BIÊN BẢN CÁC CUỘC HỌP
Biên bản 1: BB01
Dự án: Lắp đặt hệ thống Camera giám
sát cho siêu thị sách FAHASA
Chủ trì : Cao Đình Sơn
Mã hiệu dự án : QLDAN08 Thư ký : Nguyễn Ngọc Hằng
Phụ trách: Cao Đình Sơn Người
tham dự:
Cao Đình Sơn
Nguyễn Công Sơn Ngọc Hoàng Văn Phú
Nguyễn Ngọc Hằng Nguyễn Hoài Nam Công việc: Thành lập đội dự án
Thời gian: Từ: 8h Đến: 9h 01/11/2011 Địa điểm: Văn phòng dự án
Tiêu đề: Mã số BB01
Mục tiêu: Thành lập đội dự án
Nội dung: Thành lập đội dự án: QLDAN08
Họ tên các thành viên dự án và chữ ký:
Họ và tên Chức vụ Chữ ký
Cao Đình Sơn Trưởng nhóm
Nguyễn Ngọc Hằng Thành viên – Thư ký, đội Thiết kế
Nguyễn Công Sơn Ngọc Thành viên – Đội Kỹ thuật
Hoàng Văn Phú Thành viên – Đội Kỹ thuật
Nguyễn Hoài Nam Thành viên – Đội Thiết kế
Phương thức hoạt động:
+ Trưởng nhóm chịu trách nhiệm điều phối công việc, chịu trách nhiệm các báo cáo của nhóm về quản lý dự án.
+ Thường xuyên giúp đỡ các thành viên khi gặp khó khăn về mọi mặt như: thi công hệ thống, công nghệ sử dụng.
+ Các thành viên có trách nhiệm thực hiện công việc được giao.
37
+ Xem quyền lợi của dự án là trên hết.
+ Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án.
+ Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi người.
+ Tôn trọng ý kiến các thành viên.
+ Tham gian dự án đến hoàn tất.
+ Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời gian.
Khi tham gia: Các thành viên sẽ.
+ Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên.
+ Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo.
+ Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án.
+ Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án.
+ Khuyến khích phong cách làm việc linh hoạt, năng động
+ Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp.
Truyền thông: Các thành viên sẽ
+ Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên.
+ Trả lời email có liên quan dự án kịp thời .
+ Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau.
+ Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu.
+ Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó.
+ Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự.
+ Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ
+ Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề.
+ Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng.
38
+ Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề.
Hội họp : Các thành viên sẽ
+ Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần.
+ Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong vòng 24 giờ.
+ Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp.
Thư ký Chủ tri
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Ngọc Hằng Cao Đình Sơn
Biên bản 2: BB02
Dự án: Lắp đặt hệ thống Camera giám
sát cho siêu thị sách FAHASA
Chủ trì : Cao Đình Sơn
Mã hiệu dự án : QLDAN08 Thư ký : Nguyễn Ngọc Hằng
Phụ trách: Cao Đình Sơn Người
tham dự:
Cao Đình Sơn
Nguyễn Công Sơn Ngọc Hoàng Văn Phú
Nguyễn Ngọc Hằng Nguyễn Hoài Nam Công việc: Xác định khái quát yêu cầu dự án
Thời gian: Từ: 9h Đến: 11h 02/11/2011 Địa điểm: Văn phòng dự án
Tiêu đề: Mã số BB02
Mục tiêu: Xác định khái quát công việc của dự án Nội dung: Khái quát chung yêu cầu công việc dự án
+ Địa điểm lắp đặt hệ thống nhà sách đang hoạt động, lắp đặt 20 mắt camera hồng ngoại quan sát được ban đêm cho 4 tầng của nhà sách, một hệ thống lưu trữ lưu dữ liệu tối thiếu 1 tháng.
39
+ Hệ thống camera lắp đặt được cài đặt xem qua mạng internet qua hệ thống mạng
+ Đưa ra các giải pháp, phương án để thực hiện công việc
Thư ký Chủ tri
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Ngọc Hằng Cao Đình Sơn
Biên bản 3: BB03
Dự án: Lắp đặt hệ thống Camera giám
sát cho siêu thị sách FAHASA
Chủ trì : Cao Đình Sơn
Mã hiệu dự án : QLDAN08 Thư ký : Nguyễn Ngọc Hằng
Phụ trách: Cao Đình Sơn Người
tham dự:
Cao Đình Sơn
Nguyễn Công Sơn Ngọc Hoàng Văn Phú
Nguyễn Ngọc Hằng Nguyễn Hoài Nam Công việc: Phân công công việc
Thời gian: Từ: 9h Đến: 11h 03/11/2011 Địa điểm: Văn phòng dự án
Tiêu đề: Mã số BB03
Mục tiêu: Phân công công việc cho từng Đội và thành viên của dự án Nội dung: Phân công công việc
+ Trưởng nhóm :
Làm project charter, hợp đồng nhóm, phân tích các yêu cầu cho dự án. Viết báo cáo bài học kinh nghiệm Đội và các thành viên. Tổng hợp dự án, Báo cáo kết thúc dự án
Gặp khách hàng để trao đổi thống nhất lại yêu cầu (Nếu có thay đổi) và tiến độ của dự án
+ Đội Kỹ thuật, Thiết kế đi khảo sát và viết tài liệu đặc tả.
40
+ Đội Kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt hạ tầng dây tín hiệu, thiết bị quan sát, thiết bị lưu trữ, cài đặt xem qua internet, Đào tạo hướng dẫn sử dụng
+ Thư ký sẽ chuẩn bị các tài liệu liên quan đến dự án, lập sơ đồ Gantt, phát triển lịch biểu làm việc cho nhóm, lập kế hoạch công việc và ước lượng thời gian cho mỗi công việc của từng thành viên trong nhóm, kiểm tra vật tư, thiết bị nhập về và bàn giao.
Thư ký Chủ tri
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)