Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm:
-Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
-Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép.
-Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…)
1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm:
Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhất ký- chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.
-Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm. chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ có liên quan.
-Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bố xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112… trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan.
-Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần phải hạch toán chi tiết.
1.5. Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Đối với mỗi công ty công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nó quyết định đến hiệu suất cũng như lợi nhuận mà Công ty đó đạt được.
Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là cần thiết vì đây là một biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thánh sản phẩm, tránh mất mát hư hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
Trong khâu thu mua: Công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải chọn lọc, chi tiết nguyên vật liệu để tránh nhập phải nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, nhằm tăng năng suất trong quá trình sản xuất, từ đó sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh không cần thiết.
Trong khâu dự trữ và bảo quản: Công tác kế toán nguyên vật liệu phải có hệ thống kho được tổ chức khoa học hợp lý giúp vật tư được bảo quản chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Như vậy việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất sẽ chính xác, tiết kiệm hơn rất nhiều.
Việc cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật liệu thông qua các sổ kế toán chi tiết vật liệu, thẻ kho, việc phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ… sẽ giúp cho việc nắm bắt tình hình sản xuất của ban giám đốc dễ dàng hơn, nhanh nhạy hơn,
Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX)