: quan hệ trực tuyến
3.2.8 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mền kế toán quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window ứng dụng vào Công tác kế toán, phù hợp với hình thức “Chứng từ ghi sổ”.Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán viên có trình độ, sử dụng máy tính thành thạo. Điều này tạo điều kiện cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu quản lý. Song, nông trường vẫn phải tuân thủ theo đúng trình tự kế toán, hàng tháng, hàng quý, hàng năm vẫn phải in ra các loại sổ sách kế toán, có đầy đủ các chữ ký theo đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý.
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính
Quy trình nhập dữ liệu
Mô hình kế toán máy tại nông trường cao su Cư Bao
* Trình tự ghi sổ
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, có để nhập dữ liệu vào phầm mềm kế toán, theo cấu trúc được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ kế toán (cộng sổ). Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Các bộ phận kế toán luôn kiểm tra số liệu kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm, sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, làm thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính nguyên tắc trong việc quản lý dữ liệu kế toán trên phần mềm, thì kế toán trưởng phải mã hóa và cài đặt chế độ phần mềm trên máy chủ, không được tự ý sửa chữa dữ liệu khi chưa có sự đồng ý của kế toán trưởng.