+ Đối với NQ của HĐND cấp xã.
Chậm nhất là ba ngày, trước ngày khai mạc kỳ họp HĐND, UBND gửi tờ trình, dự thảo NQ và các tài liệu khác cho đại biểu HĐND; tại kỳ họp, đại diện UBND thông qua dự thảo NQ; HĐND thảo luận và biểu quyết thông qua khi có quá nữa tổng số đại biểu tán thành và sau cùng là CT HĐND ký chứng thực NQ.
+ Đối với QĐ, CT của UBND cấp xã.
Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo QĐ, CT, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên UBND chậm nhất 3 ngày trước ngày UBND họp; Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo QĐ, CT; UBND thảo luận và biểu quyết thông qua khi có quá nữa tổng số thành viên UBND tán thành; Chủ tịch UBND ký ban hành QĐ,
- Đối với văn bản hành chính:
Cơ quan, đơn vị soạn thảo lập và trình hồ sơ dự thảo lên cấp trên xem xét và thông qua, trường hợp cần thiết, đơn vị soạn thảo có thể trực tiếp tường trình với thủ trưởng ký.
Người được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra về thể thức sau đó xác nhận việc kiểm tra theo thủ tục.
Thông qua và ký ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục đối với văn bản thông qua theo chế độ tập thể và thủ trưởng.
Trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại trong thời hạn nhất định.
* Bước 5: Công bố.
Văn bản không thuộc bí mật nhà nước phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương.
Văn bản QPPL phải được niêm yết ít nhất 20 ngày tại cơ quan ban hành và những điểm như nhà văn hóa cấp huyện, xã; nhà văn hóa ấp, khu phố; trung tâm giáo dục cộng đồng,.. (theo QĐ của CT HĐND).
* Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản.
Tất cả văn bản đến, đi đều phải qua VP HD9ND và UBND xã và đăng ký vào sổ công văn, chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. các văn bản hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay khi nhận được.
Văn bản đi cũng có thể chuyển bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Văn bản QPPL của HĐND huyện, UBND cấp xã phải được gửi đến các cơ quan cấp trên, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra, các tổ chức, cá nhân hữu quan tại địa phương.
Mỗi văn bản của cơ quan ban hành phải ít nhất 2 bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Văn bản ban hành phải được phân loại, lưu trữ một cách khoa học và cập nhật kịp thời.