3.1.1. Quy định về hạch toán tiền mặt tại công ty
Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hằng ngày cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ. Do đó việc quản lý tiền mặt tại công ty được thực hiện một cách chặt chẽ và có nguyên tắc:
- Được đảm bảo trong két, hòm sắt.
- Khi nhận được sổ quỹ tiền mặt và các chứng từ kèm theo từ thủ quỹ, kế toán tiến hành kiểm tra xem có hợp lý, hợp lệ không.
Hằng ngày thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu chi kiểm tra tính hợp pháp của chứng từtrước khi thu hoặc chi hoặc thanh toán. Đồng thời yêu cầu người nhận tiền hay nộp tiền ký tên vào chứng từ.
Cuối ngày căn cứ vào chứng từthu chi để ghi vào sổ quỹ từđó tính được số tồn quỹ trên sổ. Sau đó thủ quỹ lập báo cáo kèm theo chứng từ thu chi chuyển cho kế toán thanh toán đểlàm cơ sở ghi sổ kế toán.
Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với sốdư trên sổ quỹ.
3.1.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp sử dụng TK 111 “Tiền mặt tại quỹ”, TK cấp 2 1111 “ Tiền mặt VND” - để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt của công ty.
3.1.3. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng để ghi chép các khoản thu, chi phát sinh bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn.
- Sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ quỹ Sổ chi tiết TK 111 Sổ cái TK 111 Chứng từ ghi sổ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
SVTH: NGUYỄN MINH XUÂN AN 28 Sổ quỹ Sổ chi tiết TM Chứng từ ghi sổ Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ Phiếu thu
Phiếu chi Sổ cái TK 111
3.1.4. Trình tự ghi chép
Hình 3.1: Sơ đồ luân chuyển
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy để nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt, đổng thời, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ.
Căn cứ vào những chứng từ gốc trên, kế toán tiền mặt tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ, căn cứ vào số liệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ rồi ghi vào sổ cái TK 111.
3.1.5. Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Số liệu minh họa của tháng 8/2012
(1)Ngày 01/08/2012, căn cứ trên phiếu chi số 08/001, thanh toán cho công ty TNHH Tiếp Vận Việt Nam ThợNâu Đỏ phí xếp dỡ theo hóa đơn số 0000345 ngày 01/08/2012, số tiền 1,758,737đ. (Chứng từliên quan được đính kèm)
Nợ TK 3311 1,758,737
Có TK 1111 1,758,737
(2)Ngày 03/08/2012, căn cứ trên phiếu chi số 08/003, thanh toán phí bảo trì
máy photo cho công ty TNHH TM DV SX Vinh Cơ theo hóa đơn số
0001517 ngày 03/08/2012, số tiền 1,320,000đ.
Nợ TK 3388 1,320,000
Có TK 1111 1,320,000
(3)Ngày 10/08/2012, căn cứ trên phiếu thu số 08/005, công ty CP Toàn Gia Phát thanh toán phí dịch vụ giao nhận theo hóa đơn số 0001795 ngày 14/06/2012, số tiền 8,855,000đ. (Chứng từliên quan được đính kèm)
Nợ TK 1111 8,855,000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 1311 8,855,000
(4)Ngày 14/08/2012, căn cứ theo phiếu thu số 08/008, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank nhập tiền mặt, số tiền 200,000,000đ
Nợ TK 1111 200,000,000
Có TK 11211 200,000,000
(5)Ngày 30/08/2012, căn cứ theo phiếu chi số 08/032, xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Eximbank số tiền 278,000,000đ.
Nợ TK 11212 278,000,000
SVTH: NGUYỄN MINH XUÂN AN 29
CÔNG TY TNHH TM DV GIAO NHẬN THẾ KỶ MỚI