công trình và các khoản chi phí nh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung và các khoản chi phí khác bằng tiền, công ty sẽ tạm ứng cho đội trởng công trình với khoản tiền nhất định phục vụ cho thi công. Sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng các đội , các đội gửi lên mà công ty ghi vào “ NKCT số 10 ’’ – ghi Có TK 141 – “ Tạm ứng ’’ để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của công ty đối với các công trình. NKCT số 10 là sổ tổng hợp theo dõi cho cả quý. Thờng thì các công trình ở xa công ty nên nghiệp vụ tạm ứng của công ty rất nhiều do đó mà thờng xảy ra hiện tợng đội trởng công trình bỏ tiền ra mua vật liệu về để thi công công trình nh đã nói ở phần trên .
Để ghi vào NKCT số 10 phải xác định đợc
- Số d đầu kỳ : Căn cứ vào số d cuối kỳ của kỳ trớc cột Nợ hoặc Có để ghi vào số d đầu kỳ cột Nợ hoặc Có kỳ này .
- Số phát sinh trong kỳ : căn cứ vào số tiền tạm ứng công ty đã tạm ứng cho các công trình theo giấy tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay tiền vay ngắn hạn để ghi vào cột Nợ TK 141 và Có các TK liên quan .
- Sau khi ghi xong các cột số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ ( phần ghi nợ TK 141, phần theo dõi thực tế phát sinh ) kế toán căn cứ vào đó tính ra số cuối kỳ .
Trong quý I năm 2003 căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng kế toán cộng tất cả các nghiệp vụ phát sinh và ghi vào NKCT số 10.
Có TK 331 : 2.765.930.600
Trong cùng kỳ, các đội công trình gửi giấy thanh toán tạm ứng lên, kế toán ghi vào bên có TK 141 và Nợ TK có liên quan của NKCT số 10. Sau đó kế toán định khoản Nợ TK 632 : 3.119.412.682 Nợ TK 622 : 2.345.000 Nợ TK 623 : 273.812.422 Nợ TK 627 : 927.648.637 Nợ TK 133 : 335.531.320 Có TK 141 : 9.510.574.357
Năm 2002 bắt đầu thực hiện luật thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) theo phơng pháp khấu trừ đầu vào. Công ty đã áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế đầu vào. Mọi nghiệp vụ phát sinh đến thuế GTGT đều đợc công ty theo dõi trên tài khoản “ Sổ chi tiết công nợ ’’ cho từng ngời mua vật liệu. ( Biểu số 26 ) sau đó cộng tất cả lại để theo dõi tổng hợp trên NKCT số 10 – ghi Có TK 133 – “ Thuế GTGT đợc khấu trừ ( Biểu số 27 ) .
d) Kế toán tổng hợp xuất vật liệu :
Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng nguyên vật liệu. Đây là khâu cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào sản phẩm chế tạo. Kế toán xuất dùng bao nhiêu, sử dụng ở đơn vị nào (đội thi công nào ) và dùng vào việc gì .
Trong điều kiện sản xuất, thi công công trình theo yêu cầu của kế toán chi phí nguyên vật liệu đợc xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy đối với kế toán vật liệu ngoài việc xác định và theo dõi phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho đối tợng sử dụng .
Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm xây dựng để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, công tác kế toán đối t… ợng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là từng hạng mục công trình, từng đơn đặt hàng, từng loại sản phẩm. Cụ thể là công ty tham gia xây dựng các công trình gồm:
+ Công trình qua tổng công ty: sân đỗ A1, Cầu cạn, cầu đuống + Công trình tự tìm kiếm: đờng địên .
Căn cứ vào các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu của công ty, cuối quý kế toán tổng hợp, phân loại theo từng thứ, từng loại, từng nhóm vật liệu xuất dùng, tập hợp theo từng đối tợng sử dụng ( đối tợng sử dụng chi phí ) từ đó xác định đợc giá thực tế của vật liệu xuất kho .
