- Trường hợp hàng hóa là luồng xanh và luồng vàng:
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH
3.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp 3.1.1 Giải pháp về nhân sự
Nhân sự là một trong những nguồn lực quan trọng hàng đầu đảm bảo cho công ty có thể tồn tại và phát triển. Bởi vậy, công ty cần phải chú trọng tới công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho phòng chăm sóc khách hàng nói riêng và toàn công ty nói chung.
Qua qua trình thực tập tại công ty, em đã nhận thấy vấn đề nhân sự trong phòng chăm sóc khách hàng vẫn còn có những bất cập như: thiếu về nhân sự, công tác đào tạo huấn luyện kỹ năng, tuyển dụng mới,… chính vì vậy em đã mạnh dạn đưa ra một số gải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng như sau:
Tuyển dụng thêm nhân viên
Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận thấy rằng tình hình nhân sự trong phòng chăm sóc khách hàng (Customers Service) vấn còn thiếu (mới chỉ có 1 nhân viên). Vì vậy, khối lượng công việc mà nhân viên này phải đảm nhận là rất lớn, nhiều khi không kịp thời xử lý hoặc do khối lượng công việc lớn nên có thể gây stress cho nhân viên này dẫn đến hiệu quả công việc là không cao.
Căn cứ theo khối lượng công việc cũng như quy mô của công ty, thì công ty nên tuyển dụng thêm 1 nhân viên chăm sóc khách hàng. Điều này sẽ giúp giảm được lượng công việc cho nhân viên cũ đồng thời giảm được những áp lực trong công việc, giúp tăng hiệu quả công việc.
Tạo điều kiện để các nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tham gia những khóa học ngắn hạn hay dài hạn
Song song với công tác tuyển dụng ở trên thì cần phải có những công tác đào tạo nhân viên cho phòng chăm sóc khách hàng nói riêng và cho toàn công ty nói chung. Đây là yếu tố then chốt của sự thành công trong công tác chăm sóc khách hàng. Hầu hết các nhân viên khi mới được tuyển dụng vào công ty đều chưa hiểu được nét văn hóa của công ty, chưa có được những nghiệp vụ chuyên môn tốt để có thể giao tiếp tốt với khách hàng,…Chính vì vậy việc đào tạo huấn luyện là rất quan trọng.Công ty có thể tổ chức những buổi đào tạo huấn luyện nhỏ trong công ty vào cuối tuần hoặc có thể tạo điều kiện để nhân viên tham gia những khóa đào tạo tại những trường, trung tâm đào tạo chuyên nghiệp. Để lựa chọn được phương pháp đào tạo cho nhân viên thì công ty có thể căn cứ vào tình hình thực tế về tài chính, trình độ nhân viên, khối lượng công việc,…mà công ty có thể lựa chọn một phương pháp đào tạo phù hợp. Tuy nhiên, sau khi đào tạo thì nhân viên chăm sóc khách hàng cần đạt được một số kỹ năng cơ bản như:
Làm cho khách hàng cảm thấy mình thực sự quan trọng
Lắng nghe những gì khách hàng nói
Năng động, linh hoạt, ghi nhớ nhanh trong công việc
Xây dựng nét văn hóa chung cho doanh nghiệp: nội quy, tinh thần đoàn kết,….là những yếu tố quan trọng góp phần vào sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty
Như đã đề cập ở trên về nét văn hóa chung của công ty, yếu tố này cũng ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc của các nhân viên trong công ty. Việc xây dựng một nét văn hóa công ty về thời gian làm việc, cách giao tiếp ứng xử, tinh thần đoàn kết là rất cần thiết.Khi các nhân viên có một nét văn hóa thống nhất thì sẽ dễ dàng hơn trong giao tiếp trong công ty cũng như với khách hàng hoặc tinh thần hợp tác với đồng nghiệp tốt sẽ tạo điều kiện cho tất cả các nhân viên đều hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Có những chính sách khuyến khích nhân viên tự trau dồi, nâng cao kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn
Người ta thường nói, không có sức mạnh nào lớn hơn sức mạnh của nội lực.Vận dụng điều này vào việc huấn luyện, đào tạo nhân viên bằng cách khuyến khích họ tự học là rất tốt.Mỗi nhân viên có một công việc cụ thể, nếu họ tự mình học hỏi, trau dồi kiến thức thì sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc áp lực đào tạo từ bên ngoài. Vì vậy công ty cần có những chính sách cho họ tự học như có quà tặng, khen thưởng cho việc hoàn thành tốt nhiệm vụ, công việc,….
Trên đây là một số giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng.Hy vọng rằng công ty có thể tham khảo và có những áp dụng thực tế để góp phần vào sự phát triển của công ty.
3.1.2 Giải pháp về khách hàng
Công ty cần củng cố và nâng cao các mối quan hệ với khách hàng hiện tại, mở rộng tìm kiếm khách hàng mới.Chủ động tìm hiểu, lắng nghe ý kiến khách hàng để đem lại sự thỏa mãn tốt nhất cho khách hàng.Nên có những ưu đãi, quan tâm đặc biệt tới khách hàng nhân dịp tết, kỷ niệm ngày thành lập công ty của họ.Công ty nên chủ động thường xuyên gửi mail cho những khách hàng mới và những khách hàng không còn giao dịch để tạo được hình ảnh của công ty đối với khách hàng và mở rộng quan hệ.
