- Mô phỏng các hệ thống thanh toán truyền thống, thích hợp cho cả hai kiểu giao dịch: B2C và B2B
EDI là tiêu chuẩn truyền thông nhằm chia sẻ các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, đơn đặc hàng, vận đơn hoặc
2.3 EDI và hoạt động thương mại trong môi trường phức tạp
Nguyên tắc hoạt động
EDI thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ EDI. Để cung cấp dịch vụ này, nhà cung cấp duy trì một mạng giá trị
gia tăng (VAN – Value Added Network) cùng với các thùng
thư đối với mỗi đối tác kinh doanh.
Mạng giá trị gia tăng VAN là một mạng lưới nơi những dữ liệu kinh doanh được truyền đi và nhận dưới rất nhiều dạng, nó được biến đổi thành dạng mà bên nhận có thể hiểu và sử dụng
Nguyên tắc hoạt động
• Nhà cung cấp thực hiện việc lưu, sau đó chuyển tiếp các thông
điệp EDI giữa các đối tác của họ.
Các thông điệp theo chuẩn EDI Các thông điệp theo chuẩn EDI VAN VAN
Lưu và chuyển tiếp các thông điệp
Nguyên tắc hoạt động
• Mỗi công ty sử dụng EDI phải thỏa thuận về nội dung của các
dạng thông điệp mà họ sẽ sử dụng khi tiến hành các hoạt động
kinh doanh của mình qua EDI.
• Các dạng thông điệp này được truyền qua thư tín điện tử trên
các mạng giá trị gia tăng VAN của nhà cung cấp dịch vụ EDI.
•Các công ty muốn sử dụng hình thức EDI phải chạy một phần
mềm dịch EDI trên máy tính của họ để chuyển đổi dữ liệu EDI
sang các dạng dữ liệu tương ứng được lưu trữ trong cơ sở dữ
Dòng thông tin EDI đối với người mua và người bán Bộ phận tài chính Bộ phận bán hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận vận chuyển Bộ phận tài chính Bộ phận kinh doanh Bộ phận kiểm kê kho bãi Máy chủ xử lý EDI Xác nhận đặt hàng tự động Cung cấp thông tin đặt hàng Bộ phận giao nhận hàng hóa Yêu cầu mua hàng BÊN MUA BÊN BÁN Máy chủ xử lý EDI
Đặc điểm:
• Các mạng giá trị gia tăng VAN là các mạng chuyên dụng, cho đến
nay chúng vẫn an toàn và tin cậy hơn Internet.
•EDI – trao đổi dữ liệu điện tử - xuất hiện từ thập kỷ 60, được dùng
chủ yếu bởi các công ty lớn hoặc các nhà cung cấp vệ tinh của họ trong quá trình cùng làm việc trên một mạng.
•Các nhà cung cấp dịch vụ duy trì VAN và truyền dữ liệu giữa các
thành viên với một hộp thư cho mọi thành viên tham gia kinh doanh và trên cơ sở đó lưu trữ, chuyển tiếp các bức điện tử EDI giữa họ.
- EDI trên VAN quá chậm và tốn kém: Trước đây, phần lớn các giao dịch EDI được thoả thuận và thực hiện qua thỏa thuận đối tác thương mại-TPA (Trading Partner Agreement), ở đó nó thực hiện quá trình trao đổi dữ liệu từng bước một. Thực hiện thoả thuận, sau đó kết thúc liên lạc là một quá trình tốn kém và chậm, nhất là so với các tiêu chuẩn ngày nay.
Đặc điểm
- OpenEDI là một phiên bản mô tả mới để xử lý EDI trên
Internet. OpenEDI được thiết kế để mô tả và thực thi giao dịch
kinh doanh EDI đơn giản hơn, đồng thời có thể dùng trên Internet.
- Các doanh nghiệp có thể dùng EDI để tự động truyền thông tin giữa các đơn vị cũng như giữa các công ty.
Ví dụ: dữ liệu EDI có thể được truyền giữa các phòng
mua bán, phòng tài chính và phòng tiếp nhận để tự động hoá
Đặc điểm
•Hệ thống EDI chuyên dụng cho lĩnh vực tài chính được gọi là
EDI tài chính (Financial EDI – FEDI).
•FEDI chuyên thực thi giữa các ngân hàng và các khách hàng
đối tác, giúp các ngân hàng nhận uỷ quyền thanh toán từ người phải thanh toán và nhận các khoản thanh toán cho người nhận thanh toán.
Đặc điểm Với Internet Với VAN Các hộp thư lưu và chuyển tiếp Được Được Môi trường an toàn Không được Được Thực thi tin cậy Không được Được Trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ Hạn chế Được Hỗ trợ khách hàng Hạn chế Được
Truy cập tương tác Được Chi phí cao Truy cập thông tin điện tử Được Hạn chế
Ưu điểm
–Khả năng kiểm soát vật liệu, hàng hoá trong quá trình vận
chuyển;
–Nâng cao khả năng của tổ chức khi tạo cơ hội áp dụng
JIT (Just – in – time);
–Giảm chi phí nhân lực nhờ loại bỏ những bộ phận không
cần thiết, hay tăng khả năng giải quyết công việc của bản thân người lao động nhờ ứng dụng EDI;
–Giảm lỗi trong những công việc cụ thể, chi tiết hằng ngày; –Tạo cơ hội chú trọng nhiều hơn đến dịch vụ khách hàng.
Nhược điểm
–Giảm sự liên lạc giữa nhà cung cấp và khách hàng;
–Rắc rối đối với những nhân viên từ chối sử dụng kỹ
thuật mới và chịu được áp lực của sự đổi mới liên tục;
–Khó khăn trong việc kết hợp giữa các giao dịch và các
kênh phân phối vật lý.
Ứng dụng
Đối tượng áp dụng EDI là những công ty, tập đoàn có các đặc điểm:
–Liên quan với rất nhiều nhà cung cấp, sản xuất khác;
–Liên quan đến hàng hoá nguy hiểm (công ty dược phẩm,
hoá chất…), hay những hàng hoá có thể bị hư hỏng trong một khoảng thời gian nhất định (thức ăn, rau,…);
–Có đặc thù số lượng lớn công việc giấy tờ (các công ty
xuất nhập khẩu…);
–Quá trình sản xuất ứng dụng tiêu chuẩn – JIT (sản xuất
xe ôtô, máy tính…)