II I: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4 Đặc điểm kế toán theo dõi mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu
Vì đây là doanh nghiệp xuất nhập khẩu , do đó quá trình mua , bán hàng hoá là đồng thời , hơn nữa hàng hoá được thu mua , nhập khẩu thường là bán ngay không qua kho , vì vậy kế toán quá trình này là ghi chép , phản ánh tình hình thu mua , cung ứng , bảo quản vật tư , hàng hoá về số lượng, cgiá trị , sđó phản ánh luôn doanh thu , giá vốn của hàng hoá bán ra , phần hành này được theo dõi bởi 2 nhân viên và được tiến hành như sau :
a) Chứng từ
Trong phần mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu có các loại chứng từ sau : Hợp đồng ngoại ( Sales contract )
Hóa đơn GTGT đầu ra Hóa đơn GTGT đầu vào
Hợp đồng nội ( Buys contract ) Thông báo thuế
Tờ khai hải quan
Hợp đồng uỷ thác , thuế nhập khẩu
Vì đây là hoạt động trao đổi hàng hoá với nước ngoài , do đó trong quá trình mua bán cần phải có hợp đồng chặt chẽ , đầy đủ tất cả các điều khoản từ nơi giao hàng , nơi nhận hàng , thời hạn thanh toán , đến số lượng , chất lượng hàng hoá nhập và xuất .
b) Quy trình luân chuyển chứng từ quá trình mua , bán hàng hoá
1 . Quá trình nhập khẩu ( Sơ đồ 10 )
Sơ đồ 10 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ của quá trình mua hàng nhập khẩu
Chứng từ bên bán Biên bản giám định Nhập kho vật tư hàng hoá và lập Khi sổ theo dõi thu mua ( NK)vật Lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán Biên bản kiểm Chuyển cho các nhà máy , Ghi sổ kế toán và theo dõi
Sơ đồ 11 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu mua vật tư để xuất khẩu hàng hoá
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất là sau khi kết thúc quá trình thu mua vật tư hàng hoá xuất nhập khẩu và nhập khẩu thì công ty chuyển toàn bộ số hàng hoá , vật tư đó đi tiêu thụ thẳng không qua kho . Nếu hàng mua để xuất khẩu thì chuyển thẳng xuống cảng cửa khẩu và thông báo với người mua là công ty đã thực hiện việc giao hàng . Còn nếu là hàng nhập khẩu , công ty không tổ chức nhập kho hàng hoá mà vận chuyển thẳng tới các nhà máy hoặc người mua theo hợp đồng kinh tế . áp dụng phương thức này làm giảm chi phí như : Chi phí bảo quản hàng hoá , chi phí thuê kho bãi , chi phí thuê nhân viên bảo vệ , ngoài ra làm cho khối lượng kế toán phải ghi được giảm bớt một phần đáng kể .
c ) Tài khoản sử dụng .
Phần hành này sử dụng các tài khoản bậc I giống như trong hệ thống tài khoản được qui định bởi Bộ tài chính , chỉ có theo dõi chi tiết cho các tài khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả ,
TK331N : Phải trả phòng nhập : Tk331X : Phải trả phòng xuất Chứng từ bên bán Biên bản kiểm nghiệm vật tư , hàng Nhập kho vật tư hàng hoá Lập thẻ kho Sổ theo dõi thu mua vật tư Lưu trữ chứng từ tại phòng kế Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Chuyển hàng đi tiêu thụ không qua Lập bộ chứng từ giao cho Ghi sổ kế toán và theo dõi tình hình
TK131N : Phải thu phòng nhập TK131X : Phải thu phòng xuất
TK3332X : Thuế VAT hàng nhập khẩu phòng nhập TK3332N : Thuế VAT hàng nhập khẩu phòng xuất
( Mặc dù trong doanh nghiệp chia thành phòng nhập và phòng xuất nhưng thực ra công ty chủ yếu là nhập khẩu , 2 phòng này có nhiệm vụ như nhau chỉ khác đối tượng theo dõi là khách hàng )
d ) Qui trình ghi sổ ( Sơ đồ 12)
Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ trên cơ sở hợp đồng mua hàng , phải mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi từng đối tượng , tổng hợp công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp :
Sơ đồ 12 : Qui trình ghi sổ quá trình mua hàng và thanh toán
Trong sơ đồ này , kế toán cũng không có Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán , nó sẽ làm cho quá trình so sánh , đối chiếu khó khăn , và theo dõi chủ hàng của mình không được rõ ràng . Cũng giống như các phần hành khác , Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản cũng giống như phần hành TGNH , khi cần thì kế toán tổng hợp sẽ có thể in ra các báo cáo : Sổ tổng hợp công nợ , Sổ nhật ký bán hàng , Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu theo yêu cầu của người quản lý .
