I> Mô tả Phân hệ
Phân hệ Quản lý tìa chính là phân hệ mà chức năng và nhiệm vụ là công việc của kế toán và thủ quỹ tr- ờng. Căn cứ vào mức nộp học phí, mức thu tiền xây dựng và các khoản khác mà học sinh đợc miễn, giảm mức nộp. Quy định này đã đợc BGH có quyết định và học sinh, giáo viên chủ nhiệm, kế toán thủ quỹ đều phải nắm đợc để thực hiện. Tuỳ theo điều kiện nhà trờng mà có thể chia thời gian nộp thành nhiều mức, nhiều lần, không nhất thiết phải bắt học sinh nộp đầy đủ cùng một lần nộp. Có thể nộp thao tháng, theo quý hay theo học kỳ. Tất nhiên phải có một quy định cụ thể. Có nhiều trờng Phổ thông yêu cầu học sinh nộp từ đầu năm ....
Thủ quỹ có nhiệm vụ thu tiền học phí, tiền xây dựng và các khoản thu khác của học sinh. Mỗi khi có học sinh tới phòng nộp học phí, thủ quỹ thu học phí và cấp cho học sinh một hoá đơn thu (phiếu thu), mặt khác cũng lu lại một phiếu thu để sau này kiểm tra và thống kê. Kế toán và thủ quỹ tổng kết số tiền đã nộp/ học sinh, học sinh cha nộp.. Thống kê theo lớp, theo khối ... rồi báo cáo lên BGH nhà tr- ờng. Từ đó BGH có hình thức khen thởng những học sinh, lớp nộp đầy đủ trong thời hạn, hay có hình thức nhắc nhở những giáo viên chủ nhiệm, học sinh đối với những lớp, học sinh nộp chậm hoặc thiếu.
Đầu vào của hệ thống là danh sách học sinh với đầy đủ các chế độ u tiên, các quy định về mức thu các khoản
thu, mức miễn giảm / đối tợng, tiền của học sinh nộp (hoá đơn thu).
Đầu ra là các bản thống kê báo cáo. Tuỳ theo yêu cầu thống kê của BGH và của phân hệ mà hệ thống có thể đáp ứng các yêu cầu đó. Đó là các báo cáo tổng hợp, tổng số đã nộp, cha nộp, còn thiếu, DS / lớp, các bảng tổng kết hàng năm ...
Hệ công lập và hệ bán công cũng đợc quy định mức thu rõ ràng.
Phiếu thu nh sau
Trờng ... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phiếu thu Học và tên học sinh : ... Lớp : ..., Năm học : ... Lí do nộp : tiền xây dựng : ... Tiền nhọc phí : ... / trong ... tháng (mức ... /tháng) Các khoản khác : ... Tổng nộp : ... đồng.
Phan Văn Thế 42B2 Tin ĐH Vinh
(Bằng chữ : ...) . ..., Ngày ... tháng ... năm ... Ngời nộp Thủ quỹ (Kí tên) (Kí tên)
ii> Biểu đồ phân cấp chức năng
Thống kê TK tổng Tk nộp Quy định Mức HP, Miễn Phân hệ tài vụ