Hình thức kế toán là hệ thống sổ sách kế toán đợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và sử dụng số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và ghi chép nhất định. Vận dụng hình thức kế toán phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, quản lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
Hiện nay bộ phận kế toán của công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Họ và Tên: Nguyễn Thị Thuỷ Chuyên đề tốt nghiệp
Kế toán tr ởng
Kế toán l ơng Kế toán kho Kế toán bán hàng và thanh toán 44 Sổ, thẻ chi tiết Sổ quỹ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng
Trình tự và phơng pháp ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, kế toán tiến hành phân loại và ghi sổ. Đối với những chứng từ cần hạch toán chi tiết (Phiếu nhập, phiếu xuất) kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết vật t. Đối với những chứng từ liên quan đến việc thanh toán kế toán thanh toán ghi vào sổ quỹ, sổ chi tiết có liên quan..
- Kế toán căn cứ vào số liệu ở các bảng kê và các chứng từ liên quan định kỳ 10 ngày kế toán lập chứng từ ghi sổ một lần.Các chứng từ ghi sổ đợc đánh số thứ tự trong kỳ kế toán (tháng) và bắt đầu từ đầu tháng.Từ các chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán vào sổ dăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
- Cuối tháng (quý) kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
- Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ kế toán chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo kế toán.
2.1.4. Đặc điểm vận dụng về chế độ, hình thức, sổ sách, tài khoản tại công ty.
* Chế độ kế toán áp dụng:
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trởng bộ tài chính.
Niên độ kế toán : Để tiện cho việc hạch toán kế toán công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 1/1 dơng lịch và kết thúc niên độ là 31/12 của năm.
Phơng pháp tính thuế GTGT : Theo phơng pháp khấu trừ
Phơng pháp theo dõi vật t : Phơng pháp kê khai thờng xuyên
Giá vật t, thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc.
Phơng pháp hạch toán ngoại tệ: Là phơng pháp tính theo tỷ giá thực tế
Phơng pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang: Là đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu chính
Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp đờng thẳng.
* Hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ tài chính cụ thể nh sau:
- Chứng từ về lao động tiền lơng gồm có: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán tiền thởng, bảng kê trích nộp các khoản theo lơng, bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật t, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi. - Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kiểm kê qũy, bảng kê chi tiền. - Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ.
* Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC tháng 3 năm 2006.
Các tài khoản công ty sử dụng: - TK 1111 : Tiền Việt nam - TK 1112 : Tiền ngoại tệ
- TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng - Tiền Việt nam - TK 1122 : Tiền gửi ngân hàng - Ngoại tệ - TK 131 : Phải thu khách hàng
- TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ - TK 141 : Tạm ứng
- TK 142 : Chi phí trả trớc ngắn hạn - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu - TK 153 : Công cụ dụng cụ
- TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang - TK 155 :Thành phẩm
- TK 157 : Hàng gửi đi bán
- TK 211 :Tài sản cố định hữu hình - TK 214 : Hao mòn TSCĐ
- TK 241 : Xây dựng cơ bản dở dang - TK 242 : Chi phí trả trớc dài hạn - TK 311 : Vay ngắn hạn
- TK 315 : Nợ dài hạn đến hạn trả - TK 331 : Phải trả cho ngời bán - TK 333 : Thuế GTGT đầu ra - TK 334 : Phải trả ngời lao động - TK 338 : Phải trả, phải nộp khác - TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh - TK 421 : Lợi nhuận cha phân phối
- TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 531 : Hàng bán bị trả lại
- TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627 : Chi phí sản xuất chung - TK 641 : Chi phí bán hàng
- TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 711 : Thu nhập khác
- TK 811 : Chi phí khác
- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
* Hệ thống sổ sách kế toán: Nh đã trình bày ở trên doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, vì vậy hệ thống sổ sách bao gồm những sổ sau:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; + Sổ cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Hệ thống báo cáo kế toán:
Đến cuối năm, kế toán tiến hành lập 3 loại báo cáo tài chính sau: + Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B 01 - DNN)
+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B 02 - DNN) + Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 09 - DNN)
Các báo cáo này đợc nộp cho cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thống kê.
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu của giám đốc và để theo dõi cụ thể tình hình hoạt động sản xuất trong công ty, kế toán công ty còn lập một số báo cáo nội bộ khác nh : Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo bán hàng...từ đó đa ra những biện pháp để sản xuất kinh doanh đợc tốt hơn.
2.2. Thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Sinh Hoá Công Nghệ Mới.
2.2.1. Vai trò, đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Nó là một trong những đầu vào thiết yếu, quyết định đến chất lợng của sản phẩm sản xuất, đến tiến độ hoàn thành kế hoạch sản xuất. Mặt khác, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy quản lý khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản xuất, tăng lợi nhuận cho công ty.
Đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty
Công ty TNHH Sinh Hoá Công Nghệ Mới là một công ty sản xuất nớc tẩy bồn cầu và nớc rửa chén bát. Do vậy trong quá trình sản xuất công ty cần nhiều loại nguyên liệu khác nhau để sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% trong tổng giá thành. Đặc biệt do nguyên vật liệu có đặc tính về hoá chất là chủ yếu, do vậy nó đòi hỏi phải có sự bảo quản chặt chẽ, nếu không bảo quản chặt chẽ thì nó sẽ bị bay hơi, và có mùi khó chịu, ảnh hởng đến môi trờng.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán
Những nguyên vật liệu khác nh xăng, dầu, củi..là những đồ dễ cháy, nổ nếu bảo quản không theo nguyên tắc về phòng chống cháy nổ thì rất dễ xảy ra hoả hoạn.