Sơ đồ ghi sổ quá trình bán hàng và thu tiền ( Sơ đồ 13 )
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ chi tiết thanh toán với người
Báo cáo kế toán Sổ cái TK 331
Chú thích : : Ghi hàng
ngày
Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện giá trị của hàng bán đối với người bán và giá trị sử dụng của hàng bán đối với người mua theo mục đích kinh doanh , là quá trình đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp , do vậy yêu cầu là phải theo dõi một cách chặt chẽ , đầy đủ cả về giá vốn , công nợ phải thu , doanh thu và kết quả tiêu thụ . Quá trình đó được tổ chức như sau :
Sơ đồ 13 : Qui trình ghi sổ quá trình bán hàng thu tiền
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của công ty khác hoàn toàn so với qui định , nó có hình thức như sau : Dòng trong sổ chứng Chứng từ gốc Diễn giải TK đối Phát sinh Nợ Phát sinh Nợ Chứng từ bán hàng và thanh toán
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, chi tiết doanh thu , kết quả Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Sổ cái TK 511 ,632,642 ,911
Bảng cân đối kế toán
Chú thích : : Ghi hàng ngày
: Lêmn báo cáo định kỳ
từ Chứng từ Số Ngày ứng USD VNĐ USĐ VN Đ
Cộng
Sự khác biệt này là do việc sử dụng kế toán máy cho đơn giản và thống nhất giống với các sổ chi tiết của các phần hành khác vì vậy doanh nghiệp đã không mở riêng một loại hình sổ chi tiết cho giá vốn hàng bán như trong khi học ( để làm kế toán bằng tay )
V . Qui trình lập Báo cáo tài chính ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất
Vào cuối mỗi kỳ báo cáo kế toán ( tháng , quý , năm ) , kế toán tổng hợp tiến hành hoàn tất việc ghi chép , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào máy tính , hoàn nhập số dự phòng giảm giá còn lại và xác định mức dự phòng giảm giá cần lập , vào cuối mỗi niên độ kế toán cho các khoản phải thu khó đòi , phản ánh vào máy tính các khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ và tiến hành lập các báo cáo tài chính theo qui định của nhà nước .
Báo cáo kế toán tài chính là các báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản , nguồn vốn , chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm Bảng cân đối , Báo cáo kết quả kinh doanh , Thuyết minh báo cáo tài chính , không có Bảng lưu chuyển tiền tệ . Vào cuối mỗi quý , kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu được chuyển từ các phần hành khác và lập các báo cáo để nộp lên kế toán trưởng thông qua và ký duyệt , trình giám đốc ký và sau đó tiến hành gửi lên các cơ quan : Tổng công ty hoá chất Việt Nam , Vụ xuất nhập khẩu , Cục thuế Hà Nội , và Cục Thống kê . Trong doanh nghiệp không có các báo cáo quản trị . Những năm trước , cơ quan chưa tiến hành kiểm toán nhà nước nhưng đến kỳ hạn năm 2003 sẽ bắt đầu có Báo cáo kiểm toán trình lên Tổng công ty .
Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất
I - nhận xét , đánh giá và kiến nghị về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế , toàn cầu hoá , phá vỡ tính chất đóng kín của từng đơn vị kinh tế trong từng quốc gia , hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam đã ra đời và phát triển mạnh trong những năm gần đây , với phương châm : Mở rộng hoạt động kinh tế đối ngoại , đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhưng cũng không coi nhẹ sản xuất thay thế nhập khẩu , mở rộng sự tham gia cuả các thành phần kinh tế vào hoạt động ngoại thương , được quyền trực tiếp giao dịch với các thành phần kinh tế nước ngoài và chịu sự quản lý thống nhất của nhà nước .
Để tiến kịp với xu thế đó , doanh nghiệp đã tổ chức được tổ chức gọn nhẹ , hợp lý với xu khuynh hướng giảm bớt các bộ phận gián tiếp , tăng cường các bộ phận trực tiếp kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao , thiết thực hơn . Với mục tiêu giảm thiểu các bộ phận không cần thiết , doanh nghiệp đã tiến hành thuê một số lao động theo thời vụ , nghĩa là khi nào công việc cần có thêm công nhân ( ở các chi nhánh , xí nghiệp ) thì tuyển giống như ở Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh khi đến thời vụ thì thuê thêm khoảng 40 người nhờ đó giảm bớt được chi phí nhân công , tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp .
Ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường khác như kinh doanh vật tư nguyên liệu , máy móc thiết bị , phân bón ... , doanh nghiệp còn tổ chức 2 phòng ban là : Phòng vận tải và Phòng xây dựng cơ bản , điều đó đáp ứng yêu cầu tăng nguồn thu và phù hợp với công ty xuất nhập khẩu do cần chuyển hàng từ cảng đến nơi nhận hàng cho người mua , phòng vận tải quản lý xí nghiệp thực hiện , được trực tiếp kí kết và thực hiện các hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải , kết quả là đạt doanh thu gần 8 tỷ năm 2002 , đóng góp một phần đáng kể cho hoạt động chung của công ty . Cũng vậy , phòng vận tải quản lý hoạt động vận chuyển quặng Apatite : từ khâu chuẩn bị ký kết hợp đồng mua bán với nhà sản
xuất , hoạt động vận chuyển với đại lý vận tải cho đến các công việc theo dõi vè khối lượng , lịch trình ... và kết quả thu được gần 2 tỷ trong năm 2002 . Đối với phòng xây dựng cơ bản , công ty thành lập nhằm đầu tư xây dựng , sữa chữa và cải tạo nâng cấp hệ thống kho bãi tại các cơ sở như : Việt Cách – Hải phòng , Lã côi – Yên Viên và tại chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục đích củng cố thị trường , tạo điều kiện mặt bằng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương châm đa dạng hoá , đảm bảo duy trì tốc độ tăng trưởng .
