Mục đích của cuốn sách này là giúp các nhà quản lý dự án có câu trả lời cho câu hỏi: “Tại sao dự án của bạn thất bại”
Thật ra, tất cả mọi người tham gia dự án biết hai điều:
- Nhiều dự án đã thất bại hoặc coi như đã thất bại. Đó là câu hỏi, có bao nhiêu thất bại có thể được bỏ qua và dự án vẫn được coi là thành công.
- Mọi người đều biết nguyên tắc vàng, nó làm phá vỡ các quy tắc, đó là “Nó sẽ đúng vào ban đêm”.
Có một loạt các kiểm tra về tình trạng của dự án và các công cụ chẩn đoán để đánh giá khả năng thành công hay thất bại của dự án, và do đó chúng ta có thể nói rằng, nhận được điểm số thích hợp sẽ mang lại thành công cho dự án.
Một dự án thành công, nghĩa là hoàn thành tất cả công việc mà khách hàng mong muốn, chất lượng đạt yêu cầu đề ra, các công việc hoàn thành đúng thời hạn và trong chi phí cho phép.
Phân dự án thành 3 loại: Dự án thành công Dự án thử thách Dự án thiệt hại
Dự án thành công là những Dự án đáp ứng được khái niệm ở trên.
Dự án thử thách là những dự án cũng hoàn thành và đi vào hoạt động. Tuy nhiên chi phí thì bị đẩy lên, thời gian thực hiện dài hơn dự kiến và bàn giao ít chức năng hơn.
Những dự án thiệt hại, là dự án đã bị hủy bỏ trong các giai đoạn phát triển. Nhìn chung, chỉ có 16% dự án được coi là thành công, 53% là Dự án thử thách và 31% đã bị hủy bỏ. Nếu nhìn theo hướng tích cực, thì người ta có thể nói rằng 69% của các dự án đã thành công.
Báo cáo khảo sát không có tham vọng biết được tất cả các câu trả lời nhưng nó cung cấp một “khả năng thành công”
Có 3 yếu tố quan trọng nhất để dẫn tới sự thành công của dự án, đó là: Sự tham gia của người sử dụng , nhân tố quản lý và các yêu cầu rõ ràng, chính xác từ phía khách hàng.
Với thời gian nhỏ hơn, các thành phần phần mềm được bàn giao sớm sẽ làm tăng tỷ lệ thành công của dự án. Với thời gian ngắn hơn dẫn đến một quá trình lặp đi lặp lại các quá trình thiết kế, phát triển, thử nghiệm và triển khai các thành phần nhỏ. Quá trình này được gọi là “grow-ing” phần mềm, nó đi ngược với quan niệm của "phát triển" phần mềm.
Một trong những tổ chức lớn nhất về quản lý thay đổi, đã đề ra 8 lý do tại sao thay đổi thường như vậy:
1. Không có đủ nội dung cấp bách, Không có đủ những người muốn thực hiện thay đổi
2. Các bên không có đủ quan tâm, để thúc đẩy sự thay đổi
3. Không có tầm nhìn, tầm nhìn định hướng cho tổ chức đi đúng hướng. Năng lực quản lý và mục tiêu kém là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự thất bại của dự án.
4. Dưới con mắt của truyền thông, những thay đổi trong kinh doanh không thể đạt được trong thời gian ngắn, điều này cũng đúng với các hệ thống CNTT. Trong suốt vòng đời phát triển, tất cả mọi người cần phải tin rằng sự thay đổi hữu ích là có thể, và hệ thống mới sẽ hoạt động và cung cấp những lợi ích tốt hơn.
5. Leaving an elephant in the way – Bỏ lại con voi trên đường di chuyển. Để hệ thống thay đổi thành công liên quan đến rất nhiều người. Giao tiếp tốt có nghĩa là mọi người nhận được thông điệp tích cực về những lợi ích của hệ thống mới, nhưng những khó khăn trở ngại thì luôn xuất hiện. Trở ngại có thể đến từ tổ chức, hoăc đến từ người quản lý các nhân viên, không cho tham gia vào quá trình thay đổi.
6. Không có cuộc chiến nào là dễ dàng cả, nói cách khác, dự án vẫn đang chờ đợi những công việc chính được hoàn thành và khi tất cả các công việc trong dự án được hoàn thành.
7. Tuyên bố thắng lợi quá sớm, rất dễ để tin rằng quá trình phái triển đã hoàn thành khi hệ thống đang thử nghiệm được tiến triển tốt.
8. Không gắn các thay đổi vào cuộc sống hàng ngày. Hệ thống luôn thay đổi và không bao giờ dừng lại. Quá trình thực hiện cần được theo đuổi một cách nghiêm túc để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của hệ thống đều làm việc và mọi người có thể sử dụng chúng.
20.6 Tóm tắt
Các thành phần chính trong một chương trình thay đổi là kế hoạch đó đúng nghĩa là một tiểu dự án theo đúng nghĩa của nó, để đảm bảo rằng tăng cường công tác truyền thông và đào tạo về sự thay đổi và những lợi ích của hệ thống mới. Sự tham gia của người sử dụng trong suốt quá trình phát triển, họ sẽ quản lý sự thay đổi của họ chứ không phải trở thành nạn nhân của nó. Một số phần cuối cùng của báo cáo sẽ là:
- Hãy đối xử với tất cả mọi người với sự kính trọng như nhau, để có thể hiểu những quan điểm và cách nhìn nhận của họ.
- Bạn cần phải có những người có bạn để có được sự ủng hộ và lôi kéo thêm những người bạn khác.
- Luôn duy trì sự tập trung vào những lợi ích kinh doanh của sự thay đổi.
- Hãy sử dụng sự giúp đỡ của các chuyên gia. Bạn không cần thiết phải làm tất cả mọi việc!