Do lượng khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng thân thuộc, ít khách hàng mới nên công ty cần thống kê lượng khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ để tăng cường quan hệ và mở rộng thêm những khách hàng mới. Đặc biệt đối với những công ty lớn là bạn hàng chính của công ty Super Cargo Service thì cần chú ý để đảm bảo việc thực hiện chứng từ luôn chính xác, rõ ràng và nhanh chóng nhằm tạo sự tin tưởng, thắt chặt mối quan hệ lâu dài. Để thực hiện được điều này, có thể cử nhân viên chuyên môn đảm trách phục vụ các khách hàng này.
Nhận định chính xác và hợp lý giá trị của từng hợp đồng dịch vụ đối với nhiều đối tượng khách hàng, từ đó hình thành nên mức giá nhằm duy trì những khách hàng hiện có và thu hút khách hàng mới và đặc biệt là những khách hàng lớn, có nhiều tiềm năng và nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty. Ngoài ra cần dự đoán sự biến động của thị
trường để thực hiện để thực hiện các chương trình ưu đãi về giá dịch vụ, nâng sức cạnh tranh và uy tín của công ty trên thị trường trong và ngoài nước.
3.2 Kiến nghị đối với nhà nước 3.2.1 Các văn bản chính sách
Hiện nay các văn bản luật, chính sách, quyết định của cơ quan nhà nước vẫn còn chồng chéo lên nhau, nhất là các quy định trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Có thể nói nước ta là nước có mức thuế biến động theo từng năm, biểu thuế năm nào cũng có sự thay đổi nên doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nhà nước ta nên có những chính sách ban hành các văn bản hợp lý và đồng bộ hơn, nên thống nhất với nhau trong những quy định nhằm giúp thủ tục đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo những yêu cầu tiêu chuẩn nhập khẩu, đảm bảo sức khỏe người tiêu dùng, giúp cho hệ thống pháp luật được thông thoáng hơn.
3.2.2 Về cơ sở vật chất
Nhà nước cần chú ý nâng cấp cơ sở hạ tầng tại cảng như kho bãi, xe cẩu, xe nâng… góp phần đẩy mạnh việc giao nhận hàng giữa cảng với tàu và giữa cảng với chủ hàng, giúp giải phóng hàng nhanh chóng, tránh tắc nghẽn tại cảng và rút ngắn thời gian giao nhận hàng.
Nhà nước cần phát triển hệ thống đường sá, giao thông thông thoáng hơn, thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hàng hóa.Nên sửa chữa, nâng cấp, mở rộng hệ thống cơ sở hạ tầng, đặc biệt là hệ thống giao thông công cộng.Thúc đẩy việc vận chuyển, trao đổi hàng hóa được diễn ra thuận tiện hơn. Tránh tình tạng ùn tắc, kẹt xe như hiện nay làm cho việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra hết sức khó khăn làm ảnh hưởng và hạn chế tốc độ phát triển kinh tế đất nước. Hiện nay số lượng phương tiện vận chuyển đường thủy của các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng gia tăng nhưng vẫn chưa đáp ứng được khả năng vận chuyển ra ngoài khơi xa.
3.2.3 Về thủ tục hải quan
Mặc dù công tác hải quan, nhà nước đã có chính sách thay đổi nhằm giúp doanh nghiệp bớt các thủ tục hải quan nhưng vẫn còn khá phức tạp vì vậy nhà nước cần đơn giản hóa các thủ tục hải quan để giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện hơn.
Nhà nước ta cũng cần tăng cường hoạt động liên kết các cơ quan chức năng liên nghành khác với nhau trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhằm hạn chế thấp nhất những tiêu cực phát sinh từ các khâu làm thủ tục hải quan của doanh nghiệp.
Cơ quan hải quan cần hiện đại hóa các thiết bị làm việc như máy soi, máy vi tính, phần mềm về mã số thuế, cách tính thuế… đế quản lý hoạt động xuất nhập khẩu chặt chẽ và nhanh chóng hơn.
Một yếu tố nửa mà em nhận thấy cũng rất quan trọng đối việc phát triển hoạt động xuất nhập khẩu đó là Nhà nước cần quản lý chặt chẽ hơn và có những chính sách cứng rắn hơn về tệ nạn tham nhũng, hành doanh nghiệp của một số các cán bộ Hải quan hiện nay. Nên có những chính sách cải cách phù hợp hơn để có thể xóa đi những ấn tượng không tốt về nước ta đối với một số thương nhân nước ngoài vì những ấn tượng này
khiến họ thấy e ngại khi đầu tư vào nước ta vì Nước ta vẩn bị coi là một địa điểm đầu tư tương đối đắt và có nhiều rủi ro so với các nước trong khu vực do những thủ tục, những luật lệ phiền hà khi xin giấy phép, chưa kể đến những chi phí phải chi trả cho tệ quan liêu, tham nhũng, các khoản thuế, phí không thể dự tính trước. Và điều này ảnh hưởng rất lớn đối với hoạt động xuất nhập khẩu.