Quy chế Quản trị công ty yêu cầu HĐQT phải lựa chọn một người làm Thư ký công ty để có thể làm việc vì những lợi ích của Công ty và của các cổ đông.
Thư ký Công ty cần phải được bảo vệ trước những ảnh hưởng từ phía các thành viên HĐQT, BKS, BGĐ và những đối tượng khác bằng các quy định cụ thể.
Thư ký Công ty phải chịu trách nhiệm trước HĐQT và được kiểm soát bởi HĐQT.
Thư ký Công ty không được đồng thời làm việc cho công ty kiểm toán hiện đang kiểm toán Công ty ; và
Thư ký Công ty không nên là người thân của một cán bộ nào đó trong công ty hoặc là người có quan hệ làm ăn với công ty, như một thành viên trong gia đình TGĐ hoặc một đối tác kinh doanh của công ty.
Thư ký công ty có trách nhiệm bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
THƯ KÝ CÔNG TY
Bổn phận của Thư ký Công ty như sau (Đ.152 Luật DN 2014)
1.Đảm bảo việc xây dựng, tuân thủ và định kỳ rà soát việc thực hiện chính sách và các Nghị quyết của ĐHĐCĐ, HĐQT, BKS
2.Giữ sổ cổ đông - Lưu giữ hồ sơ, tài liệu ĐHĐCĐ, HĐQT, BKS
3.Tổ chức các cuộc họp HĐQT, BKS - làm biên bản tất, chuyển thông tin đi và đến.
4.Bảo vệ quyền lợi của cổ đông qua việc tổ chức ĐHĐCĐ, làm thành viên Thư ký đoàn tại ĐHĐCĐ, làm liên lạc trong các giao dịch kiểm soát và góp phần giải quyết các xung đột.
5.Hỗ trợ việc công bố thông tin trọng yếu một cách kịp thời, chính xác và minh bạch.
6.Tư vấn về Quản trị công ty - về thủ tục các cuộc họp.
7.Cung cấp các thông tin tài chính, bản sao biên bản họp và các thông tin khác cho thành viên của HĐQT - BKS.
8.Quan hệ với các cổ đông, các cơ quan quản lý, làm thủ tục chuyển nhượng cổ phiếu.
THƯ KÝ CÔNG TY
Các kỹ năng của Thư ký Công ty:
1. Nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến Công ty và thị trường chứng khoán;
2. Có “ngoại hình” và kỹ năng giao tiếp tốt;
3. Có trực giác tốt và nhạy cảm đối với những suy nghĩ và cảm xúc của Tổng giám đốc và các thành viên Hội đồng quản trị;
4. Phát hiện những tín hiệu từ xa và cảnh báo sớm;
5. Biết cách khắc phục lối tư duy quan liêu trong Công ty; 6. Có tính tỉ mỉ để ý đến chi tiết, linh hoạt và sáng tạo;
7. Hiểu rõ hoạt động kinh doanh của Công ty;
8. Biết thương thuyết và tạo nên sự đồng thuận trong lãnh đạo Công ty.