2.2.3.1. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Lương và BHXH cho nhân viên quản lý.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền phí Ngân hàng, tiền cước điện thoại, tiền văn phòng phẩm, tiền in hóa đơn, phí thuê bao chữ ký số.
Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ.
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT: Dịch vụ viễn thông, tiền điện… - Giấy báo nợ
- Phiếu chi
Tài khoản sử dụng
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,. . .); bảo hiểm xã hội của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, thu phí ngân hàng…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách…) phát sinh trong kỳ.
- Kết cấu:
Nợ TK 642 Có - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế
phát sinh trong kỳ.
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Tài khoản chi tiết:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.
-Kết cấu:
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Nợ TK 6421 Có - Chi phí nhân viên quản lý: Lương và
BHXH cho nhân viên quản lý phát sinh trong kỳ
- Các khoản ghi giảm chi phí nhân viên quản lý
- Kết chuyển chi phí nhân viên quản lý vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Kết cấu:
Nợ TK 6427 Có - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền phí
Ngân hàng, tiền cước điện thoại, tiền văn phòng phẩm, tiền in hóa đơn, phí thuê bao chữ ký số phát sinh trong kỳ
- Các khoản ghi giảm chi phí dịch vụ mua ngoài
- Kết chuyển chi phí dịch vụ mua ngoài vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Sổ kế toán sử dụng
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần in và thương mại HTC sử dụng các sổ sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết tài khoản 642 - Sổ cái tài khoản 642
Luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán - Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hình 2.29. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Giải thích:
- Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền cước điện thoại, tiền văn phòng phẩm, tiền in hóa đơn, phí thuê bao chữ ký số…căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ( đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty). Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty, thủ trưởng đơn vị xem xét phê duyệt đề nghị chi. Các đề nghị chi, mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. Các đề nghị chi được phê duyệt kế toán lập phiếu chi trên máy tính sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Ví dụ:
Thủ trưởng đơn vị
Phòng kế toán- tài vụ Hóa đơn GTGT
Uỷ nhiệm chi Phiếu chi
Ngân hàng Thủ quỹ
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.30 .Hóa đơn GTGT tiền điện
- Đối với chi phí nhân viên quản lý: tiền bảo hiểm xã hội cho nhân viên quản lý. Sau khi được Giám đốc phê duyệt sẽ gửi ủy nhiệm chi này cho ngân hàng để ngân hàng thực hiện lệnh chi, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ( sao kê tài khoản) về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo nợ( sao kê tài khoản), kế toán nhập số liệu lên máy tính, máy tính sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ:
Trong tháng 3 năm 2011, công ty cổ phần in và thương mại HTC đã gửi ủy nhiệm chi cho ngân hàng VPBank chi nhánh Chương dương thực hiện lệnh chi tiền bảo hiểm xã hội tháng 1 năm 2011, ngân hàng đã tiến hành chi tiền vào ngày 5 tháng 3 năm 2011và gửi sao kê tài khoản cho công ty(đã trích theo hình 2. ). Mẫu ủy nhiệm chi như sau:
Hình 2.31. Uỷ nhiệm chi ngày giao dịch 05/03/2011
Sau đó các chứng từ được chuyển về phòng kế toán-tài vụ để làm căn cứ cập nhật số liệu và lưu trữ chứng từ.
- Quy trình ghi sổ:
Hình 2.32. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu chi, giâý báo nợ..kế toán nhập số liệu vào máy tính.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi kế toán nhập số liệu vào mẫu phiếu chi đã thiết kế sẵn trên máy tính. Các bước lần lượt như sau:
+ Bước 1: Chọn mục “ Dữ liệu” trên màn hình chính, sau đó chọn mục “phiếu chi tiền mặt”. Kế toán tiến hành cập nhật các thông số vào máy.
Hóa đơn GTGT Phiếu chi Giấy báo nợ ( Chứng từ gốc)
Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản
642
Sổ chi tiết tài khoản 642
Phiếu chi, Giấy báo nợ (Trên máy tính )
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.33.Phiếu chi tiền mặt bước 1
Hình 2.34. Danh sách phiếu chi trong tháng 03
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.35. Phiếu chi thanh toán cước điện thoại phát sinh trong tháng 03
- Căn cứ vào giấy báo nợ kế toán nhập số liệu vào mẫu giấy báo nợ đã thiết kế sẵn trên máy tính. Các bước lần lượt như sau:
Hình 2.37. Danh sách giấy báo nợ ngân hàng
- Sau khi nhập số liệu vào phiếu chi và giấy báo nợ vào các bảng biểu đã thiết kế sẵn trong phần mềm, các số liệu tài khoản đối ứng với tài khoản 642 sẽ được máy tính tự phân bổ vào sổ chi tiết tài khoản 642, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 642.
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
+ Bước 1: Để vào sổ chi tiết tài khoản 642, kế toán chọn mục “ Báo cáo”. Theo hình minh họa ở bước 1 sổ chi tiết tài khoản 632.
+ Bước 2: Nhập tên tài khoản và thời gian cập nhật chứng từ:
Hình 2.38. Sổ chi tiết tài khoản 642 bước 1
Hình 2.39. Sổ chi tiết tài khoản 642 bước 2
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
- Sổ nhật ký chung: Đã trích từ trang 19 đến trang 20 - Sổ cái tài khoản 642:
+ Bước 1: Thực hiện các thao tác như bước 1 phần “ Sổ nhật ký chung” + Bước 2: Nhập tên tài khoản và chọn thời gian
Hình 2.41. Sổ cái tài khoản 642 bước 2
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.43. Sổ cái tài khoản 642
2.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Với đặc thù của việc bán hàng là bán buôn qua kho và chuyển hàng theo hợp đồng nên công ty không có các cửa hàng bán hàng. Chi phí bán hàng tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC chủ yếu là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ thành phẩm. Chi phí bán hàng của doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ.