Ngoài những đặc điểm riêng đó ra thì nguyên vật liệu của công ty còn mang đặc điểm của NVL nói chung trong doanh nghiệp sản xuất đó là: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của nó đợc chuyển hết vào giá trị của sản phẩm. Còn công cụ thì nó sẽ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, khi sử dụng nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm.
Đặc điểm quản lý NVL tại công ty
Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý chặt chẽ, sao sát nguồn đầu vào quan trọng này, công ty đã xây dựng quy định về quản lý vật t nh sau:
- Quá trình cung ứng: Phòng kế hoạch vật t là đơn vị quản lý kho vật t, do đó khi nhận thấy vật t tồn kho không đáp ứng yêu cầu về dự trữ, phòng viết đơn đề nghị thu mua NVL và gửi cho Giảm đốc xét duyệt. Khi đề nghị đợc thông qua nhân viên văn phòng tiến hành tổ chức quá trình thu mua nh tìm nguồn cung cấp, gửi đơn hàng, theo dõi quá trình vận chuyển NVL về kho.
- Quá trình dự trữ: Trong khâu dự trữ, công ty xây dựng hệ thống định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật t nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. Hệ thống định mức này cũng là cơ sở để đa ra kế hoạch thu mua.
Ngoài ra, công ty còn có những biện pháp để bảo quản nguyên vật liệu trong kho đợc tốt, tránh mất mát, thiếu hụt.
2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty.
2.2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Với đặc điểm, vai trò về vật liệu của công ty để quản lý và hạch toán có hiệu quả, hợp lý thì việc phân loại vật liệu hết sức cần thiết. Trên cơ sở đặc điểm của nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định nhằm nhận biết đợc từng loại, từng thứ vật liệu, công ty tiến hành phân chia nguyên vật liệu thành những loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm:
+ Nguyên liệu chính để sản xuất nớc tẩy bồn cầu gồm: H3PO4, HCL, Laurin + Nguyên liệu chính để sản xuất nớc rửa chén bát: Las, HEC,Soda, Sút, muối ... - Nguyên vật liệu phụ: Là vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị, tăng chất lợng sản phẩm, giá trị sử dụng của sản phẩm nh: H- ơng liệu, màu, băng dính, chai, lọ, thùng giấy.... và một số phụ liệu khác.
- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng cung cấp nhiệt lợng hoặc tạo nguồn năng l- ợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu của công ty gồm có: Xăng, dầu, than, củi...
- Phụ tùng thay thế: là những vật dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, dụng cụ sản xuất..nh: Vòng bi, Vòng đệm, săm lốp , ốc vít.. - Dụng cụ của doanh nghiệp gồm: Bàn, ghế, tủ, máy tính, Quần áo, gang tay, bóng điện, thùng nhựa, thùng phi, máy co màng, máy khuấy, máy bơm, kéo.. vv...
2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
* Tính giá NVL, CCDC nhập kho:
Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. NVL tại doanh nghiệp đợc tính theo giá gốc phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán 02- hàng tồn kho. Công ty tính giá NVL, CCDC nhập kho theo giá thực tế, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài và ở trong nớc.Việc tính giá vật liệu, dụng cụ nhập kho tại doanh nghiệp đợc tính nh sau:
Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) - Giảm giá hàng mua (nếu có) * Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Theo phơng pháp này thì số hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất
trớc ra sử dụng, xuất hết số hàng nhập trớc mới xuất đến số hàng nhập sau theo giá trị thực tế của số hàng mua vào sau cùng sẽ là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
2.2.3. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Khi hàng về đến kho của công ty, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hợp đồng nhận hàng, phiếu xuất kho của công ty bán, công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật t. Ban kiểm nghiệm vật t gồm: Phòng cung ứng vật t, thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật liệu, dụng cụ về mặt số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản kiểm nghiệm vật t. Sau khi kiểm tra nếu vật liệu, dụng cụ không đủ số lợng, kém chất lợng, sai quy cách thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản và giao cho đơn vị bán vật liệu để giải quyết. Nếu hàng đáp ứng đủ các yêu cầu thì thủ kho tiến hành nhập kho. Sau đó, thủ kho sẽ chuyển hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t lên cho kế toán vật liệu để lập Phiếu nhập kho. Công việc nhập kho này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của những ngời liên quan. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên:
- Liên 1: Giao cho phòng cung ứng - Liên 2: Giao cho Thủ kho
- Liên 3 : Phòng kế toán giữ để luân chuyển ghi sổ
VD: Ngày 08 tháng 9 năm 2009, Công ty mua nguyên vật liệu chính để sản xuất nớc tẩy bồn cầu của công ty An Hoà cụ thể nh sau:
Hoá đơn
giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 9 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH AN HOà
Địa chỉ: 305 Ngô Gia Tự - Long Biên - Hà Nội
Điện thoại:...Mã số Thuế: 0101216541... Họ tên ngời mua hàng: ... Tên đơn vị: Công ty THHH Sinh Hoá Công Nghệ Mới... Địa chỉ: Khu CN An Bình - Hồng Quang - Thanh Miện - Hải dơng... Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản...Mã số Thuế: 0800355354...
STT Tên hàng hoá, dịch
vụ Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Laurin Kg 1.500 20.000 30.000.000
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
LL/2009B 0093811
H3PO4 Kg 750 18.000 13.500.000
Cộng tiền hàng: 43.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2.175.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 45.675.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mơi năm triệu sáu trăm bảy năm nghìn đồng
Đơn vị: CTTNHH Sinh Hoá Công Nghệ Mới Bộ phận:...
Biên bản kiểm nghiệm
Vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 21 tháng 9 năm 2009