Tại công ty giá thực tế xuất kho đợc tính theo giá đích danh nghĩa là nhập kho với giá nào thì xuất kho theo giá đó vag đợc tính bằng :
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lợng xuất kho . Đơn giá mua (nhập ) Tuỳ theo mục đích sử dụng (xuất kho để xây dựng, xuất kho để cho mợn )…
kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu của công ty xuất dùng vào bên có TK 152 (chi tiết từng kho ) đối ứng bên nợ các TK 621, TK 623, TK627, Căn cứ vào các…
chứng từ xuất kho nguyên vật liệu kế toán phân loại nh sau .
Căn cứ vào các dự toán, các phơng án thi công của công trình mà công ty đấu thầu cùng tiến độ thi công của các công trình, phòng vật t lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội công trình. Các đội thi công sẽ căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất thi công đẻ tính toán lợng nguyên vật liệu cần phục vụ cho sản xuất. Khi có nhu cầu sản xuất thì các đội lập phiếu xin cấp nguyên vật liệu có xác nhận của đội trởng công trình và kỹ thuật vên công trình. Phòng vật t xem xét nếu thấy phù hợp sẽ duyệt cấp nguyên vật liệu, phòng vật t có trách nhiệm cấp đúng chủng loại, đúng số lợng và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để dùng trực tiếp cho thi công công trình theo từng công trình. Cụ thể :
- Công trình Cầu Đuống . - Công trình Cầu Hoà Bình .
……
Để theo dõi việc xuất dùng nguyên vật liệu theo đúng đối tợng sử dụng, kế toán dùng “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ’’ ( Biểu số 28 ) .
Sau khi đã phân loại các chứng từ xuất vật liệu của công ty theo các đối tợng tập hợp chi phí, kế toán tính tổng trị giá thực tế của vật liệu của công ty xuất dùng cho: sản xuất chung, chi phí máy thi công .
Với đối tợng là công trình theo đơn đặt hàng hoặc công trình tự tìm kiếm, kế toán tính tổng giá trị những vật liệu của công ty để tạo nên công trình đó, trực tiếp ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu .
- Các chứng từ xuất vật liệu cho xây dựng cơ bản.
- Các chứng từ xuất vật liệu cho chi phí máy thi công tại công trình nh xăng, dầu, phụ tùng thay thế .
- Các chứng từ xuất vật liệu phục vụ việc quản lý phân xởng, bộ phận sản xuất nh lán, trại đồ dùng văn phòng của đội, tổ công trình .
Các chứng từ vật liệu dành cho chi phí bất thờng .
ở công ty khối lợng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng. Để đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu tính ra giá thực tế của vật liệu nhập – xuất – tồn trong kỳ đợc thuận tiện, công ty sử dụng “ Bảng kê số 3 ’’ – Tính giá thành thực tế vật liệu, “ công cụ dụng cụ ’’ (Biểu số 30 ) .
Để có đợc “ bảng tính giá thành thực tế công cụ, dụng cụ ’’ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ nhật ký khác nhau nh : “ NKCT số 5 ’’ , “ NKCT số 7 ’’ (Biểu số 29 ) và các chứng từ có liên quan .
Phần III
Một số ý kiến đề xuất nhằm tổ chức hợp lý kế toán nguyên vật liệu tạI công ty
1. Nhận xét về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty Bê Tông và Xây Dựng Thịnh Liệt .
Qua hơn 25 năm xây dựng và phát trỉên công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt đã từng bớc khẳng định đợc mình để đứng vững trên thị trờng. Để làm đợc đìêu đó công ty phải không ngừng phấn đấu học hỏi và sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Thành lập từ ngày nền kinh tế còn bao cấp, đất n- ớc vẫn còn chiến tranh nên cơ sở vật chất còn quá nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ công nhân viên với trình độ còn cha cao cha có kinh nghiệm trong thực tế đến nay công ty đã từng bớc ổn định cùng đội ngũ CBCNV năng động, nhiệt tình và đầy sức sáng tạo đã đa công ty phát trỉên cùng với sự phát trỉên của đất nớc. Sản phẩm của công ty đã có mặt trên thị trờng vag đợc thị trờng nâng cao giá trị sản phẩm, hạ thấp giá thành. Công ty đã cố gắng khai thác trịêt để những khả năng có thể đạt đợc đa công ty ngày càng lớn mạnh nh toàn CBCNV có trình độ cao, tay nghề vững đảm bảo cho việc tạo ra đ… ợc sản phẩm có chất lợng cao, giá thành hạ Đặc biệt trong cơ chế hiện nay, sự linh hoạt và nhạy bén trong công tác quản lý
…
kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực cho sự phát trỉên của công ty đội ngũ quản lý đã thờng xuyên thay đổi phơng thức quản lý để phù hợp với mỗi thời kỳ .
