c. Thẩm định, kiểm tra hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
3.2Đánh giá mức độ chính xác
Các Văn bản mà UBND xã Lãng Sơn cung cấp trong quá trình viết để tài tốt nghiệp bao gồm :
- Báo cáo công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất xã Lãng Sơn ngày 02 tháng 04 năm 2013
- Báo cáo tình hình công tác quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2001- 2010- Nhu cầu sử dụng đất đến năm 2020.
- Bản tổng hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân tại xã Lãng Sơn lần đầu có dấu xác nhận của UBND xã.
- Các bảng biểu kiểm kê diện tích đất đai năm 2013 có đủ dấu và chữ ký của các đơn vị có liên quan.
- Tài liệu thuyết minh quy hoạch xây dựng nông thôn mới đến năm 2020 xã Lãng Sơn huyện Yên Dũng tỉnh Bắc Giang có dấu xác nhận của UBND xã.
- Bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2010 (photo) của xã Lãng Sơn Các tài liệu này tương đối chính xác về phần thông tin cũng như về số liệu cung cấp kèm theo. Về bản đồ, hiện nay toàn bộ bản đồ địa chính tại xã Lãng Sơn đều không có dấu của cơ quan chức năng, 1 bản đồ quy hoạch sử dụng đất chi tiết đến năm 2015 có dấu của cơ quan chức năng, 1 bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2006 có dấu của cơ quan chức năng, 1 bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2010 không có dấu của cơ quan chức năng.
Nhận thức được tầm quan trọng của Hồ sơ địa chính,Tính đến cuối năm 2013, công tác lập hồ sơ địa chính trên địa bàn xã Lãng Sơn đã đạt
được kết quả nhất định.UBND xã Lãng Sơn đã thống kê toàn bộ hồ sơ địa chính lập danh sách các loại hồ sơ địa chính của xã kết quả như sau:
* Hệ thống bản đồ đo đạc năm 1999: 26 tờ, đo đạc tất cả các loại đất trên địa bàn xã. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống bản đồ này đã xuống cấp trầm trọng, giấy loại cũ đã nhàu nát, chưa chỉnh lý biến động nhưng nó vẫn được dùng thường xuyên trong công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để xác định thời điểm sử dụng đất đối với các trường cần thiết.
* Hệ thống bản đồ Địa chính đo đạc năm 2010, tỷ lệ 1/1000: 35 tờ, đo đạc tất cả các loại đất trên địa bàn phường. Có 2 dạng, dạng số và dạng giấy. Hiện nay, các bản đồ này đang rất khả dụng,thường được cán bộ địa chính xã dùng trong công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chỉnh lý biến động và giải quyết các tranh chấp ranh giới thửa đất.
* Sổ mục kê đất đai năm 1999: 02 quyển, ghi tên chủ sử dụng đất, diện tích và loại đất sử dụng của 26 tờ bản đồ năm 1999.
* Sổ Theo dõi biến động QSD đất:chỉnh lý trên sổ mục kê bằng mực đỏ, gồm thông tin: tên chủ sử dụng đất cũ và mới, địa chỉ thường trú của chủ sử dụng cũ và chủ sử dụng mới, địa chỉ thửa đất, số thửa, tờ bản đồ, diện tích, m2 rất đầy đủ và chi tiết.
* Sổ Địa chính: 18 quyển, gồm thông tin: tên chủ sử dụng đất, địa chỉ thường trú, địa chỉ thửa đất, số thửa, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, ngày cấp giấy chứng nhận QSD đất, số phát hành GCN QSD đất ghi mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, ngày cấp giấy chứng nhận QSD đất, số phát hành GCN QSD đất ghi rất đầy đủ và chi tiết.
Qua kết quả điều tra cho thấy chất lượng sổ sách đạt yêu cầu nhưng vẫn còn gặp phải những sai sót nhất định, sai sót thường xảy ra ở nhiều bước công việc khác nhau từ đo đạc đến kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, viết sổ sách. Cụ thể sai sót thường mắc phải gồm: Sai diện tích, tên chủ sử dụng, loại đất, số tờ, số thửa đất hoặc đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không đúng đối tượng (còn đang tranh chấp hoặc đăng ký trùng hoặc nhầm thửa). Nguyên nhân chủ yếu là do việc sao
chép thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ sau mỗi thủ tục công việc thường có sự nhầm lẫn, không được kiểm tra chặt chẽ theo quy định, việc công khai hồ sơ đăng ký không được thực hiện nghiêm túc theo quy định.
Việc chỉnh lý và ghi chép thông tin trong Hồ sơ địa chính gồm Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai và bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chưa thực hiện nghiêm ngặt còn lỏng lẻo cần quán triệt, chấp hành nghiêm chỉnh
3.2. Thuận Lợi
- Các tài liệu liên quan đến bài báo cáo được các cán bộ trong Phòng địa chính xã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cung cấp thông tin về tình hình cấp GCN QSDĐ các năm, các biểu thống kê, kiểm kê năm 2007, năm 2013, tình hình quản lý và sử dụng đất tương đối hoàn chỉnh và chính xác.
- Số liệu, tài liệu thu thập được cán bộ cung cấp đầy đủ bằng con dấu, chữ ký xác nhận của chủ tịch UBND xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được quản lý và lưu trữ cẩn thận.
- Được tham gia cùng các cán bộ trong việc tìm tài liệu, số liệu đảm bảo đúng, trung thực, đầy đủ, tin cậy
3.3. Khó khăn
- Một số tài liệu UBND xã Lãng Sơn cung cấp chưa được thực hiện bằng các văn bản, mà tự phải tổng hợp lấy, quá trình xử lý còn nhiều vướng mắc tồn đọng nên một số tài liệu không thể cung cấp một cách chính xác hoàn thiện về mặt chất lượng cũng như số lượng được.
- Quá trình tìm tài liệu các năm trở về trước tài liệu cũ, bị nát nhiều nhiều hồ sơ không có biến động, không tổng hợp đưa ra bằng các văn bản, tờ trình cụ thể, rõ ràng
- Phòng lưu trữ hồ sơ còn hạn hẹp cho nên việc tìm kiếm tài liệu hơi lâu và mất thời gian cho việc thu thập tài liệu, số liệu.