao - Dựa vào
kinh nghiệm của người QLDA để xây dựng hệ thống hoàn toàn phù hợp. R04 Thiết kế và lập trình - Người thiết kế và lập trình chưa có kinh nghiệm.
Cao 15% Cao – Tuyển
chọn người có kinh nghiệm
- Nhân viên thiết kế giao diện chuyển CH. TB 10% TB – Có người thay thế trong thời gian ngắn nhất. - Nhân viên lập trình được cử đi học. TB 5% TB – Có người thay thế trong thời gian ngắn nhất. - Lắp ghép chức năng và giao diện không tương thích
Cao 15% Cao – Cần có sự
thống nhất giữa nhân viên thiết kế và lập trình trước khi thiết kế. R05 Kiểm tra hoàn
thiện sản
phẩm
- Hệ thống bị lỗi trong quá trình chạy thử
Cao 15% Cao – Sửa chữa
kịp thời
R06 Thuê văn phòng – trang thiết bị máy móc.
- Giá thuê văn phòng tăng - Thiết bị máy móc hỏng TB 5% TB – Thông báo với khách hàng - Nhanh chóng sửa chữa, thay thế kịp thời.
R07 Rủi ro khác - Máy tính bị
nhiễm virus hoặc bị hỏng dữ liệu.
Cao 10% Cao – Cần cập
nhật các phần mềm diệt virus mới nhất và thường xuyên sao lưu dữ liệu.