1.1 Hoàn thiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu
Đối với một doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu thì đội ngũ cán bộ phải có đủ trình độ kinh doanh ký kết thực hiện hợp đồng ngoại thương, đó không những là điều kiện giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường mà còn là yêu cầu tối thiểu để doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu.
Đối với Tổng Công ty VINACONEX điều kiện trên là bình thường bởi vì 100% cán bộ của Công ty cổ phần kinh doanh VINACONEX đều có trình độ Đại học và được đào tạo theo đúng nghiệp vụ chuyên môn. Tuy nhiên, điều quan trọng chính là việc vận dụng những kiến thức nghiệp vụ ngoại thương vào thực tế hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Việc làm thủ tục xuất nhập khẩu là một việc thường xuyên lặp đi lặp lại, chính vì vậy nên phân công cho một bộ phận chuyên về việc lo thủ tục giấy tờ như thế họ sẽ có điều kiện quen với công việc, với các cơ quan chức năng và sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Bộ phận lo thủ tục giấy tờ cần thường xuyên trau dồi nghiệp vụ ngoại thương, kịp thời nắm bắt những văn bản chính sách mới của Chính phủ có liên quan đến hợp đồng xuất nhập khẩu.
Phương thức nhập khẩu ở Tổng Công ty chưa đa dạng, chủ yếu là nhập tự doanh và uỷ thác. Để tăng kim ngạch nhập khẩu Tổng Công ty nên kết hợp nhiều phương thức khác nhau đặc biệt là phương thức nhập khẩu liên doanh nhằm tận dụng vốn góp của các bên liên doanh để không bỏ lỡ cơ hội nhất là các hợp đồng lớn trong điều kiện Tổng Công ty đang thiếu vốn lưu động. Hoặc sử dụng phương thức nhập khẩu hàng đổi hàng để vừa xuất được hàng trong nước ra nước ngoài vừa nhập được hàng mình cần để thu lãi kép. Kim ngạch cả xuất khẩu và nhập khẩu đều tăng lên. Việc đẩy mạnh các phương thức nhập khẩu sẽ tạo cho Tổng Công ty khai thác tốt nguồn hàng đồng thời tạo ra sự liên kết giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước với Tổng Công ty ngày càng được củng cố và phát triển vững mạnh.
1.3 Thành lập phòng chức năng Marketing của Tổng Công ty
Sự vận động của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp tham gia phải có sự nhanh nhạy trong mọi hoạt động kinh doanh của mình. Tổng Công ty VINACONEX thiếu hẳn một bộ phận chức năng chuyên phụ trách về Marketing. Những vấn đề về thị trường đều do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Điều này tỏ ra không phù hợp vì các chuyên viên vừa phải thực hiện hoạt động kinh doanh vừa phải nghiên cứu thị trường.
Trước những diễn biến thị trường ngày càng phức tạp như hiện nay đòi hỏi Tổng Công ty phải có một bộ phận chuyên trách về thị trường để tổ chức và quản lý các hoạt động Marketing. Chức năng chính của phòng Marketing sẽ là tổng hợp và xử lý các nguồn thông tin liên quan đến thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng Công ty. Để hoạt động của phòng Marketing đạt hiệu quả cao cần có sự phối hợp thu thập thông tin từ các văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài.
1.4 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ
Trong cơ chế chuyển đổi, các cơ quan quản lý Nhà nước thường xuyên có những thay đổi trong chính sách, luật pháp, nghị định, nghị quyết ra đời để quản lý và hướng dẫn các hoạt động ở doanh nghiệp. Các thông tư hướng dẫn nhiều khi cũng thường xuyên thay đổi cho phù hợp với tình hình kinh tế. Tình
trạng này không những làm cho Tổng Công ty VINACONEX mà còn làm cho các doanh nghiệp khác khó khăn vì không theo kịp sự thay đổi đó. Vì vậy để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, các cán bộ của Tổng Công ty phải tự nghiên cứu trong quá trình công tác để am hiểu và phân tích đúng đắn các vấn đề luật pháp trong kinh doanh. Tổng Công ty nên cho các cán bộ của Công ty cổ phần kinh doanh tham gia các lớp học ngắn hạn về các vấn đề mới như : Thương mại điện tử, hoà mạng Internet, thị trường chứng khoán,... và các vấn đề về luật pháp trong nước cũng như quốc tế do các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế lớn hay các trường Đại học giảng dạy. Việc tổ chức cho cán bộ đi học có thể tốn kém chi phí nhưng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ nói riêng mà còn tạo ra tâm lý tốt trong công tác của cán bộ.
1.5 Tạo động cơ làm việc cho cán bộ
Trong cơ chế thị trường như hiện nay, khách hàng là "thượng đế" vì vậy khi có yêu cầu của họ, các cán bộ của Công ty cổ phần kinh doanh phải làm việc hết mình. Có khi họ làm việc 9 - 10h/ngày nhưng tất cả đều rất hăng say công việc vì mục tiêu xây dựng Tổng Công ty lớn mạnh. Tuy nhiên một biện pháp quản lý nhân sự tốt phải là biện pháp kết hợp được giữa lợi ích chung và lợi ích riêng, khuyến khích được cả lợi ích về vật chất lẫn tinh thần. Do đó để đạt được hiệu quả cao hơn nữa trong công việc, Tổng Công ty cần phải có chính sách thưởng phạt rõ ràng, cần cho cán bộ thấy rằng ngoài lương ra, các thành viên sẽ có thêm thu nhập nếu doanh thu của Tổng Công ty cao và có lợi nhuận sau khi đã hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước. Nếu một cán bộ thực hiện được một hợp đồng lớn có hiệu quả thì cũng nên trích một phần lợi nhuận để thưởng cho người đó.
Sau những ngày làm việc căng thẳng, vất vả, mỗi năm nên tổ chức 1 - 2 lần cho cán bộ đi nghỉ mát, đi chơi tập thể để nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động, hơn nữa tạo ra môi trường với sự quan hệ mật thiết gần gũi giữa các thành viên và giữa cấp trên với cấp dưới.