e. Quy trình xây dựng và phát triển HTTT
2.4.2.Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của nhà trường. Trong các phòng ban, nhân viên và giáo viên đều sử dụng máy tính để làm việc, quản lý thông tin cũng như các hoạt động tài chính kế toán khác. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin chỉ mới dừng lại ở việc dùng các công cụ như Word hay Excel để thống kê và báo cáo. Hoạt động trong trường vẫn chưa sử dụng các phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho các công việc như: phần mềm kế toán, quản lý sinh viên, giáo viên,...
Thời gian vừa qua, nhà trường vừa nhận thêm 2 giáo viên tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin từ các trường đại học. Cùng với đội ngũ giáo viên dạy ngành tin học, việc xây dựng hệ thống thông tin cho trường học phục vụ công tác quản lý học sinh sinh viên cũng như nhân viên trong nhà trường đã được tiến hành.
Mặc dù trong thời điểm này, nhà trường chưa sử dụng bất kỳ hệ thống thông tin nào. Nhưng trong tương lai gần, hệ thống thông tin quản lý sinh viên và hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ đưa vào sử dụng.
2.4.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - KỹThuật Bắc Nghệ An Thuật Bắc Nghệ An
Hiện tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An có 40 cán bộ công nhân viên, và trong năm 2015 này nhà trường dự định tuyển thêm 10 nhân viên, giáo viên, để chuẩn bị mở rộng công tác đào tạo. Đến năm 2017 nhà trường sẽ được sở lao động thương binh xã hội đề xuất trở thành trường Cao đẳng.
Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, và tốn nhiều thời gian và công sức cho nhà trường. Tuy nhiên hiện tại việc quản lý nhân sự của nhà
trường chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin về nhân sự. Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tự động cho nhà trường là rất quan trọng trong thời gian sắp tới.
Công tác quản lý nhân sự của nhà trường hiện nay được thực hiện như sau.
Để quản lý nhân sự của trường, nhà quản lý phải nắm được mọi thông tin về CBGV đó. Trước khi vào trường, CBGV phải nộp hồ sơ được khai báo theo mẫu quy định. Sau khi nhà quản lý nhận được hồ sơ và các thông tin cần thiết thì việc lưu trữ và xử lý thông tin được tiến hành theo cách làm thủ công thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách. Khi xử lý hồ sơ các thông tin ngắn và chung nhất (họ tên, ngày sinh, quê quán, hệ số lương,trình độ, ngành nghề ……) được lưu trữ tại các biểu mẫu riêng theo nhóm các thông tin liên quan đến nhiều nhất.
Khi nhà quản lý hoặc các phòng ban, tổ nhóm cần một thông tin nào đấy về cán bộ của phòng mình hay mỗi khi in danh sách lương tháng, xem xét cán bộ theo một tiêu chuẩn thì cán bộ chuyên trách phòng quản lý thống kê thủ công rồi viết thành báo cáo để đáp ứng nhu cầu.
Khi một CBGV có yêu cầu chuyển đi nơi khác thì nhà quản lý tìm hồ sơ gốc để trả lại và tìm tất cả các biểu lưu có liên quan đến việc xử lý.
Khi CBGV được đào tạo bổ sung nhà quản lý phải tra cứu thông tin về người đó và quản lý các thông tin bằng phương pháp thủ công rồi lưu trữ
Khi có yêu cầu liên quan đến nhân sự thì nhà quản lý phải tìm hồ sơ đã được sắp xếp. Thời gian xử lý tuỳ thuộc vào khả năng của cán bộ chuyên trách.
Tóm lại: Việc quản lý nhân sự của nhà trường được tiến hành thông qua các loại hồ sơ giấy tờ, sổ sách bảng biểu do nhóm cán bộ chuyên trách. Phương pháp quản lý theo kiểu thủ công truyền thống chỉ phù hợp với hệ thống quản lý nhỏ. Khi khối lượng hồ sơ rất lớn thì việc quản lý rất khó khăn không đáp ứng được yêu cầu quản lý của công việc đòi hỏi tính chính xác cao, sự nhanh nhạy.
Vì vậy, qua thời gian nghiên cứu thông tin về quản lý tại nhà trường, tôi đề xuất việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An. Phần 3 sau đây là những phân tích và thiết kế của tôi cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho nhà trường, vì thời gian làm việc hạn chế và nhà trường hiện tại quy mô còn nhỏ nên những nghiên cứu và thiết kế được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng nhất có thể để phù hợp với nhân viên tại trường trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ - THUẬT BẮC
NGHỆ AN 3.1. Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
3.1.1. Mô tả bài toán quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế -Kỹ Thuật Bắc Nghệ An Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Nhân viên trong trường sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Được tính mức lương, phụ cấp, và bảo hiểm như sau:
Mức lương = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số lương hiện hưởng]
Mức phụ cấp tính theo mức lương cơ sở = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số phụ cấp hiện hưởng]
Bảo hiểm: bảo hiểm xã hội = 8% * lương, bảo hiểm y tế = 1,5 * lương, bảo hiểm thất nghiệp = 1% * lương. Các khoản bảo hiểm này sẽ được tính khấu trừ vào lương.