Theo báo cáo , riêng xí nghiệp , số lượng lao động lên tới 107 người + 11 vào mùa vụ ( chiếm hơn 40 % ) số lượng lao đông toàn công ty , bởi ở đây có hoạt động sản xuất công nghiệp , hoạt động này chỉ đủ bù đắp chi phí và lãi thì rất ít ( Doanh thu bán hàng cả xí nghiệp chỉ đạt 5,1 tỷ ) , xí nghiệp đã gặp rất nhiều khó khăn trong khâu tiêu thụ do chi phí đầu vào cao , mặc dù công ty đã tăng cường hoạt động giám sát , quản lý chi phí cũng như giá thành sản phẩm ... Như vậy , hoạt động ở đây so với toàn doanh nghiệp là không hiệu quả , công ty cần có biện pháp cải tiến công nghệ sản xuất Silicat ( cung cấp sản xuất xà phòng ) , đẩy mạnh tìm kiếm thị trường , quản lý chặt chẽ hơn nữa , cải tổ cơ chế quản lý ở đây nhằm giảm thiểu chi phí , xem xét lại cơ cấu , lao động đã phù hợp hay chưa ... nhằm tăng doanh thu xứng đáng với tầm vóc của công ty
Trong quá trình phát triển , Đảng uỷ đã chỉ đạo công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ cơ sở , công khai mọi hoạt động , bám sát và quản lý toàn diện , chấp hành nghiêm chỉnh các cơ chế chính sách và pháp luật của Nhà nước , thực hành tiết kiệm , chống tiêu cực và lãng phí , thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước , quan tâm đến quyền lợi của người lao động , quan tâm đến trẻ hoá đội ngũ cán bộ , đào tạo nhằm nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên nhất là cán bộ trẻ để đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của công việc có năng lực kế cận . Mặc dù vậy , công ty vẫn nên tiếp tục sắp xếp bộ máy tổ chức , bố trí cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới . Thực hiện triển khai đồng bộ các hoạt động về quản lý như : Quản lý hành chính , kế hoạch , quản lý tài chính ( quản lý vốn và tài sản ) , giao kế hoạch sản xuất kinh doanh , kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản , mở rộng quan hệ bạn hàng , tăng cường các mặt quản lý ...
Trong kinh doanh còn tồn tại một số những hạn chế như : Có thời điểm còn chưa thực sự phát huy tính tự chủ , sáng tạo trong hoạt động khai thác thị trường , còn trông chờ vào sự chỉ đạo , giao việc của công ty . Trong kinh doanh xuất nhập khẩu có trường hợp chưa tìm hiểu kỹ đối tác nên đã bị đối tác lợi dụng đưa công ty vào cuộc tranh chấp về thương mại của chính họ đã làm ảnh hưởng đến hoạt động chung , ngoài ra , tại một số cơ sở công tác xây dựng nguồn lực , quy hoạch và đào tạo đội ngũ cán bộ , quản lý cán bộ , quản lý lao động ( như vấn đề tiếp nhận , thuyên chuyển cán bộ hay việc tổ chức đi làm việc ngoài trụ sở của cơ quan ... ) chưa theo đúng quy định , nhất là đối với lao động làm việc có thời hạn 01 năm trở lên . Để khắc phục được điều đó , công ty cần đưa ra các biện pháp kịp thời như : quan tâm đào tạo ,bồi dưỡng về chính trị - đạo đức , chuyên môn nghiệp vụ và được bố trí sắp xếp phù hợp với khả năng và trình độ cuả từng cá nhân . Phải đẩy mạnh việc tìm kiếm việc làm để từ đó đảm bảo thu nhập và đời sống của cán bộ công nhân viên chức , phải có cơ chế hợp lý gắn quyền lợi và trách nhiệm của người lao động , cơ chế động viên khuyến khích phát huy hết tiềm năng của từng người cho họ yên tâm hoàn toàn khi làm việc trong công ty .
II . Nhận xét , đánh giá và kiến nghị về công tác kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất
Trong cơ chế thị trường , các nhà quản lý doanh nghiệp phải liên tục thường xuyên quyết định những công việc phải làm , làm như thế nào , bằng cách gì và cần đạt được kết quả ra sao , Điều đó chỉ có thể thực hiện được thông qua và dựa trên những thông tin do kế toán thu thập , ghi chép , phân loại , xử lý và cung cấp cho các nhà kinh doanh mới có cơ sở để nhận thức đúng đắn , khách quan , chính xác , kịp thời và có hệ thống các hoạt động kinh doanh để có được những lựa chọn định hướng và những quyết định hợp lý , nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh . Chính vì vậy , tổ chức bộ máy kế toán trong công ty vừa đơn