CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ Ở CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
2.1.2.2.1. Đặc điểm chung
Công ty CP tư vấn môi trường & xây dựng VEC thường có chính sách mở rộng quan hệ ngoại giao với các đối tác trong nước, trong tương lai sẽ mở rộng phạm vi hợp tác ra nước ngoài.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh là xây dựng, thi công các công trình giao thông dân dụng, thủy lợi, cơ sở hạ tầng.
Nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình chủ yếu mua ở các doanh nghiệp và một số vật liệu mua lẻ bên ngoài.
Về nguồn lực: Tổng số nhu cầu lao động là 48 người, trong đó lao động còn lại là cán bộ nhân viên. Ngoài ra, công ty còn thuê thêm lao động ở bên ngoài.
Ban chỉ huy công trình
Đội thi công, công trình giao thông
Đội thi công dân dụng - công nghiệp
Đội thi công cơ giới
Tổ làm đường
Tổ làm cầu
Tổ làm nền móng
Tổ xây
dựng Bộ phận vận chuyển vận tải
Bộ phận máy móc thiết bị
2.1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP tư vấn môi trường & xây dựng VEC
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban a. Giám đốc
Là người đại diện cho toàn thể công nhân viên trong công ty, là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước cơ quan pháp luật, các tổ chức có thẩm quyền.
b. Phó giám đốc KT-KCS
Là người trợ giúp giám đốc trong quá trình sản xuất kinh doanh, xử lý các công việc khi giám đốc đi vắng, giám sát về mặt kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm của các công trình đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực được phân công phụ trách.
Phó giám đốc KT – KCS
Giám đốc
Phó giám đốc KH – KD
Phòng kỹ thuật
Phòng kế hoạch nghiệp vụ
Phòng tổ chức hành
chính
Phòng tài chính kế
toán
Đội thi công công trình giao thông
Đội thi công công trình
DD-CN
Đội thi công cơ
giới
c. Phó giám đốc KH-KD
Là người phụ giúp giám đốc trong công tác quản lý về mặt vật tư, đồng thời vạch ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty, và là người trực tiếp theo dừi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của cụng ty.
d. Phòng kỹ thuật
Dựa vào những hợp đồng đã kí kết, phòng kỹ thuật tiến hành khảo sát địa bàn thi công. Từ đó lên bản vẽ, lập kế hoạch thiết kế và dự toán cho công trình.
e. phòng kế hoạch vật tư
lập kế hoạch cung ứng và quản lý tình hình sử dụng vật tư, tổ chức quản lý kho vật tư.
f. Phòng tổ chức hành chính:
Có trách nhiệm giúp ban giám đốc có trách nhiệm giúp ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, đào tạo tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, xét khen thưởng, kỷ luật … Quản lý công tác hành chính văn phòng, an toàn người lao động và các chế độ bảo hiểm đối với người lao động.
g. Phòng tài chính - kế toán
Theo dừi, quan sỏt thu, chi, cõn đối thu chi, hạch toỏn giỏ thành, hạch toỏn kết quả sản xuất kinh doanh. Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán.
h.Các đội thi công:
Trực tiếp thi công các công trình:
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP tư vấn môi trường & xây dựng VEC
2.1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)
Kế toán công nợ thanh toán
Kế toán ngân hàng
Kế toán vật tư kiêm thủ kho
Thủ quỹ kiêm kế toán tiền
mặt
Quan hệ chức năng
2. Chức năng và nhiệm của mỗi nhân viên tại Công ty CP tư vấn môi trường & xây dựng VEC
a. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hơp:
Là người có trách nhiệm, quyền hạn cao nhất tại phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp phân công, chỉ đạo công tác kế toán tại công ty. Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ số liệu trong hợp đồng kinh tế.
Tổ chức luân chuyển chứng từ, thiết kế mẫu sỗ kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, giám sát hoạt động, ký duyệt soạn thảo hợp đồng mua bán, lập kế hoạch vay vốn và kế hoạch chi tiền mặt tiền lương.
Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty.
b.Kế toán công nợ thanh toán:
Là thành viờn làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toỏn trưởng, theo dừi cỏc phiếu thu tiền mặt, tiền gửi và tiền vay ngân hàng. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh công nợ và các khoản cho cán bộ nhân viên theo chế độ của công ty.
c. Kế toán vật tư kiêm thủ kho:
Thuộc quyền quản lý của phũng vật tư theo dừi tỡnh hỡnh Nhập- Xuất -Tồn vật tư hằng ngày.Lập phiếu nhập kho, xuất kho, thanh toán, tính giá vật tư dùng cho thủ công, xây dựng.
Cuối tháng lên bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn nguyên vật liệu. Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia vào công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ định kỳ.
d. Kế toán ngân hàng:
Theo dừi tiền gửi Ngõn hàng, căn cứ cứ vào giấy bỏo Nợ, bỏo Cú, tiền tạm ứng, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản chi phí khác ở công ty. Cuối tháng, lên bảng kê để đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan.
e. Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt:
Theo dừi, quản lý tiền mặt tại cụng ty, tỡnh hỡnh thu chi tiền mặt vào sổ quỹ là người liên hệ, giao nhận và lưu trữ chứng từ, tín phiếu có giá trị theo lệnh của kế toán trưởng và giám đốc Công ty.
2.1.2.2.2 Hình thức sổ kế toán tại Công ty CP tư vấn môi trường & xây dựng VEC:
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm và tổ chức của công ty, phòng kế toán đã áp dụng hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu là phương pháp. Nhập trước- Xuất trước.
Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quan hệ hỗ trợ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ - Thẻ kho
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
CT gốc
Sổ đăng kí chứng từ ghi
sổ
Chứng từ ghi sổ
Bảng TH chi tiết
Bảng cân đối số PS Sổ cái
Báo cáo Kế toán
2. Trình tự sử dụng và luân chuyển chứng từ
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đơn vị trực thuộc công ty lập các chứng từ và chuyển lên phòng kế toán. Vì có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên từ chứng từ gốc phải lên Bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó lập chứng từ ghi sổ. Nếu nghiệp vụ phát sinh trong tháng thì sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ sẽ vào sổ cái. Sau khi số liệu kiểm tra trùng khớp với nhau thì bảng cân đối số phát sinh dùng làm cơ sở lập báo cáo kế toán.
Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc sổ kế toán chi tiết, chúng được dùng để làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua Bảng cân đối số phát sinh.
Cuối tháng, kế toán trưởng cân đối tất cả các số liệu xong sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối để lập báo cáo kế toán.