Thực lĩnh = mức lương + mức phụ cấp – bảo hiểm
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn
3.1.2. Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự
a. Yêu cầu chức năng
Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi tuyển mới nhân viên thì cập nhật sơ yếu lí lịch và lí lịch công chức viên chức.
Cập nhật các biến động trong quá trình công tác: Khi một cán bộ được tăng lương, lên chức, thay đổi công việc, đi nước ngoài, đi học, chuyển đơn vị công tác trong phạm vi tổ chức của cơ quan thì thông tin của các sự kiện này được lưu lại trong hồ sơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên: + Quá trình lương
+ Quá trình học tập
+ Quá trình Khen thưởng – Kỷ luật + Quan hệ gia đình
- Phân tích và báo cáo tình hình nhân sự: Đưa ra các thống kê để phân tích các hiện tượng cần điều chỉnh. Ví dụ: Có nhiều cán bộ cao tuổi dẫn đến cần chuẩn bị lực lượng kế tục. Số lượng nhân viên tăng giảm theo từng tháng nhiều hay ít để điều chỉnh, phân công công việc.
Tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân sự theo một chỉ tiêu nào đó đẻ phục vụ cho một số trường hợp, VD như liệt kê các cám bộ theo 1 chuyên nghành nào đó có trình độ như thế nào ...
Cụ thể:
- Cập nhật hồ sơ lý lịch cán bộ giáo viên : Chức năng này cho phép ta nhập mới, sửa, huỷ hồ sơ, xem danh sách tổng thể, in lý lịch hồ sơ cho cán bộ giáo viên
- Cập nhật hồ sơ thông tin khen thưởng: Chức năng này theo dõi quá trình khen thưởng, nhập mới, sửa đổi, xoá, xem danh sách, in danh sách khen thưởng.
- Cập nhật hồ sơ thông tin kỷ luật: Chức năng này theo dõi quá trình kỷ luật, nhập mới, sửa đổi, xóa, xem danh sách, in danh sách kỷ luật.
- Xử lý nâng lương thường kỳ: Chức năng này tự động nâng lương định kỳ cho cán bộ giáo viên đã đủ tiêu chuẩn nâng lương
- Xử lý chuyển hồ sơ cán bộ: Chức năng này lưu hồ sơ cán bộ chuyển đi hay nghỉ hưu và huỷ bỏ hồ sơ gốc
- Tìm kiếm hồ sơ theo mã cán bộ giáo viên: Chức năng này cho ta tìm kiếm nhanh nhất thông tin của một cán bộ nào đó theo yêu cầu
- Tìm kiếm theo họ tên: Chức năng này cho phép ta tìm kiếm theo họ tên của cán bộ cần tìm
- Tìm kiếm theo khoa: Chức năng này cho phép ta tìm kiếm cán bộ giáo viên theo khoa mà cán bộ giáo viên đó giảng dạy.
- Tìm kiếm theo trình độ: Nó cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin về một cán bộ theo trình độ của cán bộ đó ở nơi công tác.
- Thống kê theo độ tuổi:Chức năng này sẽ thống kê tuổi của các giáo viên trong trường và in ra báo cáo.
- Thống kê theo dân tộc: Chức năng này sẽ thống kê ra vấn đề dân tộc của từng giáo viên trong trường sau đó đưa ra danh sách báo cáo.
- Thống kê theo khoa: Chức năng này thống kê danh sách các giáo viên thuộc từng khoa và in ra danh sách báo cáo.
- Thống kê số năm công tác: Chức năng này thống kê số năm công tác của cán bộ giáo viên ở trường. In danh sách báo cáo.
- Thống kê sắp nghỉ hưu: Chức năng này cho ta biết danh sách các cán bộ sắp nghỉ hưu
b. Yêu cầu phi chức năng
- Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng. Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình. Vì vậy để được đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần:
- Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn.
- Thuận tiện, thân mật với người sử dụng
- Các thông tin nhân viên phải được quản lý cụ thể, rõ ràng và dễ tìm kiếm
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1 Biểu đồ use case
a. Biểu đồ use case tổng quát
Biều đồ 3.1Biểu đồ use case tổng quát
Bảng 3.1Danh sách các Actor (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Tên Actor Ý nghĩa/Ghi chú