Cùng với sự đi lên của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng đợc củng cố, hoàn thiện đáp ứng yêu cầu ngày một cao của công tác quản lý hạch toán trong đìêu kiện kinh tế thị trờng ở nớc ta .
Mặc dù nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài với khối lợng lớn nhng nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật liệu cần thiết, không làm gián đoạn quy trình sản xuất. Công ty đã có hệ thống kho tàng, bến bãi phù hợp với từng loại vật liệu và thủ kho phải quản lý nghiêm ngặt cả về số lợng cũng nh chất lợng của công ty. Khi có sai xót, thiếu hỏng phải báo cáo ngay để công ty kịp thời xử lý .
a.Ưu điểm :
Đối với hệ thống tài khoản công ty sử dụng đã rất linh hoạt và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp .
ở khâu thu mua : doanh nghiệp đã tổ chức thu mua nguyên vật liệu kịp thời đầy đủ, đúng chất lợng đẩm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra đúng tiến độ, đúng kế hoạch .
ở khâu bảo quản : công ty đã dùng hệ thống kho tàng, bến bãi hợp lý và việc phân loại các kho nguyên vật liệu là rất hợp lý, dễ bảo quản giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kỉêm tra của các khâu thu mua, bảo quản sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ,kịp thời thông tin về tình hình vật liệu cho lãnh đạo công ty .
Về việc phân loại vật liệu : ở công ty, bộ máy kế toán đã vận dụng hệ thống tài khoản tơng đối linh hoạt và hợp lý đặc biệt là đối với kế toán vật liệu nh: công ty dẫ không sử dụng tàI khoản 151 “ hàng mua đi đờng ’’ điều này phù hợp với tình hình thực tế của công ty vì khi mua nguyên vật liệu, hoá đơn và hàng về cùng một lúc không có trờng hợp hàng về trớc hoá đơn về sau hay hàng về sau hoá đơn vầ tr- ớc .
Về kế toán tổng hợp nhập vật liệu : khi có công trình căn cứ và định mức tiêu hao vật t do phòng kỹ thuật lập đợc giám đốc phê duyệt, công ty sẽ mua vật liệu và xuất thẳng cho công trình không qua kho công ty, nh vậy sẽ tiết kiệm đợc chi phí bảo quản tại kho trong thời gian vật liệu ở trong kho và tiết liệm chi phí vận chuyển từ kho tới công trình .
Khi không có công trình vật liệu trong kho không đủ xuất cho công trình xây dựng, lúc đó công ty sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán sử dụng TK 331 để theo dõi tình hình thanh toán với đơn vị bán và mở NKCT số 5 để theo dõi .
Nh vậy qua NKCT số 5 lãnh đạo công ty có thể nắm bắt đợc kịp thời tình hình thu mua nguyên vật liệu của công ty và tình hình thanh toán với đơn vị bán từ đó có quyết định đúng đắn, kịp thời đối với công tác thu mua nguyên vật liệu trong những kỳ tiếp theo .
b. Nh ợc đỉêm :
Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: công ty đã theo dõi TK 152 theo từng kho riêng nhng cha lập “ sổ danh điểm vật liệu ’’. Nh vậy sẽ làm cho công tác kế toán vật liệu trở lên phức tạp, không tiện cho việc theo dõi từng loại vật liệu . Phơng pháp kế toán ở công ty là “sổ số d ’’. Kế toán chi tiết vật liệu chỉ sử dụng thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, bảng kê xuất, bảng kê nhập và bảng tổng hợp X- N – T để ghi vào “sổ số d ’’ chứ cha có bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế
xuất vật liệu. Việc ghi sổ kế toán nh vậy khiến cho công việc kế toán trở nên kồng kềnh, không tiện cho việc theo dõi tình hình nhập xuất kho vật liệu trong tháng của công ty .