• Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại
những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng các phim cập nhật.
• Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép
phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.
• Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng kềnh không đáng
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. ơỷ phương pháp này các trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.
• Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu nào được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên mo6t dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cà thay thế bằng một dải phim khác chứ a thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.
• Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường