6. Bố cục của khoá luận
2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
Quy trình tổ chức hội họp
Hình 2.14: Quy trình tổ chức hội họp
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các hội họp
Căn cứ vào chƣơng trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải đƣợc thông báo trƣớc cho các đối tƣợng đƣợc triệu tâp hoặc mời tham dự.
Các cuộc họp bất thƣờng chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp
Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Chuẩn bị nội dung
Nội dung cuộc họp phải đƣợc phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc.
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp cần đƣợc chuẩn bị đầy đủ trƣớc thành văn bản.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Trong một số trƣờng hợp cụ thể, để tăng chất lƣợng cuộc họp, Chánh văn phòng có thể chỉ đạo ngƣời đƣợc phân công chuẩn bị nội dung cuộc họp gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp nghiên cứu trƣớc.
Xác định thời gian tiến hành cuộc họp:
Thời gian tiến hành một cuộc họp đƣợc quy định nhƣ sau: - Họp tham mƣu, tƣ vấn: không quá một buổi làm việc.
- Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhƣng không quá hai ngày.
- Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày.
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề.
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.
Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhƣng không quá 02 ngày.
Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:
Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành phần số lƣợng ngƣời tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí sao cho tiết kiệm và hiệu quả
Hàng tháng, căn cứ vào chƣơng trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết
kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi đƣợc căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
+ Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế và có hóa đơn kèm theo.
+ Chi mua nƣớc uống : 7000 đ/ngày/đại biểu. + Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị.
+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 50.000 đ/ngày/đại biểu.
+ Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 100.000 đ/ngày/đại biểu.
Bước 3: Gửi giấy mời họp
Giấy mời họp phải đƣợc ghi rõ những nội dung sau: Ngƣời triệu tập và chủ trì
Thành phần tham dự
Ngƣời đƣợc triệu tập; ngƣời đƣợc mời tham dự Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp
Những yêu cấu đối với ngƣời đƣợc triệu tập hoặc đƣợc mời tham dự. Giấy mời họp phải đƣợc gửi trƣớc ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trƣờng hợp các cuộc họp đột xuất.
Hình2.15: Ví dụ về mẫu giấy mời họp
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ
... Số: /GM-UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
...
Đầm Hà,ngày 18 tháng 08 năm 2009
GIẤY MỜI
Họp thành viên UBND huyện phiên thường kỳ tháng 08 năm 2009 Kính gửi:...
Căn cứ chƣơng trình công tác năm 2009,UBND huyện Đầm Hà kính mời các đ/c dự họp thành viên UBND huyện phiên thƣờng kỳ tháng 8 năm 2009.
*Thành phần:
- Thƣờng trực HĐND huyện
- Lãnh đạo UBND huyện, Thành viên UBND huyện.
- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện.
- Lãnh đạo các cơ quan: Phòng thống kê, Ban đền bù GPMB, Ban quản lý rừng phòng hộ, Ban QLDACT, Đài PT-TH.
*Nội dung:
Thông qua tình hình KT-XH tháng 8/2009; Thông qua nhiệm vụ KT-XH tháng 9/2009 (Văn phòng HĐND-UBND chuẩn bị).
Thông qua báo cáo về việc thực hiện công tác xã hội hóa các lĩnh vực giáo dục, văn hóa-TDTD và y tế từ năm 2001 đến năm 2009 (Văn phòng HĐND và UBND tổng hợp).
*Thời gian: từ 8h00 ngày 21 tháng 08 năm 2009 *Địa điểm: Phòng họp HĐND-UBND huyện (tầng 3). *Chủ trì: đ/c………..– Chủ tịch UBND huyện. Trân trọng kính mời các đồng chí về dự họp./. Nơi nhận: -Nhƣ thành phần mời -Chánh,phó văn phòng -Lƣu văn phòng. GM.28 bản TL.UBND HUYỆN ĐẦM HÀ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bước 4: Tiến hành cuộc họp
Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện…
Trách nhiệm người chủ trì:
- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chƣơng trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
- Xác định thời gian tối đa cho mỗi ngƣời tham dự họp đƣợc trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
- Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích.yêu cầu đặt ra. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trƣớc khi kết thúc cuộc họp.
Trách nhiệm người tham dự cuộc họp
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trƣớc khi đến dự. - Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
- Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian cuộc họp.
- Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc không liên quan đến cuộc họp.
Nội dung, diễn biến cuộc họp phải đƣợc ghi thành biên bản. Trong trƣờng hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau:
Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời có mặt tại cuộc họp. Những vấn đề đƣợc trình bày,thảo luận tại cuộc họp. Ý kiến phát biểu của những ngƣời tham dự.
Kết luận của ngƣời chủ trì và các quyết định đƣợc đƣa ra tại cuộc họp.
Bước 5: Kết thúc cuộc họp
Khi kết thúc cuộc họp, ngƣời chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên
Nội dung chính của biên bản báo cáo kết quả cuộc họp:
- Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì cuộc họp về các vấn đề đƣợc đƣa ra tại cuộc họp.
- Quyết định của ngƣời có thẩm quyền đƣa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Vai trò
Tổ chức cuộc họp đƣợc thực hiện tốt là điều kiện để cuộc họp đƣợc thành công, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra.
Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành cuộc họp…
Kết quả thực hiện
Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp của thƣờng trực HĐND và UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao.
Các công việc khi tiến hành cuộc họp đƣợc sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi ngƣời đều hiểu rõ đƣợc trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tƣợng chồng chéo công việc, hoặc một ngƣời phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị đƣợc tiến hành thuận lợi.