Ngày nay, mặc dù Viễn thông – Công nghệ thông tin phát triển nhưng tính an toàn và bảo mật không cao, để thông tin liên lạc được bảo đảm vẫn phải tận dụng dịch vụ bưu chính. Trên thực tế, ở tất cả các nước trên thế giới, ngay cả những nước có nền kinh tế kỹ thuật phát triển cao như Mỹ, Nhật, các nước Tây Âu…, bưu chính vẫn chiếm một vị trí đáng kể trong toàn bộ nền kinh tế và xã hội. Hơn nữa, bưu chính nước nào cũng có mạng lưới rộng khắp - ngành bưu chính của Việt Nam có mạng lới trên tất cả 64 tỉnh thành cả nước. Việc sử dụng bưu chính kết hợp với Viễn thông – Công nghệ thông tin có được sự tiện lợi và rẻ tiền (như dịch vụ tiền tệ, phát hành sách báo...). Vì vậy ngành Bưu chính ở Việt Nam vẫn đang được coi trọng, duy trì hoạt động tốt và sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai.
1.1. Hiện trạng các hệ thống công nghệ thông tin
Hiện nay, VNPOST đã triển khai nhiều phần mềm ứng dụng để hỗ trợ trong công tác quản lý và doanh thác các dịch vụ. Tuy nhiên, các phần mềm này đang sử dụng độc lập trong từng lĩnh vực, mỗi phần mềm có một CSDL riêng, theo đó, phần lớn các số liệu tổng hợp phục vụ công tác quản lý, điều hành muốn có được đều phải truy xuất vào từng hệ thống riêng thông qua các chức năng thống kê, báo cáo.
Danh sách cụ thể các phần mềm ứng dụng đã triển khai như sau: - Các phần mềm hỗ trợ khai thác dịch vụ Bưu chính chuyển phát
o BK2007: Phần mềm hỗ trợ doanh thác dịch vụ Bưu kiện o GS10 : Phần mềm hỗ trợ doanh thác dịch vụ Bưu phẩm ghi số
o OE10: Phần mềm hỗ trợ doanh thác các dịch vụ tại bưu cục Ngoại dịch - Các phần mềm quản lý, khai thác các dịch vụ Tài chính Bưu chính
o CT2003: Phần mềm hỗ trợ doanh thác các dịch vụ chuyển tiền; o PayPost: Phần mềm hỗ trợ doanh thác các dịch vụ thu hộ, chi hộ; o ePost: Phần mềm hỗ trợ doanh thác dịch vụ bán mã thẻ điện tử. - Các hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác quản lý
o CFM: Phần mềm quản lý điều hành quỹ ngân vụ;
o QTMS2007: Phần mềm quản lý chất lượng các dịch vụ Bưu chính; o MBC2006: Phần mềm quản lý Mã địa chỉ Bưu chính;
o HRM: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực. o KTBĐ: Hệ thống phần mềm kế toán Bưu điện
Thực trạng công nghệ của các phần mềm ứng dụng đang vận hành tại VNPost:
Stt Danh mục Công nghệ sử dụng
1 Hệ điều hành máy chủ Windows 2003 Server trở lên
2 Hệ điều hành máy trạm Windows 2000 Professional hoặc Window XP SP2
3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu tại Tổng công ty
MS SQL Server 2005 Standard/Enterprise. Oracle 10G/11G
4 Công cụ lập trình Microsoft Visual Studio .NET 2005/2008
5 Công cụ hỗ trợ SQL Developer, Logic Works ERwin ERX 3.5.2
6 Công nghệ giao tiếp
client và server .NET Remoting, WCF, Web Services
Bảng 1: Thực trạng công nghệ của các phần mềm tại VNPOST
1.2. Hiện trạng công tác lập báo cáo tổng hợp
Các “báo cáo tổng hợp” là những báo cáo được xây dựng ở cấp Tổng công ty, cung cấp các thông tin có tính chất phân tích, hỗ trợ quản lý điều hành. Đối tượng người dùng của các báo cáo này là: Lãnh đạo Tổng công ty, các ban của Tổng công ty, lãnh đạo các bưu điện tỉnh/thành, lãnh đạo các công ty thành viên.
Về cơ bản, các báo cáo tổng hợp hiện nay đang được xây dựng theo cách thủ công, những bước thực hiện chính bao gồm:
- Tập hợp số liệu nguồn cho báo cáo từ các đơn vị thành viên: o Phạm vi cung cấp số liệu nguồn:
Các đơn vị trực thuộc: Bưu điện tỉnh/thành, Công ty thành viên...
Các loại dữ liệu: File số liệu (Excel) được kết xuất từ các phần mềm và gửi qua email, Các số liệu được gửi qua công văn.
- Sau khi nhận đủ số liệu nguồn, cán bộ phụ trách thực hiện lập báo cáo bằng tay trên Excel, tính toán thủ công các chỉ tiêu thống kê, báo cáo. Khi có số liệu mới,
các cán bộ phụ trách thực hiện lập báo cáo sẽ phải tính toán và lập lại báo cáo từ đầu.
1.3. Vấn đề đặt ra
Các vấn đề chủ yếu đang được đặt ra đối với hiện trạng các hệ thống thông tin và công tác lập báo cáo tổng hợp hiện nay là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin quản lý điều hành của Lãnh đạo Tổng công ty:
o Các thông tin đang được kết xuất, tổng hợp từ các CSDL của các phần mềm ứng dụng hiện nay phần nhiều chưa bám sát nhu cầu quản lý điều hành của lãnh đạo Tổng công ty, của các đơn vị chuyên môn... nên việc khai thác thông tin có thể nói là chưa hiệu quả.
o Nguồn thông tin tổng hợp và đẩy đủ nhất hiện có cho các lãnh đạo là Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh theo từng khối. Tuy nhiên, đây là một báo cáo với quá nhiều chỉ tiêu thống kê và khó theo dõi, chủ yếu mang tính chất thống kê, chưa thể hiện được tính phân tích, hỗ trợ quyết định.
o Khi có nhu cầu phân tích về một đơn vị hoặc dịch vụ cụ thể nào, cần truy cập vào mục báo cáo thống kê trong từng phần mềm ứng dụng riêng biệt để lấy thông tin.
- Thời gian xây dựng các báo cáo tổng hợp rất lâu do phải chờ các đơn vị thành viên gửi số liệu về; phương thức gửi số liệu là công văn hoặc email.
- Tính chính xác của báo cáo bị ảnh hưởng do thực hiện tính toán thủ công, nguồn số liệu thiếu tính nhất quán, công thức tính toán phức tạp.
- Số liệu báo cáo lưu trữ trên Excel - chưa phải là CSDL tập trung - nên thiếu tính chia sẻ cũng như không đảm bảo độ an toàn, dễ xảy ra nguy cơ mất dữ liệu hoặc thay đổi dữ liệu.
Như vậy, nhu cầu cấp thiết là cần có một hệ thống thông tin quản trị điều hành hướng đến cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác với các thông tin đa chiều nhằm đáp ứng tốt nhất các nhu cầu thông tin quản lý, điều hành của Lãnh đạo Tổng công ty, các ban của Tổng công ty và lãnh đạo các đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.