Từ kết quả khảo sát yêu cầu bài toán ở chương 1, chương 2 sẽ là chương xác định tác nhân, các chức năng cần có của hệ thống mới cần được xây dựng. Từ đây, ta xác định được mối liên hệ giữa các tác nhân với hệ thống, và giữa các hoạt động của hệ thống với nhau thông qua các biểu đồ như biểu đồ use case, biểu đồ trạng thái, biểu đồ lớp.
2.1. Xác định các tác nhân của hệ thống
Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát thực tế, xem xét đến quan hệ và các tác động của hệ thống quản lý phòng khám, ta xác định được các tác nhân của hệ thống bao gồm:
Quản lý viên: là các nhân viên quản lý, nhân viên kỹ thuật của phòng khám.
Quản lý viên sẽ được phân quyền truy nhập xử lý các nghiệp vụ quản lý tương ứng với công việc của mình.
Quản trị viên: là nhân viên quản lý cấp cao, lãnh đạo phòng khám. Là tác
nhân có quyền cao nhất trong hệ thống, có quyền thực hiện toàn bộ hệ thống: Quản lý danh mục, quản lý nhân viên, quản lý người dùng.
2.2. Các ca sử dụng chính của hệ thống
Dựa vào yêu cầu khách hàng và việc tìm hiểu, khảo sát thực tế tại phòng khám, các ca sử dụng (use case) của hệ thống được xác định bao gồm:
Use case Đăng nhập: Người sử dụng dùng tên đăng nhập và mật khẩu để
đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ kiểm tra tên đăng nhập này cùng với quyền truy cập của tài khoản để đưa ra phân quyền các chức năng cho tài khoản đó.
Use case Đổi mật khẩu: Người sử dụng khi đăng nhập vào hệ thống có thể
đổi mật khẩu sự dụng bằng cách nhập mật khẩu cũ và nhập mật khẩu mới để hệ thống kiểm tra. Việc thay đổi mật khẩu thường xuyên sẽ tránh được việc người ngoài xâm nhập vào hệ thống để phá hoại.
Use case Quản lý người dùng: quản trị viên có thể cập nhật thông tin của
người sử dụng hệ thống thông qua chức năng quản lý người dùng. Thông tin người dùng có thể được đưa vào nhưng có thể chưa được sử dụng đến. Tài khoản người dùng cần được phân quyền sử dụng để thực hiện một hoặc một số chức năng nào đó trong hệ thống. Việc phân quyền phải do quản trị viên thực hiện và nhân viên được
phân quyền thực hiện chức năng đó phải có quyền hạn và khả năng thực hiện nhiệm vụ quản lý.
Use case Quản lý danh mục: các danh mục trong hệ thống bao gồm: danh
mục nhân viên, danh mục bác sĩ, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhóm thuốc, danh mục thuốc, danh mục nơi sản xuất, danh mục loại chi, danh mục loại thu, danh mục dịch vụ điều trị, danh mục cận lâm sàng, danh mục, danh mục loại bệnh nhân. Việc quản lý các danh mục này sẽ được quản trị viên và quản lý viên (ứng với phân quyền) thực hiện quản lý, cập nhật thông tin.
Use case Quản lý khám bệnh: Nhân viên tiếp nhận bệnh nhân và nhân viên
kỹ thuật phòng khám thực hiện chức năng này. Nhân viên tiếp nhận sẽ cập nhật thông tin của bệnh nhân, lập phiếu khám. Khi bệnh nhân tiến hành khám bệnh thì nhân viên kỹ thuật phòng khàm sẽ cập nhật chuẩn đoán, phương hướng điều trị mà bác sĩ đưa ra cho bệnh nhân đó trên phiếu khám vừa lập trước đó.
Use case Quản lý kho thuốc – vật tư: Chức năng cho phép quản lý xuất,
nhập kho các mặt hàng thuốc và vật tư sử dụng trong phòng khám. Thiết lập các đơn xuất, nhập hàng và chi tiết xuất, nhập hàng. Ngoài ra, chức năng còn quản lý tồn hàng trong kho, cập nhật thông tin về thuốc nhằm đảm bảo lượng thuốc và vật tư đầy đủ cho phòng khám.
Use case Quản lý thu chi: Chức năng cho phép quản lý thu phí và quản lý chi
phí trong hoạt động của phòng khám. Các hoạt động quản lý thu chi như nhập xuất đơn hàng, thi phí khám chữa bệnh, chi phí hoạt động phòng khám và các loại thu, chi phí khác. Khi có những hoạt động này, nhân viên kế toán sẽ lập các phiếu thu hoặc phiếu chi phù hợp để đảm bảo tránh việc thất thoát.
Use case Quản lý công nợ: Chức năng này cho phép quản lý, kiểm tra các
hóa đơn nợ của khách hàng và nhà cung cấp trong hoạt động xuất nhập hàng. Chức năng sẽ kiểm tra định kỳ những hóa đơn nợ và đưa ra những hóa đơn nợ đến thời hạn thanh toán. Cập nhật, thay đổi thông tin của các hóa đơn nợ khi cần thiết.
Use case Báo cáo thống kê: Chức năng báo cáo thống kê cho phép quản trị
viên truy xuất, tìm kiếm các số liệu, thông tin phù hợp với mục đích nhằm kiểm tra hoạt động của phòng khám như hoạt động khám chữa bệnh, hoạt động thu chi, xuất nhập kho, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp…
2.3. Biểu đồ use case hệ thống
2.3.1. Biều đồ use case tổng quát
2.3.2. Biểu đồ use case của tác nhân Quản lý viên
2.3.3. Biểu đồ use case của tác nhân Quản trị viên
Hình 2.3. Biểu đồ use case của tác nhân Quản trị viên
2.4. Đặc tả use case
2.4.1. Đặc tả use case Đăng nhập