mang những nét khu biệt so với xưng hô trong đời sống hằng ngày. Về biểu thức ngôn ngữ dùng để xưng, qua khảo sát ngữ liệu, chúng tôi thống kê được trong VBHC sử dụng 8 biểu thức ngôn ngữ dùng để xưng (chi tiết trong bảng 2.2). Trong đó, xuất hiện nhiều nhất là: biểu thức phối hợp chức vụ với tên riêng (đầy đủ họ và tên); tiếp đến biểu thức định danh cơ quan, đơn vị, tổ chức; biểu thức phối hợp chức vụ với tên cơ quan, đơn vị, tổ chức. Về các biểu thức ngôn ngữ dùng để hô, chúng tôi cũng đã thống kê được trong VBHC sử dụng 12 biểu thức ngôn ngữ dùng để hô (chi tiết trong bảng 3.1). Trong đó, sử dụng nhiều nhất là: biểu thức định danh cơ quan, đơn vị, tổ chức dạng đầy đủ, rút gọn hoặc nói khái quát; kế đến là dùng biểu thức phối hợp chức vụ với tên cơ quan, đơn vị, tổ chức. Những biểu thức xưng hô được dùng nhiều trong VBHC thể hiện được tính minh xác và tính pháp lí.
Qua số liệu khảo sát, thống kê cho thấy nhóm các từ ngữ dùng để xưng hô xuất hiện với tần xuất cao trong VBHC là tên cơ quan, chức vụ, chức danh, nghề nghiệp, từ hô gọi chung (ông/ bà , đồng chí), còn các yếu tố về cá nhân như họ tên riêng thì xuất hiện với tần
xuất thấp, và không xuất hiện một mình mà luôn có các yếu tố trên đi kèm. Đây chính là điểm khu biệt giữa xưng hô trong VBHC với xưng hô trong đời sống hằng ngày. Vì xưng hô trong VBHC nhấn mạnh về tính đúng mực, tính tường minh và tính pháp lí cho nên rất ít dùng các đại từ nhân xưng chính danh trong tiếng Việt. Người viết chủ yếu dùng đại từ nhân xưng lâm thời được chuyển loại từ các danh từ sang. Đặc biệt, trong xưng không sử dụng các danh từ thân tộc (ông,bà, anh, chị...), chỉ có một trường hợp em dùng để xưng trong giao tiếp giữa học sinh với các thầy/cô giáo trong trường học. Còn trong hô lại đặc biệt không sử dụng các đại từ nhân xưng chính danh ngôi thứ 2 (mày, chúng mày...) vì các từ này có sắc thái thân mật, suồng sã thậm chí thô tục, không đảm bảo tính trang trọng, lịch sự của VBHC.