Công ty TNHH Lâm Linh chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa gia dụng và thực phẩm phục vụ cho thị trường nên các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán luôn diễn ra với mật độ thường xuyên. Kế toán công nợ là một trong những nghiệp vụ chủ yếu và quan trọng nhất của Công ty.
Tài khoản sử dụng:
- TK 131 – Dư Nợ: Phải thu khách hàng - TK 131 – Dư Có: Ứng trước của người mua - TK 331 – Dư Có: Phải trả người bán
- TK 331 – Dư Nợ: Ứng trước cho người bán
Các tài khoản 131, 331 được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng thông thường - Bảng thanh toán với người bán - Bảng kê mua hàng
Sổ sách sử dụng gồm có:
- Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131, 331 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái tài khoản 131, 331
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả.
Trình tự tổ chức hạch toán công nợ tại công ty như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ công nợ như hóa đơn GTGT... kế toán nhập các bút toán vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên các sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết các TK 131, 331... Cuối tháng, từ sổ chi tiết các tài khoản 131, 331 lên sổ tổng hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản 131, 331. Máy tính sẽ chạy số liệu từ sổ cái các tài khoản để lên bảng cân đối số phát sinh, từ sổ tổng hợp chi tiết và bảng tổng hợp công nợ được lên các bản báo cáo.