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn dịch vụ mua ngoài. - Phiếu chi
Tài khoản sử dụng
- TK 641: Chi phí bán hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ.
- Kết cấu:
Nợ TK 641 Có - Các chi phí phát sinh liên quan đến quá
trình tiêu thụ thành phẩm trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Tài khoản chi tiết
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Kết cấu:
Nợ TK 6417 Có - Các chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh
trong quá trình tiêu thụ thành phẩm trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí dịch vụ mua ngoài vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Sổ kế toán
Kế toán chi phí bán hàng tại công ty cổ phần in và thương mại HTC sử dụng các sổ sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết tài khoản 641 - Sổ cái tài khoản 641
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hình 2.44. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí bán hàng tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Giải thích:
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn dịch vụ mua ngoài kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty, thủ trưởng đơn vị xem xét, phê duyệt đề nghị chi. Các đề nghị chi, mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. Các đề nghị chi được phê duyệt kế toán lập phiếu chi trên máy tính sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Cuối ngày chứng từ được giao lại phòng kế toán- tài vụ để làm căn cứ ghi sổ và lưu giữ tại kho dữ liệu của công ty.
- Quy trình ghi sổ:
Hình 2.45. Quy trình ghi sổ chứng từ kế toán chi phí bán hàng tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
Hóa đơn dịch vụ mua ngoài
Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản
641 Sổ chi tiết Tài khoản 641 Hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài Phiếu chi Thủ trưởng đơn vị
Thuỷ quỹ Phiếu chi
Phòng kế toán- tài vụ
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Giải thích:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài, kế toán nhập số liệu vào các bảng biểu đã thiết kế sẵn trên máy tính.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập số liệu vào mẫu phiếu chi trên máy tính theo các bước đã trích từ trang 43 đến trang 44.
- Theo đó máy tính sẽ tự phân bổ dữ liệu vào sổ chi tiết tài khoản 641, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 641. Cuối kỳ kế toán nhấn nút trên máy tính thực hiện bút toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
+ Sổ chi tiết tài khoản 641 :
+ Bước 1: Để vào sổ chi tiết tài khoản 641, kế toán chọn mục “ Báo cáo”. Theo hình minh họa ở bước 1 sổ chi tiết tài khoản 632.
Hình 2.46. Sổ chi tiết tài khoản 641 bước 2
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.47. Sổ chi tiết tài khoản 641 bước 3
Hình 2.48. Sổ chi tiết tài khoản 642
- Sổ nhật ký chung: Đã trích từ trang 19 đến trang 20 - Sổ cái tài khoản 641:
+ Bước 1: Thực hiện các thao tác như bước 1 phần “ Sổ nhật ký chung” + Bước 2: Nhập tên tài khoản và chọn thời gian:
Hình 2.49. Sổ cái tài khoản 641
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.50. Sổ cái tài khoản 641
Hình 2.51. Sổ cái tài khoản 641 2.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
Để tổng hợp kết quả kinh doanh trong kỳ công ty sử dụng tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 911. Kỳ hạch toán của công ty theo năm.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển các khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh của tháng. Sau khi xác định được lãi lỗ, kế toán trực tiếp kết chuyển sang tài khoản 421.
Nếu lãi, kế toán sẽ kết chuyển phần lãi sang tài khoản 421, theo định khoản sau: Nợ TK911/ Có TK 421.
Nếu lỗ, kế toán tổng hợp kết chuyển phần có sang tài khoản 421, theo định khoản sau: Nợ TK421/ Có TK 911.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản để lập báo cáo kết quả kinh doanh. Công thức tính:
Xác định kết quả kinh doanh năm 2011
= Doanh thu thuần- Gía vốn hàng bán- Chi phí bán hàng- Chi phí lý quản doanh nghiệp.
=1.972.689.847-1.632.735.402- 10.404.000- 363.910.535 = - 34.351.089 đồng
- Các bước thực hiện trên phần mềm kế toán để in sổ cái 911 và báo cáo kết quả kinh doanh năm 2011 như sau:
- Sổ cái tài khoản 911:
+ Bước 1: Thực hiện các thao tác như bước 1 phần “ Sổ nhật ký chung” + Bước 2: Nhập tên tài khoản và chọn thời gian
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.53. Sổ cái tài khoản 911 bước 3
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.54. Sổ cái tài khoản 911năm 2011
- Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2011: Để in ra báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện các bước sau:
Hình 2.56. Báo cáo kết quả kinh doanh bước 2
SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung – Lớp Đ5KT6 GVHD: T.S Lê Thi Thanh Hương
Hình 2.57. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2011
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Cổ phần in và thương mại HTC
2.3.1. Ưu điểm
Về đặc điểm bộ máy kế toán
- Công ty cổ phần in và thương mại HTC là một doanh nghiệp vừa nên đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương xứng, làm việc có tinh thần trách nhiệm và luôn phối hợp ăn ý với nhau để đạt hiệu quả cao nhất. Do đó công tác kế toán nói chung được tiến hành nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Từng phần hành kế toán được phân công,