Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
++) Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.
++) Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
++) Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
++) Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. + Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
++) Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
++) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
++) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng.Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
++) Chuyển phát văn bản mật. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định Số: 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Thông tư Số: 33/2015/TT-BCA.
Bước 5: Lưu văn bản đi
+ Mỗi văn bản phát hành chính thức của cơ quan lưu bản gốc và một bản chính. Bản gốc được đóng dấu, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn thư cơ quan; bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo.
+ Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, văn thư cơ quan lưu bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc bản tiếng dân tộc thiểu số đó kèm với bản gốc tiếng Việt.
+ Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo) và các tài liệu đi kèm dự thảo đều chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo lưu kèm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan. Các văn bản có độ mật “tuyệt mật” được cho vào bì niêm phong để lưu.
Thứ ba, về liên hệ thực tiễn quy trình quản lý văn bản đi ở UBND xã/phường ...
Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND xã/phường ... đã phát sinh khối lượng rất lớn các văn bản đi do UBND cũng như các phòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành. Qua quan sát và trao đổi với cán bộ văn thư có thể đánh giá công tác quản lý văn bản đi đều trải qua đầy đủ các bước theo quy trình, từ soạn thảo văn bản, kiếm tra văn bản sau soạn thảo, chuyển phát văn bản đi, lưu hồ sơ đều được tiến hành đúng trình tự, thủ tục. Văn bản của đơn vị chuyên môn nào sẽ do đơn vị chuyên môn đó chịu trách nhiệm soạn thảo và trình ký văn bản. Sau đó trưởng đơn vị, bộ phận, chuyên viên văn phòng kiểm tra và ký nháy, rồi mới chuyển đến lãnh đạo duyệt, ký văn bản. Các văn bản đều được đăng ký lấy số, nhân bản, chuyển phát đi, và lưu hồ sơ văn bản lại.
UBND xã/phường ... cũng quan tâm chú trọng đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý văn bản đi như: chuẩn bị đầy đủ các máy photocopy, máy in, scan, Fax; văn phòng phẩm thiết yếu: sổ sách, kẹp giấy, kẹp ghim…
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của xã/phường ... được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế thiếu sót, nhầm lẫn trong việc trình bày thể thức văn bản; việc quản lý văn bản đi còn chậm trễ, kiểm tra văn bản trước khi chuyển phát còn chưa được thực hiện nghiêm túc, vẫn còn hiện tượng đóng dấu treo,…
Như vậy, công tác quản lý văn bản đi là công tác cực kỳ quan trọng. Không thể phủ nhận đây là một công tác tương đối phức tạp. Chất lượng của cán bộ làm công tác văn thư có ảnh hưởng rất lớn tới công tác quản lý văn bản đến. Chính vì thế cần chú trọng hơn nữa việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư văn phòng để hiệu quả công tác xử lý văn bản đi ngày càng được nâng cao.