1 Cán bộ phòng nhân sự -Người có quyền quản lí các chức năng trong hệ thống
2 Nhân viên Nhân viên công chức làm việc trong trường học
Bảng 3.2 Danh sách các USE-CASE
STT Use-case Ý nghĩa
1 DangNhap Đăng nhập
2 CapNhat Chỉnh sửa hồ sơ nhân viên
3 TimKiem Tra cứu nhân viên theo: tên đơn vị,Mã NV....
4 QuanLyLuong Quản lý lương
5 ThongKe,BaoCao Thống kê , báo cáo
CapNhat CapNhatHoSoNV CapNhatHSKhenThuong CapNhatHSKyLuat <<extend>> <<extend>> <<extend>> CapNhatHoSoNV Them ho so NV Sua ho so NV Xoa ho so NV <<extend>> <<extend>> <<extend>> 26
CapNhatHSKhenThuong
Them HS Khen Thuong
Sua HS KhenThuong Xoa HS KhenThuong <<extend>> <<extend>> <<extend>> CapNhatHSKyLuat Them HS KyLuat Sua HS KyLuat Xoa HS KyLuat <<extend>> <<extend>> <<extend>>
Sơ đồ 3.2Sơ đồ use case phân rã chức năng cập nhật
Sơ đồ phân ra usecase được thiết kế theo chức năng chính là chức năng cập nhật. Công việc cập nhật bao gồm việc thêm sửa và xóa thông tin trong mỗi thực thể được quản lý ở đây theo bài toán quản phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, việc cập nhật được thực hiện trên ba thực thể là : hồ sơ nhân viên, hồ sơ khen thưởng và hô sơ kỷ luật.
Biểu đồ lớp được thiết kế sau đây thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa các thực thể được quản lý trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các thực thể như nhân viên, tôn giao, trình độ, lương,… được thể hiện rõ rảng. Các thực thể được xây dựng dựa trên thực tế quản lý nhân sự tại trường, thể hiện được việc quản lý lương cho nhân vien hành chính sự nghiệp.
Biểu đồ 3.3Biểu đồ lớp
3.3. Thiết kế hệ thống
3.3.1. Biểu đồ tuần tự
a. Biểu đồ tuần tự cho chức năng “Tìm kiếm” 28
Khi cần tìm kiếm các thông tin như: thông tin nhân viên, hay thông tin về khen thưởng kỷ luật, ta mở form quản lý tương ứng, sau đó chọn chức năng tìm kiếm. Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, người sử dụng kích vào nút tìm kiếm trên form. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và trả về kết quả tìm được ra màn hình cho người sử dụng.
CBCNV
CBCNV Form TimKiemForm TimKiem DK TimKiemDK TimKiem Ho SoHo So FormKQTimKiemFormKQTimKiem
Chon chuc nang tim kiem
Hien danh muc chuc nang TimKiem
Nhap dieu kien TimKiem
Yeu cau TimKiem
Tim Kiem
Tao cau truy van SQL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thuc hien TimKiem
Tra ve KQ TimKiem
Thong bao ket qua
Hien thi ket qua Tim Kiem
Hien thi ket qua tim kiem
b. Biểu đồ tuần sự chức năng “Thêm hồ sơ”
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ tuần tự chức năng “Thêm hồ sơ”
Khi cần nhập thêm hồ sơ mới nhân viên nhân sự sẽ mở form thêm hồ sơ, yêu cầu thêm hồ sơ. Sau đó nhân viên sẽ nhập mã hồ sơ vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã hồ sơ đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thông báo ra màn hình và nhân viên tiếp tục nhập thông tin về hồ sơ mới. Sau khi thêm xong hệ thống sẽ thông báo hồ sơ mới đã được tạo thành công.
c. Sơ đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ”
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ”
Khi cần sửa thông tin về hồ sơ nhân viên nhân sự sẽ mở form sửa hồ sơ sau đó nhập vào mã nhân viên cần sửa thông tin, hệ thống sẽ tìm hồ sơ có mã nhân viên như đã được nhập vào và hiển thị kết quả ra màn hình, nhân viên nhân sự sửa các thông tin sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu. Sau khi sửa xong và lưu lại hệ thống sẽ thông báo ra màn hình là hồ sơ sửa thành công.
d. Sơ đồ tuần tự chức năng “Báo cáo, thống kê”
CBCNV
CBCNV Form ThongKeForm ThongKe DK_ThongKeDK_ThongKe Ho so nhan
vien Ho so nhan
vien Chon chuc nang thong ke ho so
Hien thi Form thong ke
Chon thong ke danh sach ho so
Yeu ca dua ra danh sach ho so
Truy van danh sach ho so
Tra lai ket qua danh sach ho so Hien thi danh sach ho so
Hien thi danh sach ho so
Biểu đồ 3.7: Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo Cáo thống kê”
3.3.2. Biểu đồ trạng thái
Trong toàn bộ quá trình quản lý nhân viên thì ta thấy có hai đối tượng chính tham gia vào quá trình hoạt động của chương trình đó là các tác nhân .
Người dùng(nhân viên, cán bộ quản lý nhân sự).
Và thực thể nhân viên (gồm các việc thêm, sửa, xóa cập nhật thông tin). a. Biểu đồ trạng thái lớp người dùng
Khi đăng nhập vào hệ thống hệ thống sẽ kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu của người dùng.
Nếu tên đăng nhập đúng hệ thống sẽ phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho chủ quyền đăng nhâp (ví dụ nhân viên chỉ được xem thông tin, cán bộ phòng quản lý nhân sự có thể thêm, sửa, xóa thông tin của nhân viên).
Nếu tên đăng nhập sai:hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu đăng ký trước khi đăng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});